Action Plan là công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để phát triển và thực hiện các chiến lược Marketing. Mục đích của việc tạo Action Plan là đưa các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch cụ thể vào văn bản, giúp kế hoạch trở nên rõ ràng hơn. Vậy Action Plan chính xác là gì? Tiêu chuẩn để xây dựng Action Plan như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

I. Action plan là gì?
Action plan (kế hoạch hành động) là một kế hoạch chi tiết nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó bao gồm các bước cụ thể cần thực hiện, thời gian hoàn thành, và phân công trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc nhóm trong tổ chức. Action plan giúp xác định các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn và hiệu quả.
II. Tổng quan về một Action Plan khả thi
Biết cách lập Action Plan là một kỹ năng hữu ích cho tất cả mọi người, trong bất kỳ môi trường nào. Dù là để phục vụ các mục tiêu cá nhân hay cho mục đích công việc thì Action Plan đều rất hữu dụng. Nó giúp bạn hình dung rõ từng bước cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Trong quá trình lên Action Plan, bạn cũng sẽ có thời gian để nhìn lại thấu đáo nguồn lực của bản thân, của team, để cuối cùng có thể sáng tạo ra những cách thức (chiến lược) độc đáo nhưng khả thi nhất để đến đích.
Khi đã hình dung được hướng đi, việc tiếp theo là hình dung chi tiết những việc cần phải làm, sau đó sắp xếp chúng lại một cách hợp lý nhất. Action plan càng chi tiết, những rủi ro của dự án sẽ càng hiện rõ, có thể bạn sẽ sớm nhận ra mình có lẽ cần thêm nguồn lực để triển khai, hoặc cần dành sự chú ý đặc biệt ở một mốc thời gian cụ thể nào đó. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Asana, Notion, hoặc Trello để quản lý và chia sẻ công việc hiệu quả, thay vì sử dụng phương pháp thủ công như Excel.
III. Những thành phần cần có trong Action Plan

Mỗi chiến dịch Marketing sẽ có những đặc điểm khác nhau, tùy vào mục đích, đối tượng và điều kiện của doanh nghiệp. Tuy vậy, một bản Action Plan cũng cần có những tiêu chuẩn cụ thể như:
- Key performance indicators (KPI): KPI luôn là một thuật ngữ không thể thiếu trong một hoạt động kinh doanh. Đây là số liệu tiêu chuẩn được đặt ra để đánh giá hiệu quả của chiến dịch Marketing và kế hoạch hành động.
- Campaign Time Frame: Đây là khung thời gian chính của từng chiến dịch. Khung thời gian này bao gồm thời gian chính cũng như thời hạn cuối cho các nhiệm vụ chính (Key tasks) trong suốt thời gian thực hiện chiến dịch.
- Product: Product ở đây có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp sử dụng cho chiến dịch Marketing. Bạn cần tạo một kế hoạch Marketing với mục tiêu tăng nhận thức thương hiệu (brand awareness), nhưng nếu bạn đã có một sản phẩm cụ thể, bản kế hoạch cần phải phân tích sản phẩm là điều quan trọng.
- Company mission statement: Đây được hiểu như slogan của chiến dịch. Câu khẩu hiệu này sẽ cần liên kết chặt chẽ với sứ mệnh của công ty. Bạn cần bổ sung sứ mệnh của công ty vào bản kế hoạch để đảm bảo mỗi nhiệm vụ được liên kết với sứ mệnh của công ty.
- Marketing budget: Một yếu tố không thể bỏ qua trong mọi chiến dịch Marketing chính là ngân sách cụ thể dành cho chiến dịch. Ngân sách Marketing là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định nên thực hiện các loại chiến dịch Marketing nào.
IV. Quy trình 6 bước để lập Action Plan
Bước 1: Đặt mục tiêu S-M-A-R-T
Phương pháp SMART sẽ giúp bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng hơn, dễ theo dõi và đo lường tiến độ, từ đó tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn.

SMART là viết tắt của:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải được miêu tả cụ thể và rõ ràng.
- Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải được đo lường được để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
- Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải được đặt ra với khả năng đạt được, dựa trên tài nguyên và khả năng của người thực hiện.
- Realistic hoặc Reliable (Thực tế): Mục tiêu phải phù hợp với thực tế của hoàn cảnh và có thể đạt được bởi người thực hiện.
- Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn xác định để giúp người thực hiện có thể lên kế hoạch và đưa ra các bước tiếp theo.
Để đạt được mục tiêu SMART này, công ty có thể triển khai các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội, tạo ra nội dung chất lượng và liên tục tương tác với khách hàng để thu hút họ đến với trang mạng xã hội của công ty. Sau đó, công ty có thể đo lường kết quả và đánh giá hiệu quả của chiến lược Marketing trên mạng xã hội.
Bước 2: Xác định các task cần thực hiện

Sau khi đã viết ra được mục tiêu rõ ràng, bước tiếp theo bạn cần làm là xác định được các bước để biến mục tiêu đó thành hiện thực. Liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ cụ thể cho từng người, các milestone quan trọng, và tất nhiên mục tiêu cũng phải được viết xuống và chia sẻ với mọi người.
Bước 3: Phân bổ nguồn lực
Để triển khai kế hoạch này thành công, bước tiếp theo chúng ta cần là phân bổ các nguồn lực như: Ngân sách, nhân sự, thời gian và công nghệ/phần mềm. Các nguồn lực này cần được phân bổ một cách hợp lý và hiệu quả để đảm bảo kế hoạch được thực hiện thành công và mang lại lợi ích cho công ty.
Bước 4: Xác định các task cần được ưu tiên
Mọi người cần rất rõ về mức độ quan trọng và cấp thiết của các nhiệm vụ họ được giao. Khi đó họ mới có đủ sự linh hoạt và chủ động để quyết định công việc nào cần được ưu tiên, công việc nào có thể được dời lại nếu cần.
Đảm bảo các task được đánh giá mức độ ưu tiên và sắp xếp theo trình tự trước sau để đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin.
- Đánh giá ưu tiên: Đánh giá ưu tiên bằng cách sử dụng các Priority Matrix, sau cùng là gắn nhãn hoạt đánh số để mọi người cùng biết.
- Sắp xếp trình tự: Đánh dấu, tô highlight, làm nổi bật các nhiệm vụ nào sẽ cần phải được hoàn thành trước thì các nhiệm vụ khác mới có thể bắt đầu để mọi người thấy được tầm quan trọng của việc đúng deadline đối với nhiệm vụ đó.
Bước 5: Đặt ra các deadline và milestone
Khi mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, họ sẽ có động lực và ưu tiên công việc một cách hiệu quả hơn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.
Để giúp team hình dung được rõ lộ trình, dễ dàng theo dõi tiến độ và các task có liên quan thì việc đặt deadline và xác định milestone là rất quan trọng. Sử dụng Timeline hoặc Gantt chart sẽ giúp mọi người có góc nhìn tổng quan hơn về tất cả các task, milestone và các task ưu tiên của toàn bộ dự án.
Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh Action Plan
Một người quản lý dự án giỏi là người có khả năng dẫn dắt team, linh hoạt với các thay đổi. Vì thế, nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý dự án là luôn nắm được các hoạt động diễn ra trong dự án và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Action plan không cần phải chuẩn ngay từ đầu, vì thế việc điều chỉnh trong suốt quá trình làm việc là tất yếu. Để có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp và đúng thời điểm, bạn cần theo dõi được các task real-time, đồng nghĩa với việc cần có một nơi để mọi người có thể cập nhật được trạng thái các task của họ dễ dàng, minh bạch. Giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý công việc như Asana, Notion hoặc các phần mềm tương tự để quản lý Timeline hoặc Gantt chart của dự án.
FAQ - Giải đáp thắc mắc liên quan đến Action Plan
1. Action Plan là gì?
Action plan (kế hoạch hành động) là một kế hoạch chi tiết nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể.
2. Action Plan bao gồm những gì?
Action Plan bao gồm các bước cụ thể cần thực hiện, thời gian hoàn thành, và phân công trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc nhóm trong tổ chức.