Thành công của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào quy trình kinh doanh. Vậy, Quy trình kinh doanh là gì? Có những quy trình kinh doanh nào phổ biến? Tìm hiểu bài viết sau đây của Terus.
I. Business process là gì?
Quy trình kinh doanh là một loạt các hành động được kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể của công ty. Các bên liên quan được giao nhiệm vụ thực hiện những nhiệm vụ này, họ sẽ được giao nhiệm vụ cụ thể để cung cấp cho khách hàng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ về business process
Xem xét quy trình mở thẻ ngân hàng để dễ hình dung hơn về quy trình kinh doanh. Việc làm trên bao gồm một chuỗi các hoạt động như sau:
- Khách hàng sẽ điền vào một biểu mẫu khai báo với các thông tin cần thiết.
- Tài liệu đã được kiểm tra và xác minh là hợp pháp.
- Hệ thống tạo tài khoản và lưu trữ định danh trong tài khoản.
- Ngân hàng tạo thẻ và trả lại thông tin cho khách hàng.
Nhiều phòng ban liên quan thực hiện quy trình trên. Mỗi phòng ban thực hiện một nhiệm vụ liên quan đến chuyên ngành của họ. Quy trình này được tối ưu hóa và tiêu chuẩn hóa nhiều lần.
II. Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
Nhiều quy trình kinh doanh khác nhau được thực hiện. Tuy nhiên, có ba loại quy trình kinh doanh phổ biến hiện đang được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến:
1. Quy trình chính (Primary/Core Process)
Các doanh nghiệp nào cũng phải có các quy trình chính. Khách hàng nhận được sản phẩm cuối cùng của công ty thông qua quy trình này. Mỗi bước trong quy trình này đều được thực hiện với mục tiêu làm tăng giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp.
2. Quy trình hỗ trợ (Support Process)
Không giống như quy trình chính, quy trình hỗ trợ không có ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị cuối cùng của sản phẩm. Nhưng chúng tạo ra một môi trường và không gian cho các quy trình chính hoạt động hiệu quả và trơn tru. Quy trình trên phần lớn hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của công ty.
3. Quy trình quản lý
Quản lý chi phối bao gồm quản lý phát triển và quản lý chiến lược. Quy trình này đưa ra các mục tiêu, tiêu chuẩn cho hai quy trình hoạt động tốt.
Ngoài ra, chúng cũng giám sát và kiểm soát các hoạt động kinh doanh khác. Trong quá trình lập kế hoạch hoạt động, chiến lược và chiến thuật, các doanh nghiệp thường sử dụng quy trình quản lý.
III. Vai trò của các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp
Tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp đều phụ thuộc vào quy trình kinh doanh. Một công ty sẽ nhận được nhiều lợi ích từ một quy trình kinh doanh được nghiên cứu kỹ lưỡng, lên kế hoạch và chiến lược tốt:
1. Giảm rủi ro và ngân sách
Các quy trình kinh doanh tối ưu hóa và hạn chế rủi ro trong tương lai thông qua các phương pháp hiệu quả. Những rủi ro sẽ được kiểm soát theo từng mốc nhỏ, các sai sót sẽ được khắc phục trước khi có vấn đề lớn hơn diễn ra.
2. Giảm thiểu các sai sót do con người gây ra
Quản lý sẽ giao nhiệm vụ cho những người có chuyên môn thông qua việc đánh giá nhân sự, những người này sẽ có trách nhiệm xuyên suốt cả một quá trình. Điều này giúp nâng cao yếu tố chịu trách nhiệm cho các công việc mình làm trong sản suất.
3. Nâng cao hiệu quả và hiệu suất trong công việc
Các quy trình kinh doanh đưa ra các kế hoạch và công đoạn tối ưu nhất, nó làm tăng hiệu quả và năng suất của các bộ phận. Mọi bộ phận sẽ phát huy đúng chuyên môn của mình, giúp họ nhanh chóng hoàn thành các công việc và bàn giao qua cho bên tiếp theo.
4. Tập trung vào người tiêu dùng
Một quy trình kinh doanh hiệu quả liên quan đến việc tập trung vào khách hàng. Bởi vì điều này, chúng sẽ là công cụ hữu ích giúp các công ty cập nhật nhu cầu cũng như đánh giá của khách hàng về hàng hóa và dịch vụ.
5. Tìm hiểu khách hàng mục tiêu của bạn một cách sâu sắc hơn
Công ty sẽ tiếp cận khách hàng chính xác hơn thông qua khảo sát và nghiên cứu thị trường, với quy trình chặt chẽ, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận biết được khách hàng tiềm năng.
6. Chủ động trong việc quản lý thời gian
Các quy trình kinh doanh giúp các công ty tiết kiệm thời gian, nó sử dụng các sơ đồ và chiến lược để tối ưu hóa thời gian thực hiện. Các mốc thời gian được đưa ra giúp đảm bảo tiến trình công việc hoàn thành theo đúng dự kiến, nếu có sự sai lệch có thể tinh chỉnh ngay từ đầu.
7. Ứng dụng công nghệ mới cho công ty
Khi xu hướng làm việc từ xa "lên ngôi", các doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ mới để tăng cường quản lý.
IV. Business Process Management và những vấn đề liên quan
Tiếp theo, bạn đã hiểu được Business Process là gì? Các loại quy trình kinh doanh nào bao gồm trong quy trình kinh doanh? Bước tiếp theo là xác định các công cụ quản trị quy trình kinh doanh (BPMS - Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh) phù hợp. Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm và một số đặc điểm của nó qua phần sau.
1. Business process management là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là sự kết hợp của nhiều loại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mô hình hóa (modeling).
- Tự động hóa (automation).
- Thực thi (execution).
- Kiểm soát (control).
- Đo lường (measurement).
- Tối ưu hóa (optimization).
Điều này dẫn đến việc hỗ trợ mục tiêu phát triển và đạt được những kết quả mà công ty mong muốn.
2. Vai trò của BPM (Business Process Management)
BPM tập trung vào việc quản lý quá trình kinh doanh để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, cả hữu hình và vô hình. Ngoài ra, nó là nền tảng cho các bước tiếp theo, chẳng hạn như thiết kế quy trình hoặc mô hình hóa quy trình kinh doanh.
BPM thường liên quan đến các công cụ BPM. Xây dựng và vận hành tự động quy trình từ đầu đến cuối là nhiệm vụ của công cụ. Cuối cùng, nó sẽ phân tích số liệu và tối ưu hóa các quy trình.
Bởi vì BPM giúp các công ty tăng năng suất và tiết kiệm chi tiêu. Các quy trình được tạo bằng cách sử dụng ứng dụng phần mềm sẽ có độ hoàn thiện và hiệu quả cao, giúp cải thiện hoạt động vận hành của công ty.
3. Đặc điểm nổi bật của Business process management
Bộ quản lý quy trình kinh doanh (BPM) có các đặc điểm sau:
- Bộ quy trình quá trình (BPM) là một hoạt động liên tục nhằm mục đích tái cấu trúc quy trình. Đây không phải là một tác vụ duy nhất.
- Cải thiện quy trình là mục tiêu của BPM, không phải tự động hóa hay công nghệ.
- BPM được thực hiện bởi những người muốn cải thiện quy trình hơn là thực hiện quy trình.
V. Lợi ích của Business Process Management
Đối với doanh nghiệp, Business Process Management mang tới những lợi ích sau:
1. Cải thiện năng suất làm việc
Các phần mềm BPM giảm số lượng các tác vụ không cần thiết hoặc không hiệu quả. Chúng cho phép công ty tối ưu hóa quy trình nhiệm vụ. Đội ngũ sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành các mục tiêu quan trọng. Ngoài ra, BPMS tự động hóa các quy trình lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian.
2. Tiết kiệm chi phí hoạt động
Tỷ lệ chi phí đầu ra của công ty cũng trở nên lý tưởng hơn nhờ việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Đây là kết quả trực tiếp của việc cải thiện hiệu suất của nhân viên. Nghiên cứu của AIIM cho thấy chỉ số ROI của các doanh nghiệp ứng dụng BPMS vào quy trình tăng 41% trong năm đầu tiên.
3. Đề ra những bước tiến đột phá
Các công ty có thể tạo ra các quy trình linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng nhanh với BPMS. Ngoài ra, đây là bằng chứng cho thấy các công ty mạnh mẽ có thể đối phó với những thay đổi khó lường.
4. Giảm thiểu rủi ro
Các BPMS giúp chuẩn hóa lại quy trình làm việc và đưa ra các phương án tối ưu nhất để hoàn thành mục tiêu. Do đó, rủi ro do hoạt động gây ra cũng được giảm thiểu tối đa. Đội ngũ nhân viên cũng có một thang quy chiếu đúng đắn để giúp họ tránh sai sót trong quá trình làm việc.
VI. Làm thế nào để lựa chọn BPMS phù hợp cho doanh nghiệp?
1. Một số phần mềm BPMS
Sau khi hiểu được mô hình BPMS là gì, doanh nghiệp tiếp tục tìm kiếm phần mềm BPMS phù hợp cho mình. Có hai loại phần mềm BPM hiện có:
- BPMS có thể được cài đặt offline trên server thông qua phương pháp thanh toán trọn gói.
- BPMS cài đặt phần mềm dưới dạng SaaS, tức là phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ được cung cấp thông qua internet và được thanh toán theo gói.
Thật vậy, nhiều công ty hiện đang chọn các BPMS dưới dạng SaaS hơn vì chúng có những lợi thế vượt trội so với phần mềm offline như:
- Điều này cho phép truy cập linh hoạt trên bất kỳ thiết bị nào.
- Ngân sách duy trì server cố định không bị mất.
- Cập nhật thường xuyên các tính năng ưu việt.
- Một cách dễ dàng để nới rộng số lượng tài khoản đăng nhập
- Không cần phải có nhóm IT riêng.
2. Phần mềm BPMS SaaS
Dựa trên những đánh giá trên, hãy cùng xem xét các tính năng cần thiết cho một BPMS SaaS. Đây là nơi công ty của bạn có thể dựa vào để đưa ra quyết định:
- Quản lý và tự động hóa quy trình thông qua một nền tảng chung.
- Kết nối dữ liệu đồng thời kết nối các quy trình kinh doanh.
- Nâng cao khả năng tương tác và trao đổi thông tin trong các tổ chức.
- Đo lường và kiểm soát hiệu quả giúp tối ưu hóa và cải thiện quy trình.
Sự phát triển của công nghệ đã cho phép các phần mềm BPM hiện đại bao gồm nhiều tính năng tốt hơn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp chọn một BPMS phù hợp, họ nên chú ý đến những tính năng cơ bản này.
VII. Tổng kết
Bài viết là Các thông tin về Business Process và các loại quy trình kinh doanh phổ biến mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Đọc thêm:
