Thuật ngữ cross functional, xuất hiện do xu hướng làm việc hiện đại đề cao tính cộng tác, đã tái định nghĩa cách thức các tổ chức sử dụng nguồn lực con người. Mô hình hợp tác đa chức năng đang trở nên phổ biến hơn trong các doanh nghiệp vì nó khuyến khích sự đổi mới và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Để chuyển sang cách tiếp cận mới sáng tạo và đột phá hơn, công ty sử dụng các Cross functional.
Điều đó có nghĩa là Cross functional là gì? Nhóm có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ như thế nào để tối ưu hiệu quả? Tìm hiểu thêm về điều này trong bài viết tiếp theo của Terus.
I. Cross functional là gì? Tổng quan về Cross functional team
1. Cross functional là gì?
Cross functional dịch nghĩa là chức năng chéo hoặc hợp tác chức năng. Đây là một xu hướng làm việc cộng tác, trong đó một nhóm các thành viên tập hợp các cá nhân có kiến thức và kỹ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau cùng làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.
Cross functional thường được thành lập để thực hiện các dự án hoặc công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn ở nhiều nghề nghiệp và lĩnh vực khác nhau.
Các thành viên trong nhóm có thể đến từ nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, thiết kế, kinh doanh, phát triển sản phẩm,...
Có thể có các thành viên bên ngoài tổ chức hoặc đại diện của các công ty hợp tác.
2. Ví dụ về Cross functional team
Thành lập một nhóm dự án chuyên về một dòng sản phẩm mới cho công ty là một ví dụ phổ biến của hình thức cộng tác liên chức năng này.
Thành viên của nhóm này sẽ đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể từ các bộ phận khác nhau:
- Nghiên cứu thị trường: thu thập dữ liệu người tiêu dùng và phân tích để làm rõ chân dung khách hàng và hành vi tiêu dùng của đối tượng mục tiêu mà sản phẩm hướng tới.
- Phát triển hàng hóa: Dựa trên thông tin về thị trường, thực hiện nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
- Sản xuất: Phối hợp với nhà sản xuất và nhà cung ứng để giám sát quy trình sản xuất sản phẩm, bao gồm kiểm định chất lượng, kiểm soát số lượng, nguyên liệu đầu vào,...
- Tiếp thị: Lập kế hoạch tiếp thị để giới thiệu hàng hóa mới.
II. Vai trò của Cross functional
1. Tạo nên sự đa dạng
Một cách tiếp cận đa chiều cho cùng một vấn đề là điểm mạnh lớn nhất của nhóm cộng tác liên chức năng.
Trong tổ chức, mỗi thành viên đến từ một lĩnh vực khác nhau sẽ mang lại những quan điểm và quan điểm khác nhau, tạo nên sự đa dạng và phong phú cho các ý tưởng, giúp ngăn chặn sự nhàm chán và tập trung.
Ngoài ra, sự đa dạng của Cross functional mang lại cho mọi người trong tổ chức cơ hội bình đẳng. Chỉ cần có đủ năng lực, ai cũng có thể tham gia vào những dự án đặc biệt và là một thành viên của một nhóm có nhiều chức năng.
2. Kích thích khả năng sáng tạo
Một đội nhóm bao gồm nhiều người làm việc cùng nhau có khả năng phá vỡ các lối mòn truyền thống và mang lại những ý tưởng mới cho tổ chức.
Các quan điểm khác nhau có thể hỗ trợ cho nhau và được kết hợp để tạo ra giải pháp vượt trội và đổi mới nhờ sự đa dạng và sự khác biệt của mỗi cá nhân. Trong thời đại bão hòa chất xám, đổi mới là điều cần thiết để một công ty bứt phá và vượt qua đối thủ.
Do đó, ngày càng có nhiều tổ chức chọn thành lập các nhóm làm việc cùng nhau để tận dụng tối đa nguồn nhân lực của họ.
3. Tăng cường sự cộng tác
Các phòng ban sẽ không liên kết nhiều với nhau hoặc sẽ phải trải qua các giai đoạn phức tạp để truyền đạt và tiếp nhận thông tin so với các mô hình nhóm truyền thống.
Với Cross functional, các thành viên có thể làm việc cùng nhau và sử dụng nhiều kỹ năng nghiệp vụ khác nhau để giải quyết một vấn đề cùng nhau.
Do đó, các nhóm có nhiều chức năng có khả năng giao tiếp và thúc đẩy mối quan hệ hợp tác trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
4. Nâng cao năng lực giải trình và tinh thần trách nhiệm
Với một nhóm liên chức năng, nơi tất cả mọi người đều nói chung một ngôn ngữ và có trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều phải cam kết đạt được kết quả. Mọi người đều nằm trên cùng một chiến tuyến, giảm bớt sự trì hoãn và chậm trễ trong tổ chức.
Ngoài ra, các vấn đề về phối hợp có thể được giải quyết bằng cách giải trình cùng nhau.
Trong một trường hợp, vấn đề không đạt đủ doanh số không chỉ thuộc về nhóm bán hàng, mà còn có thể thuộc về nhóm truyền thông hoặc nhóm chăm sóc khách hàng không tốt.
Trong trường hợp này, cộng tác liên chức năng có thể giúp mọi người trong tổ chức nhận ra vấn đề và đưa ra giải pháp thống nhất.
III. Chiến lược xây dựng Cross functional tối ưu hiệu suất
Bước 1. Xác định các kỹ năng chuyên môn cần thiết
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một Cross functional là xác định mục tiêu của nhóm. Hãy quyết định xem nhóm sẽ hoạt động cố định hay tạm thời và xem họ cần tập trung vào một dự án cụ thể hay đảm nhiệm nhiều dự án.
Khi đã xác định mục tiêu của nhóm, bước tiếp theo là xác định các kỹ năng chuyên môn cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Những kỹ năng này bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, sáng tạo nội dung, dự toán ngân sách,...
Bước 2. Chiêu mộ thành viên
Tổ chức sẽ tuyển chọn các thành viên có đủ năng lực cho nhóm dựa trên bộ kỹ năng yêu cầu. Cần lưu ý rằng, ngoài việc đáp ứng các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết, khả năng làm việc trong môi trường đa chức năng là rất quan trọng.
Hãy xem xét những người có các đặc điểm sau:
- Hợp tác tốt với những người khác: Để hoạt động tốt trong các nhóm liên chức năng, các thành viên phải có khả năng phối hợp chặt chẽ với nhau.
- Giao tiếp tốt: Các thành viên trong nhóm có thể trao đổi, thảo luận, cung cấp phản hồi và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn thông qua giao tiếp hiệu quả.
- Có bộ kỹ năng đa dạng: Những người có kiến thức và hiểu biết ở nhiều lĩnh vực sẽ được ưu tiên vì họ có khả năng hiểu được những gì các thành viên khác đang làm và có vốn kiến thức đủ rộng để trao đổi hiệu quả.
Bước 3. Bầu chọn trưởng nhóm
Để lãnh đạo một đội nhóm đa dạng, một thủ lĩnh có đủ năng lực và ảnh hưởng là cần thiết cho mỗi Cross functional.
Đây phải là người hiểu rõ tác động của mỗi chuyên môn nghiệp vụ đối với sự thành công của dự án. Trưởng Cross functional sẽ chịu trách nhiệm về:
- Lập kế hoạch làm việc cho nhóm.
- Lập kế hoạch và phân bổ công việc cho từng thành viên.
- Xử lý xung đột và vấn đề trong nhóm.
- Báo cáo tình hình thực hiện công việc đối với các nhà quản lý cấp cao.
Bước 4. Thiết lập nguyên tắc chung
Bộ nguyên tắc ứng xử chung quyết định cách các thành viên làm việc và hợp tác. Những nguyên tắc này sẽ chỉ ra những gì mọi người phải làm để tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, công bằng và hiệu quả.
Các nguyên tắc phải phù hợp với mục tiêu của nhóm và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có quyền lợi. Ngoài ra, để giảm thiểu các xung đột và mâu thuẫn trong tương lai, cần phải xây dựng các quy tắc nhóm mà tất cả các thành viên phải đồng ý.
Trưởng nhóm và ban quản lý cũng có thể hỏi ý kiến của các thành viên để giúp xây dựng các quy tắc làm việc chung cho nhóm.
Bước 5. Xác định phương thức liên lạc
Cross functional thường không có cơ hội gặp mặt và làm việc trực tiếp vì những thành viên đến từ các phòng ban khác nhau.
Do đó, để mọi người có thể cộng tác hiệu quả, phương thức liên lạc phục vụ cho công việc trao đổi phải được xác định rõ ràng ngay từ đầu. Kho tài liệu trực tuyến, giao tiếp qua email và lên lịch cho các cuộc họp định kỳ trực tuyến là một số ví dụ về các đường dây liên lạc và môi trường làm việc chung của nhóm.
Trong giai đoạn này, việc phát triển các kỹ thuật giao tiếp nhóm hiệu quả cũng nên bao gồm các kỹ thuật để giải quyết xung đột.
Ví dụ, nếu các thành viên không thể thống nhất, họ sẽ lựa chọn biểu quyết số đông để triển khai.
IV. Tổng kết
Bài viết là Các thông tin về Cross functional và chiến lược xây dựng Cross functional hiệu quả mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Cross functional là gì? Chiến lược xây dựng Cross functional hiệu quả
1. Cross-functional là gì?
Cross-functional, hay còn gọi là đa chức năng, là một phương pháp làm việc trong đó các thành viên từ nhiều bộ phận hoặc chức năng khác nhau trong tổ chức cùng hợp tác để hoàn thành một mục tiêu chung. Thay vì mỗi bộ phận làm việc độc lập, các thành viên trong nhóm cross-functional sẽ chia sẻ thông tin, phối hợp hành động và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được hiệu quả cao nhất.
Ví dụ: Một nhóm cross-functional có thể bao gồm các thành viên từ bộ phận marketing, kỹ thuật, bán hàng và chăm sóc khách hàng cùng hợp tác để phát triển và ra mắt một sản phẩm mới.
2. Lợi ích của việc áp dụng Cross-functional:
Có nhiều lợi ích khi áp dụng mô hình cross-functional, bao gồm:
- Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau sẽ có cơ hội giao tiếp và học hỏi lẫn nhau, từ đó tăng cường sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau.
- Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn: Nhờ sự đa dạng về kiến thức và kinh nghiệm, nhóm cross-functional có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó đưa ra giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.
- Tăng tốc độ đổi mới: Nhóm cross-functional có thể đưa ra quyết định nhanh chóng hơn và triển khai các dự án mới một cách nhanh chóng hơn.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Nhờ sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, sản phẩm/dịch vụ được phát triển sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Các thành viên trong nhóm cross-functional có cơ hội học hỏi và phát triển bản thân, từ đó tăng cường sự hài lòng với công việc.
3. Một số thách thức khi áp dụng Cross-functional:
Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình cross-functional cũng có một số thách thức, bao gồm:
- Khó khăn trong việc phối hợp: Các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau có thể có cách làm việc và văn hóa khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc phối hợp.
- Thiếu sự tin tưởng: Các thành viên có thể thiếu sự tin tưởng lẫn nhau do lo ngại về việc chia sẻ thông tin hoặc quyền lực.
- Thiếu kỹ năng giao tiếp: Một số thành viên có thể thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả, dẫn đến hiểu lầm và mâu thuẫn.
- Thiếu nguồn lực: Doanh nghiệp có thể thiếu nguồn lực để hỗ trợ cho việc triển khai mô hình cross-functional.
4. Chiến lược xây dựng Cross-functional hiệu quả:
Để xây dựng một nhóm cross-functional hiệu quả, cần có một số chiến lược sau:
- Lựa chọn thành viên phù hợp: Lựa chọn những thành viên có kỹ năng, kinh nghiệm và thái độ phù hợp để làm việc trong môi trường cross-functional.
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Xác định mục tiêu rõ ràng cho nhóm và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu này.
- Cung cấp đào tạo: Cung cấp đào tạo cho các thành viên về kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp và giải quyết vấn đề.
- Tạo môi trường làm việc cởi mở: Tạo môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích sự chia sẻ thông tin và ý tưởng.
- Giao tiếp hiệu quả: Duy trì giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và với các bộ phận khác trong tổ chức.
- Giám sát và đánh giá: Giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm và điều chỉnh khi cần thiết.
5. Một số ví dụ về ứng dụng Cross-functional thành công:
- Công ty Toyota: Toyota nổi tiếng với mô hình sản xuất Lean, trong đó các nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau cùng tham gia vào quy trình sản xuất, giúp tăng cường hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
- Công ty Haier: Haier áp dụng mô hình "nhân viên tự quản lý", trong đó các nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau cùng tham gia vào việc quản lý hoạt động của bộ phận mình, giúp tăng cường sự sáng tạo và hiệu quả hoạt động.
- Ngân hàng ING: ING áp dụng mô hình "không có văn phòng", trong đó các nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu, giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả công việc.
Đọc thêm:
- B2B, B2C – 2 Mô hình kinh doanh phổ biến nhất hiện này
- 10+ nguyên tắc Startup tạo nên thành công của một cần biết ngay
- 10 yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển nhanh
- Sơ đồ tư duy là gì
- Nguyên lý xây dựng chiến lược đại dương xanh
- Kinh tế số là gì?
- Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và start-up bài bản từ A-Z
- USP là gì?
