PDCA (Plan-Do-Check-Act) Là Gì? Tổng Quan Về PDCA

Chu trình cải tiến liên tục (PDCA) được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Tìm hiểu về quy trình PDCA và cách nó được áp dụng trong QMS như thế nào để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình và đảm bảo sự cải tiến không ngừng. Tìm hiểu bài viết sau đây cùng Terus.

I. PDCA là gì?

Để đảm bảo rằng quản lý đạt được hiệu quả tối ưu, PDCA là cụm từ viết tắt của Plan, Do, Check, Act. Về cụ thể:

Plan: Xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt được mục tiêu.
Do: Kế hoạch phải được thực hiện.
Check: Xem lại kế hoạch và kết quả thực hiện.
Act: Thay đổi, cải tiến được thực hiện dựa trên kết quả kiểm tra.

Chu trình PDCA, với bốn bước được sắp xếp thành một vòng tuần hoàn khép kín (theo chiều kim đồng hồ), thể hiện rằng nó là một chu trình lặp đi lặp lại bắt đầu với việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá và thay đổi nhằm mang lại sự cải tiến liên tục và không ngừng.

II. Ví dụ thực tế về quy trình PDCA

Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm chu trình PDCA và cách nó được áp dụng trong các hoạt động thực tế của doanh nghiệp:

Plan	Tổ chức một chương trình chăm sóc và đánh giá sự hài lòng của khách hàng. Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần đảm bảo một số vấn đề cơ bản : – Vấn đề chính cần giải quyết là gì? – Cần những nguồn lực nào? – Có những nguồn lực nào? – Giải pháp tốt nhất để khắc phục sự cố với các tài nguyên sẵn có là gì? – Điều kiện nào được xem là kế hoạch thành công?
Do	Triển khai chương trình theo kế hoạch đã thiết lập và xem xét trong giai đoạn trước.
Check	Đánh giá số lượng khách hàng đã chăm sóc, bao nhiêu khiếu nại được ghi nhận, bao nhiêu khiếu nại được xử lý, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.
Act	Đánh giá, xem xét các kết quả đạt được của chương trình và tiến hành cải tiến các điểm còn thiếu sót ở chương trình lần này vào các chương trình về sau.

III. Công dụng chính mà PDCA mang lại cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu về PDCA và cách nó được thực hiện, Sự phát triển của PDCA như một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến đã được thúc đẩy bởi khả năng thực hiện nó ở mọi cấp độ hoặc mức độ. Hãy nhớ những lợi ích sau đây mà phương pháp này mang lại cho công ty, bao gồm:

Tăng tính liên tục và chính xác
Đảm bảo cải thiện hiệu suất
Quản lý chất lượng
Duy trì quyền kiểm soát

1. Tăng tính liên tục và chính xác

Chu trình PDCA hoạt động theo chu kỳ, mang lại cải tiến liên tục chính xác. Mỗi bước trong một dự án hoặc hoạt động kinh doanh phải được thực hiện theo cùng một quy trình nhiều lần để đảm bảo rằng các sai sót có thể được khắc phục và thay đổi để phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của công ty.

2. Đảm bảo cải thiện hiệu suất

PDCA không chỉ thúc đẩy các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện hiệu suất và chất lượng, mà nó còn hỗ trợ quản lý thay đổi hiệu quả. Phương pháp cải thiện liên tục là một phần của mô hình PDCA.

3. Quản lý chất lượng

Công việc chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép thực hiện hành động khắc phục và phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng.

4. Duy trì quyền kiểm soát

Theo nhiều cách khác nhau, mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án cụ thể.

Phương pháp PDCA tập trung vào quản lý hiệu suất bằng cách kết hợp quản lý hiệu suất với các hoạt động hàng ngày và đạt được sự cải thiện đáng kể về năng suất.

Chu trình PDCA cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau, đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

IV. Áp dụng quy trình PDCA vào Hệ thống quản lý chất lượng

Chu trình PDCA có thể giúp một công ty phân biệt với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, nơi mọi thứ có thể giúp họ hợp lý hóa quy trình của mình để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, chu trình PDCA được kết hợp với QMS là một cách phổ biến nhất. Trong một hệ thống quản lý chất lượng, quy trình PDCA, được gắn liền với các điều khoản từ 4 đến 10 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, được phân tích như sau:

Plan - Lập kế hoạch
Do – Thực hiện kế hoạch
Check – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện
Act - Hành động cải tiến

1. Plan - Lập kế hoạch

Một kế hoạch dự án rõ ràng cung cấp cho công ty một khung vận hành. Điều quan trọng là nó sẽ phản ánh mục tiêu và giá trị của tổ chức. Trong giai đoạn đầu tiên này, doanh nghiệp phải lên kế hoạch.

Doanh nghiệp thường không phải lo lắng về các kế hoạch không phù hợp hoặc dễ bị thất bại vì các kế hoạch thường bao gồm các bước nhỏ và chi tiết.Tuy nhiên, công ty phải chắc chắn rằng họ đã chuẩn bị những câu hỏi này trước khi tiếp tục. Các loại câu hỏi có thể như sau:

Mấu chốt là vấn đề nào công ty phải giải quyết?
Những tài nguyên nào cần được doanh nghiệp chuẩn bị?
Các tài nguyên hiện có của công ty là gì?
Công ty có thể khắc phục sự cố bằng cách sử dụng phương pháp tốt nhất và các tài nguyên có sẵn không?
Trong trường hợp kế hoạch thành công, mục tiêu của nó là gì?

Khi áp dụng chu trình PDCA vào QMS, công ty phải đảm bảo rằng việc lên kế hoạch được thực hiện đều đặn, ít nhất là mỗi năm hoặc theo từng công việc riêng biệt. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với tình hình kinh doanh khi được thực hiện.

Để đạt được chứng nhận ISO 9001, kế hoạch QMS được thiết lập trên cơ sở tuân thủ bốn điều khoản chính:

Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức	Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của mình và ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống QMS (4.1). Tổ chức phải theo dõi và xem xét nhu cầu cùng mong đợi của các bên quan tâm (4.2). Từ đó, xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống để thiết lập phạm vi của hệ thống QMS (4.3) cùng các quá trình QMS cần thiết (4.4).
Điều khoản 5: Sự lãnh đạo	Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết về việc áp dụng và vận hành QMS theo ISO 9001 (5.1). Xây dựng, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng (5.2). Đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí thích hợp được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức (5.3).
Điều khoản 6: Hoạch định	Tổ chức phải xem xét các vấn đề được đề cập ở 4.1 và các yêu cầu ở 4.2 để thiết lập những hành động giải quyết rủi ro/cơ hội (6.1). Thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp độ và bộ phận chức năng thích hợp và hoạch định hành động để đạt được mục tiêu đó (6.2). Hoạch định sự thay đổi để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống (6.3).
Điều khoản 7: Hỗ trợ.	Xác định các nguồn lực cần thiết cho việc áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống QMS (7.1). Xác định hoạt động trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống (7.4). Tạo lập và duy trì sự sẵn có của thông tin dưới dạng văn bản (7.5).

2. Do – Thực hiện kế hoạch

Kế hoạch sẽ được thực hiện ở đây. Ba phần của quá trình này bao gồm đào tạo nhân viên, quá trình thực hiện công việc và ghi lại dữ liệu để đánh giá trong tương lai.

Một phần trong điều khoản 7 và phần lớn trong điều khoản 8 liên quan đến việc thực hiện kế hoạch, cụ thể:

Điều khoản 7.2: Năng lực
Điều khoản 8: Hoàn thành
Điều khoản 8.1: Kế hoạch, thực hiện và kiểm soát thực hiện
Điều khoản 8.2: Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ
Điều khoản 8.3: Thiết kế và phát triển sản phẩm/dịch vụ
Điều khoản 8.4: Kiểm soát các quy trình, cung cấp sản phẩm/dịch vụ từ bên ngoài
Điều khoản 8.5: Sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ
Điều khoản 8.6: Thông qua sản phẩm/dịch vụ

3. Check – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện

Khi dữ liệu được thu thập và tổng hợp từ các khía cạnh triển khai và thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và kiểm tra hoạt động của QMS. Đây là giai đoạn quan trọng vì nó cho phép công ty đánh giá giải pháp của họ và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết.

Kế hoạch có được thực hiện đúng cách không? Có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình? Những bước nào cần được cải thiện hoặc loại bỏ để tránh lặp lại trong tương lai?

Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày tới ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với những nội dung như sau:

Điều khoản 9.1: Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được
Điều khoản 9.2: Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ
Điều khoản 9.3: Xem xét của lãnh đạo

4. Act - Hành động cải tiến

Cuối cùng, đã đến lúc chúng tôi hành động. Nếu mọi thứ đã diễn ra theo kế hoạch, bây giờ bạn có thể triển khai kế hoạch đã thử nghiệm của mình. Bây giờ, quy trình mới này sẽ là cơ sở cho các lần lặp PDCA trong tương lai.

Chu trình PDCA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa sau khi các lỗi trong quá khứ đã được xác định và tính toán. Các điều khoản sau đây mô tả những cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001:

Điều khoản 10.2: Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục.
Điều khoản 10.3: Cải tiến liên tục.

V. Tổng kết

Hy vọng với những chia sẻ của Terus trên đây, doanh nghiệp đã nắm được khái niệm PDCA là gì? Cũng như nắm rõ được các bước triển khai cụ thể khi áp dụng quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Bài viết là tất cả các thông tin mà Terus về PDCA muốn gửi tới quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ - PDCA(Plan-Do-Check-Act) là gì? Nâng tầm quản lý của bạn cùng PDCA

1. Ưu điểm của việc áp dụng phương pháp PDCA trong quản lý?

Có một số ưu điểm khi áp dụng phương pháp PDCA trong quản lý:

Giúp xác định rõ vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch hành động chi tiết.
Tạo cơ hội kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện và từ đó điều chỉnh kịp thời.
Quá trình liên tục giúp cải tiến không ngừng các hoạt động quản lý.
Áp dụng được cho mọi lĩnh vực và mọi quy mô tổ chức.
Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động nhờ khắc phục nhanh chóng sai sót.
Tạo sự đồng thuận và tham gia tích cực của toàn bộ ban quản lý, nhân viên.
Hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên bằng chứng và kết quả.
Nâng cao năng lực thích ứng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2. Cách áp dụng PDCA cho từng lĩnh vực hoặc công việc cụ thể?

Các bước áp dụng PDCA cho từng lĩnh vực cụ thể:

Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất - Thực hiện - Kiểm tra chất lượng, tiến độ - Cải tiến quy trình.
Kinh doanh: Lập kế hoạch tiếp thị - Triển khai - Theo dõi kết quả - Điều chỉnh kế hoạch.
Dịch vụ: Lên kịch bản phục vụ - Thực hiện - Phản hồi khách hàng - Cải thiện dịch vụ.
Quản trị dự án: Lên kế hoạch - Thực hiện - Theo dõi tiến độ - Rút kinh nghiệm.
Nhân sự: Xây kế hoạch đào tạo - Tổ chức đào tạo - Đánh giá kết quả - Cải tiến chương trình.
Công nghệ: Thiết kế - Triển khai - Kiểm tra - Cập nhật công nghệ.