Kaizen Là Gì? Cách Áp Dụng Kaizen Vào Kinh Doanh

Thuật ngữ Kaizen trong kinh doanh đã giúp nhiều doanh nghiệp phát triển và ngày càng lớn mạnh. Nếu bạn vẫn tìm kiếm những triết lý kinh doanh giúp nâng tầm nhận thức của mình thì Kaizen là điều bạn đang tìm kiếm.

Trong bài viết này, Terus sẽ phân tích cặn kẽ cho bạn mọi thông tin mà bạn cần biết về Kaizen dù chỉ mới nghe qua lần đầu. Nhưng qua bài viết Terus tin rằng bạn sẽ sẵn sàng áp dụng vào chiến lược kinh doanh của mình.

I. Kaizen là gì?

Triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật, kaizen, đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu. Tên của nó xuất phát từ hai từ tiếng Nhật: kai, có nghĩa là liên tục, và zen, có nghĩa là cải tiến. Trong tiếng Anh, từ này có nghĩa là "cải tiến liên tục", có nghĩa là sự cải tiến không ngừng.

"Tích tiểu thành đại" là một đặc điểm của Kaizen: những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ sẽ mang lại kết quả lớn lâu dài. Do đó, tinh thần "bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được" là điều cần thiết để mọi người tham gia vào việc thực hiện Kaizen.

Trước đây, các công ty sản xuất Nhật Bản như Toyota, Suzuki, Canon và Honda thường sử dụng phương pháp kaizen. Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như công nghệ, dịch vụ và kinh doanh. Việt Nam là một trong nhiều quốc gia trên thế giới ứng dụng Kaizen trong doanh nghiệp.

Mặc dù thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ, nhưng những cải tiến trong Kaizen sẽ mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Ý tưởng này khác với sự đổi mới thường được các doanh nghiệp phương Tây sử dụng vì nó yêu cầu những thay đổi lớn và ưu tiên những đột phá nhanh chóng.

II. Lợi ích của Kaizen? Đâu là thời điểm để áp dụng Kaizen?

Miễn là bạn giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và Kaizen với những bộ phận khác theo nguyên tắc "cải tiến không ngừng nghỉ". Chẳng hạn, các công ty Kaizen giảm chi phí sản xuất trong khi giữ nguyên chất lượng sản phẩm. Các công ty có thể thực hiện Kaizen tại nhiều thời điểm:

Miễn là bạn giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và Kaizen với những bộ phận khác theo nguyên tắc "cải tiến không ngừng nghỉ". Chẳng hạn, các công ty Kaizen giảm chi phí sản xuất trong khi giữ nguyên chất lượng sản phẩm. Các công ty có thể thực hiện Kaizen tại nhiều thời điểm

Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để có thể tồn tại trong những tình huống khó khăn, chẳng hạn như giai đoạn COVID-19 để hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch và chuẩn bị cho sự hồi phục.

Trong quá trình hoạt động thông thường, các doanh nghiệp nên tuân thủ tiêu chuẩn, đặc biệt là trong việc giải quyết các vấn đề cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc và quản lý công văn giấy tờ, để giảm thiểu rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời góp phần vào tăng trưởng bền vững.

III. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Khi áp dụng Kaizen, bất kể thời đại hay quy mô, bạn phải tuân theo mười nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của mình:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng
2. Không ngừng cải tiến
3. Xây dựng một phong cách "không đổ lỗi"
4. Thúc đẩy một môi trường làm việc mở
5. Khuyến khích làm việc nhóm, còn được gọi là teamwork
6. Kết hợp các bộ phận chức năng khác nhau trong cùng một dự án
7. Xây dựng các mối quan hệ tốt
8. Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác
9. Thông tin đến mọi nhân viên
10. Thúc đẩy hiệu quả và năng suất làm việc

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Các sản phẩm và dịch vụ phải định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó, mục tiêu của Kaizen phải là cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nâng cao lợi ích của sản phẩm và loại bỏ mọi hoạt động không phục vụ người tiêu dùng.

2. Không ngừng cải tiến

Khách hàng sẽ có nhu cầu tăng lên về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai liên quan đến các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,... Vì vậy, khái niệm "hoàn thành" không có nghĩa là công việc đã được hoàn thành. Thay vào đó, nó có nghĩa là doanh nghiệp cần cải tiến liên tục.

Chắc chắn nâng cấp một sản phẩm cũ Một công ty có thể tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn nhiều bằng cách sử dụng một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt.

3. Xây dựng một phong cách "không đổ lỗi"

Tất cả các cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ mà họ được giao. Nếu không, họ sẽ chịu trách nhiệm đúng đắn.

Tất cả mọi người đều phát huy tối đa khả năng của họ để cùng nhau sửa lỗi và hợp tác vì mục đích chung của nhóm, thay vì đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

4. Thúc đẩy một môi trường làm việc mở

Nhân viên dám nhìn thẳng vào những sai sót của mình, dám nói về những điểm yếu của họ và yêu cầu sự giúp đỡ của đồng nghiệp và lãnh đạo của họ. Nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật tin tức và chia sẻ kinh nghiệm thuận tiện với mạng lưới thông tin nội bộ.

5. Khuyến khích làm việc nhóm, còn được gọi là teamwork

Doanh nghiệp thiết lập cấu trúc nhân sự theo quan điểm Kaizen nhằm tạo ra các đội nhóm làm việc hiệu quả. Để thực hiện điều này, nhà lãnh đạo đội cần có khả năng lãnh đạo và các thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

6. Kết hợp các bộ phận chức năng khác nhau trong cùng một dự án

Để thực hiện dự án, nguồn nhân lực được lấy từ các bộ phận và phòng ban trong công ty. Khi cần thiết, họ có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

7. Xây dựng các mối quan hệ tốt

Các công ty đầu tư vào các chương trình đào tạo nhân viên và các cấp quản lý về kỹ năng giao tiếp. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp và tạo niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác

Nhân viên cần tự nguyện thay đổi và tuân theo các nghi lễ và luật pháp của xã hội chấp nhận giảm bớt quyền lợi cá nhân để phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

Nhân viên phải thường xuyên chia sẻ thông tin rõ ràng về tình hình hiện tại của công ty để đạt được kết quả cao.

10. Thúc đẩy hiệu quả và năng suất làm việc

Tập hợp các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như đào tạo trong nhóm, phân quyền cụ thể, nâng cao khả năng tự quyết định và chủ động của mọi người, công nhận nhanh chóng và khen thưởng

IV. Hướng dẫn về việc thực hiện các hành động kaizen trong doanh nghiệp

Sau đây là hướng dẫn về việc thực hiện các hành động kaizen trong doanh nghiệp.

• Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
• Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải
• Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề
• Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen
• Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp
• Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
• Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Để tránh các vấn đề như quá sức, không đủ nguồn lực hoặc lệch hướng vấn đề, các doanh nghiệp phải đánh giá toàn diện tình hình hiện tại của họ trước khi thực hiện các mục tiêu Kaizen.

Mặc dù việc thực hiện kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn, nhưng nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn từ các cấp từ CEO đến nhân viên. Trước khi đưa ra quyết định tiếp theo, hãy tạo ra nền tảng tinh thần cho công ty của bạn.

Thử nghiệm Kaizen có thể bắt đầu từ một điểm, sau đó lan rộng đến phòng ban, đội nhóm và cuối cùng là toàn công ty.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Sau khi hoàn thành đánh giá của công ty, hãy họp lại với nhau để tìm ra những yếu tố chính gây ra vấn đề mà công ty bạn đang gặp phải.

Ví dụ, lý do tại sao tồn kho hàng hoá hiện rất nhiều? Lỗi là do quy trình phân phối hay chất lượng sản phẩm? Bạn sẽ nhận được lời giải thích từ dữ liệu và con số được thu thập trong một khoảng thời gian đủ dài. Để có được cái nhìn tổng quan hơn, hãy nhớ thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên.

Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Điều chỉnh những lỗi. Bước tiếp theo là đưa ra giải pháp cùng nhau sau khi nguyên nhân chính của vấn đề đã được xác định. Hãy khuyến khích nhân viên sáng tạo, chọn phương pháp thiết lập kế hoạch thực hiện phù hợp nhất với các chỉ tiêu đánh giá đã được đo lường.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Khi điều này xảy ra, bạn nên thực hiện Kaizen theo kế hoạch. Để thử nghiệm các giải pháp trước khi chính thức áp dụng chúng, các công ty có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc các bước nhỏ khác. Các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện.

Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Hãy xem xét hiệu quả của các giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với tình trạng ban đầu bằng cách sử dụng thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện. Một số giải pháp Kaizen sẽ có tác động tích cực.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Công ty có thể phát hiện ra những thiếu sót của giải pháp hoặc điểm có thể cải thiện trong quá trình xác nhận kết quả. Để "kaizen" chính xác của bạn, bạn phải nhanh chóng sửa chữa những lỗi này. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm từ nhiều lần thực hiện.

Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Khi công ty xác nhận rằng họ đã áp dụng giải pháp Kaizen phù hợp, họ có thể bắt đầu lại từ đầu để xác định các vấn đề mới và giải quyết chúng.

V. Ví dụ về một số mô hình Kaizen cho doanh nghiệp bạn

Trong phần này tôi sẽ đề cập đến ví dụ về một số mô hình Kaizen cho doanh nghiệp.

1. Xác định vấn đề trong Kaizen bằng phương pháp 5W – 1H
2. “Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S
3. Phương pháp Kaizen là gì?
4. Phương pháp Kaizen hoạt động như thế nào?
5. Làm cách nào tôi có thể áp dụng phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp của mình?
6. Áp dụng phương pháp Kaizen vào kinh doanh mang lại lợi ích gì?
7. Phương pháp Kaizen có thể áp dụng cho các ngành, lĩnh vực khác nhau không?

1. Xác định vấn đề trong Kaizen bằng phương pháp 5W – 1H

Các câu hỏi 5W (Who, What, Where, When, Why) và 1H (How) được thiết kế để phân tích và xác định vấn đề. Mô hình 5W-1H này được sử dụng trong toàn bộ chu kỳ Kaizen, từ việc xác định mục tiêu Kaizen cho đến việc tìm ra giải pháp tối ưu.

2. “Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S

Phương pháp 5S, một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc đề cao ý thức tự giác của con người, là một phần cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát triển bởi người Nhật. Bởi vì nó mang lại những kết quả rõ ràng, nên nhiều công ty thích sử dụng nó.

Các từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ "S", bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke, được gọi là 5S. Khi triết lý Kaizen trở nên phổ biến, 5S đã được dịch thành nhiều từ khác nhau, nhưng ý nghĩa cơ bản của nó vẫn giữ nguyên:

a. Seiri (Sort - Sàng lọc):

Phân loại, chỉ giữ lại những thứ hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.

b. Seiton (Straighten - Sắp xếp):

Sắp xếp hiệu quả các vật dụng còn lại theo các tiêu chuẩn dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

c. Seiso (Shine - Sạch sẽ):

Dọn dẹp và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ giúp cải thiện môi trường làm việc, giảm rủi ro tai nạn và tránh bụi bẩn làm hỏng máy móc thiết bị.

d. Seiketsu (Standardize - Săn sóc):

Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hóa và duy trì các hoạt động 3S ở trên được bài bản trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian dài, chứ không phải những chuyển động ngẫu hứng nhất thời.

e. Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng):

Giáo dục, xây dựng thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho tất cả các thành viên trong công ty.

VI. Tổng kết

Bài viết đã thể hiện toàn bộ những thông tin về phương pháp Kaizen và cách áp dựng Kaizen vào mô hình doanh nghiệp. Hi vọng bài viết đã giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

• Facebook
• Instagram
• Pinterest
• Twitter/X

Đọc thêm:

• Quản trị mục tiêu (MBO) là gì? Phương pháp quản trị mục tiêu MBO
• Vốn lưu động là gì? Công thức tính và phương pháp quản lý vốn lưu động
• Lương 3P là gì? Ứng dụng phương pháp trả lương hiệu quả
• Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được các nhà quản lý áp dụng trong năm 2024
• Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả

bởi Terus Business

Cập nhật lúc 17 Tháng 11, 2024

CHIA SẺ