Các công ty ưu tiên quản lý công việc nhân viên. Tuy nhiên, vì không có một hệ thống quy trình quản lý công việc khoa học và bài bản, nên các công ty không thể tìm ra giải pháp đúng và đủ cho bài toán này.
Bản thân nhà quản trị cũng không thể tìm ra được các phương pháp thực sự tối ưu để nâng cao hiệu suất của nhân viên. Bài viết sau đây Terus sẽ cung cấp kiến thức quan trọng để giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề trong quản trị công việc.
I. Hiểu rõ về quản lý hiệu quả công việc
Để hiểu được quản lý hiệu quả công việc, nhà quản trị phải hiểu khái niệm này. Khả năng hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng cách và tạo ra nhiều giá trị nhất có thể so với mục tiêu ban đầu được gọi là hiệu quả công việc.
Khả năng hoàn thành đúng và đủ các nhiệm vụ được giao với kết quả tối ưu so với các tiêu chuẩn trước đó được gọi là nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
Nói cách khác, quản lý hiệu quả công việc là quá trình đánh giá có hệ thống về tình hình thực hiện công việc của nhân viên so với các mục tiêu và tiêu chuẩn đã được đặt ra.
Sau đó, các nhà quản lý sẽ đưa ra phản hồi và lời khuyên để nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc và hướng nhân viên đến những kết quả quan trọng.
II. Vai trò của quản lý hiệu quả công việc nhân viên
Trong quản trị tổng thể của một công ty, quản lý công việc hiệu quả giúp công ty cải thiện kết quả kinh doanh và bứt phá tăng trưởng bằng cách:
1. Cải tiến hiệu suất vận hành
Một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả là đòn bẩy giúp bộ máy của công ty hoạt động trơn tru, linh hoạt và đạt được hiệu suất cao nhất có thể.
Do đó, đảm bảo chất lượng của các kết quả đầu ra cũng như gắn kết chặt chẽ hoạt động của nhân viên với mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện thông qua quản lý công việc bài bản và có hệ thống.
2. Tối ưu chi phí hoạt động
Các nguồn lực, chi phí và nỗ lực bỏ ra cho công việc sẽ được tối ưu hóa nếu mức độ thực hiện công việc tốt và đạt được kết quả cao. Nhờ hiệu quả hoạt động cao, công ty có thể tiết kiệm chi phí vận hành.
3. Nâng cao năng lực cạnh tranh
Nền tảng của sức mạnh nội tại của một doanh nghiệp là quản lý công việc hiệu quả. Cách các doanh nghiệp khai thác hiệu quả để đạt được hiệu quả cao nhất và đem lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng sẽ quyết định vị thế cạnh tranh của họ trên thị trường và tập hợp nguồn lực tương đồng.
III. Hiệu quả công việc được đo lường như thế nào?
Các nhà quản trị phải đo lường được mức độ thực hiện công việc để đưa ra những đánh giá chính xác về hiệu quả làm việc của nhân viên của họ.
Công thức sau đây được sử dụng để tìm chỉ số đo lường hiệu quả công việc:
Hiệu quả = Kết quả công việc đạt được / Mục tiêu đề ra
Công thức trên cho thấy hiệu quả công việc được xác định bằng cách tính toán tỷ lệ kết quả công việc đã đạt được so với mục tiêu định lượng ban đầu. Nhân viên có hiệu quả làm việc tốt nếu họ thực hiện công việc bằng hoặc vượt mức mục tiêu.
IV. Những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý hiệu quả công việc
1. Năng lực của nhân viên
Nhân tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc là năng lực làm việc của nhân viên. Một nhân viên có năng lực, kỹ năng chuyên môn tốt và kinh nghiệm thực chiến sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và đạt được kết quả tốt nhất.
Do đó, để đảm bảo kết quả tốt nhất, quản lý công việc phải tập trung vào việc bồi đắp và phát triển trình độ và năng lực của nhân viên.
2. Môi trường làm việc
Nhiều yếu tố bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến nhân viên trong quá trình làm việc. Những điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và tinh thần làm việc của nhân viên, vì vậy chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc của họ.
Một môi trường làm việc năng động, vui vẻ và đoàn kết sẽ giúp nhân viên làm tốt hơn. Ngược lại, môi trường làm việc đầy tranh chấp và ngột ngạt sẽ khiến nhân viên khó chuyên tâm và làm giảm hiệu quả.
3. Động lực và mục tiêu trong công việc
Động lực là yếu tố tác động mạnh mẽ nhất đến hiệu quả của nhân viên. Động lực và mục tiêu mà nhân viên hướng đến trong sự nghiệp chính là động lực thôi thúc họ nỗ lực hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể. Nếu nhân viên không nhận được động viên kịp thời và không có lộ trình phát triển rõ ràng, sẽ rất khó để họ có thể quyết tâm cao độ hoặc cải thiện hiệu quả công việc.
4. Phong cách của nhà quản lý
Phong cách quản lý của cấp trên cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của nhân viên. Tương tự như người đội trưởng, nhà quản lý cũng "chiến hào" với nhân viên.
Nhà quản lý, với tư cách là người tổ chức và giám sát trực tiếp quá trình thực hiện công việc, có thể hỗ trợ nhân viên của họ để họ hoàn thành các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, điều này sẽ dẫn đến tăng hiệu quả công việc.
V. Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên tối ưu nhất
Bước 1. Thiết lập các tiêu chí đánh giá hiệu quả trong công việc
Để đánh giá, theo dõi và quản lý hiệu quả công việc, nhà quản trị phải thiết lập một thang đo tiêu chuẩn cho mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Khung tiêu chuẩn này có hai tiêu chuẩn:
- Mục tiêu công việc: giúp nhân viên đạt được những cột mốc họ cần đạt được. Mọi hành động của nhân viên được hướng dẫn bởi mục tiêu công việc chính. Nhà quản trị sẽ đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên theo mức độ hoàn thành mục tiêu.
- Kết quả cần đạt được: Là thực tế những gì nhân viên đã đạt được, có thể đo lường bằng số liệu. Ví dụ, một nhân viên bán hàng tạo ra doanh thu 100 triệu USD mỗi năm. Nhưng thường xuyên, kết quả là những giá trị mà nhân viên đó đã đóng góp cho công ty.
Bước 2. Lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
| Phương pháp đánh giá hiệu quả theo KPI | KPI là chỉ số đánh giá thành tích chủ yếu, được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Ưu điểm: Phản ánh cụ thể các kết quả mà nhân viên đạt được. Có thể định lượng được, giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường và đánh giá hiệu quả công việc nhân viên. Nhược điểm: Không phản ánh được mục tiêu chung, rộng lớn hơn của tổ chức. |
| Phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC | Phương pháp BSC đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức trên 4 khía cạnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình kinh doanh, Đào tạo và Phát triển. Ưu điểm: Nhìn nhận được mối quan hệ đa dạng giữa hiệu quả công việc của nhân viên và các nhân tố ảnh hưởng. Có cái nhìn tổng quan, bao quát về hiệu quả vận hành của tổ chức. Nhược điểm: Hạn chế ở tính linh hoạt do bị ảnh hưởng bởi phong cách lãnh đạo từ trên xuống, có thể giảm thiểu khả năng sáng tạo và sự chủ động của nhân viên. |
| Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO | MBO là phương pháp quản trị theo mục tiêu, hỗ trợ quản lý hiệu quả công việc căn cứ vào các mục tiêu đã được thiết lập dựa trên sự đồng thuận giữa nhà quản lý và nhân viên. Ưu điểm: Nhân viên được định hướng rõ ràng các mục tiêu công việc cần đạt được ngay từ đầu. Mục tiêu của nhân viên có sự gắn kết, cộng hưởng với mục tiêu chung của công ty. Nhược điểm: Tính linh hoạt bị hạn chế do phương pháp được thực hiện theo năm. |
| Phương pháp tự đánh giá | Nhân viên tự đánh giá và nhìn nhận về quá trình thực hiện cũng như hiệu quả công việc của bản thân, sau đó thảo luận với nhà quản lý để thống nhất về kết quả. Ưu điểm: Nhân viên chủ động hơn và có tiếng nói trong quá trình quản lý hiệu quả công việc của bản thân. Nhân viên tự nhìn nhận được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó sẽ dễ dàng phát triển những phương án cải tiến. Nhược điểm: Hạn chế về tính chính xác, khách quan vì một vài nhân viên sẽ có xu hướng che dấu các sai phạm của mình và khuếch đại các thành tích. |
| Phương pháp đánh giá 360 độ | Hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên được nhìn nhận và đánh giá trên nhiều phương diện: người giám sát, cấp trên, cấp dưới, đồng sự, bản thân và khách hàng. Ưu điểm: Hệ thống đánh giá minh bạch và đạt được chất lượng tổng thể. Cung cấp phản đồi đa chiều giúp nhân viên có cơ sở để phát triển, cải thiện bản thân. Nhược điểm: Hệ thống có thể phức tạp hơn do phải tổng hợp nhiều luồng ý kiến khác nhauKết quả đánh giá khó định lượng. |
Nếu bạn chưa biết hết về những phương pháp này để có thể đưa ra quyết định, hãy tìm hiểu qua các bài viết này trước nhé:
- Cách xây dựng KPI cho các bộ phận hiệu quả
- BSC là gì? Cách xây dựng chiến lược thành công với mô hình BSC
- Quản trị mục tiêu (MBO) là gì? Phương pháp quản trị mục tiêu MBO
Bước 3. Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu quả công việc nhân viên
Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo kế hoạch cụ thể, xác định tần suất và người nào chịu trách nhiệm thực hiện
- Tần suất: thường xuyên trong một ngày, tuần, tháng hoặc quý,...
- Người chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá có thể bao gồm người giám sát, tổ trưởng, trưởng phòng, ban giám đốc,...
Bước 4. Tổng hợp phân tích kết quả và định hướng phát triển
Khi thu thập được kết quả đánh giá, các nhà quản lý sẽ tổng hợp và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định khen thưởng và khuyến khích và tạo ra các kế hoạch cải thiện hiệu quả công việc ngay lập tức.
Bước 5. Phản hồi kết quả với nhân viên
Đưa ra lời khuyên và phản hồi nhằm cải thiện kết quả và định hướng các mục tiêu phát triển trong tương lai cho nhân viên là khâu quan trọng nhất quyết định tính hiệu quả của công tác quản trị thành tích công việc. Nhà quản trị phải chú ý đến những điều sau trong quá trình phản hồi:
- Cung cấp cho nhân viên phản hồi thường xuyên về mức độ thực hiện công việc của họ để họ có thể cải thiện công việc của mình.
- Không nên "đào bới" sâu vào những hạn chế hoặc khuyết điểm trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên vì điều này dễ dẫn đến phản tác dụng. Các đề xuất và phản hồi phải hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả công việc.
- Việc truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn là trách nhiệm của những người quản lý.
VI. Ứng dụng công nghệ giúp tối ưu công tác quản lý hiệu quả công việc
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào bộ máy vận hành của một doanh nghiệp đã trở thành một yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của một tổ chức.
Mục tiêu của các giải pháp công nghệ là cải thiện hiệu quả vận hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí cho công ty. Mặt khác, các công cụ số là một công cụ tuyệt vời giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tăng năng suất.
VII. Tổng kết
Bài viết là các thông tin về Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên giúp tối ưu X5 năng suất mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên
1. Quy trình quản lý công việc nhân viên hiệu quả là gì?
Quy trình quản lý công việc của nhân viên hiệu quả đề cập đến cách tiếp cận có hệ thống mà tổ chức sử dụng để lập kế hoạch, ưu tiên, phân công, theo dõi và đánh giá các nhiệm vụ và dự án công việc được giao cho nhân viên. Nó liên quan đến việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, cung cấp nguồn lực và theo dõi tiến độ để đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả và thành công.
2. Tại sao quy trình quản lý công việc nhân viên hiệu quả lại quan trọng?
Quy trình quản lý công việc của nhân viên hiệu quả rất quan trọng vì nó thúc đẩy năng suất, giúp nhân viên luôn ngăn nắp và tập trung, đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực, cải thiện sự hợp tác và phối hợp, đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc tổng thể.
3. Các thành phần chính của quy trình quản lý công việc nhân viên hiệu quả là gì?
Các thành phần chính của quy trình quản lý công việc của nhân viên hiệu quả bao gồm thiết lập mục tiêu rõ ràng, ưu tiên nhiệm vụ, phân công hiệu quả, liên lạc và phản hồi thường xuyên, phối hợp quy trình làm việc hiệu quả, giám sát và theo dõi tiến độ, xác định và giải quyết các nút thắt cũng như đánh giá kết quả.
4. Làm thế nào các tổ chức có thể cải thiện quy trình quản lý công việc của nhân viên?
Các tổ chức có thể cải thiện quy trình quản lý công việc của nhân viên bằng cách triển khai các công cụ và phần mềm quản lý dự án, cung cấp hướng dẫn công việc toàn diện và chi tiết, thúc đẩy các kênh giao tiếp cởi mở và minh bạch, thúc đẩy hợp tác và làm việc nhóm, cung cấp đào tạo và nguồn lực để quản lý thời gian và năng suất, và thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình quản lý công việc dựa trên phản hồi và bài học kinh nghiệm.
5. Lợi ích của việc thực hiện quy trình quản lý công việc nhân viên hiệu quả là gì?
Việc thực hiện quy trình quản lý công việc của nhân viên hiệu quả mang lại một số lợi ích cho tổ chức. Nó nâng cao năng suất và hiệu quả, giảm sai sót và chậm trễ, cải thiện sự hài lòng và tinh thần của nhân viên, tăng trách nhiệm giải trình và tính minh bạch, thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả và cho phép ra quyết định và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Cuối cùng, nó góp phần đạt được các mục tiêu của tổ chức và mang lại kết quả chất lượng cao.
Đọc thêm:
- Hệ thống lương 3P – Cách Tính Lương Chuẩn Nhất Cho Nhân Viên
- 11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến
- Onboarding là gì? Bí kíp để 90% nhân viên mới chiến đấu hết mình vì công ty
- 8 Yếu Tố Mấu Chốt Quyết Định Lòng Trung Thành Của Nhân Viên Với Doanh Nghiệp
- Bí quyết giao việc cho nhân viên hiệu quả: 10 Kỹ năng cần có của người quản lý
- Cách xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hấp dẫn – Chìa khóa giữ chân nhân tài
