Proposal là một tài liệu quan trọng, trình bày rõ ràng ý tưởng, kế hoạch và giải pháp của bạn để giải quyết vấn đề của khách hàng. Đôi khi việc có hợp tác hay không sẽ được quyết định bằng bản proposal bạn gửi cho đối tác. Bài viết này Terus sẽ làm rõ cho bạn định nghĩa về Proposal và cách xây dựng proposal một cách chuyên nghiệp nhất.

Proposal Là Gì? Cách Xây Dựng Proposal Chuyên Nghiệp

I. Proposal là gì?

Proposal là một bản kế hoạch chi tiết, trình bày rõ ràng mục tiêu, cách thức thực hiện, nguồn lực cần thiết và kết quả dự kiến của một dự án, nhằm thuyết phục khách hàng hoặc đối tác chấp thuận và hợp tác.

Thông thường Proposal thì sẽ được cung cấp dưới dạng file excel, word, powerpoint, canva,... Nhưng tại Terus thì chúng tôi sẽ đóng gói mọi thứ lại thành 1 file pdf duy nhất.

Các nội dung sẽ có trong Proposal

Các bên khác nhau sẽ có cách làm Proposal sẽ có cách làm khác nhau có bên sẽ làm SWOT, có bên sẽ làm 5W1H, nhưng để phổ biến thì tôi sẽ nói với bạn bằng 5W1H.

Mô hình 5W1H
  1. What? Proposal nói về cái gì
  2. Why? Lý do có cái Proposal này
  3. Who? Ai là người làm cái Proposal này
  4. When? Thời điểm lúc nào
  5. Where? Thực hiện ở đâu?
  6. How? Thực hiện bằng cách nào?

Proposal là tài liệu chính thức giúp doanh nghiệp trình bày ý tưởng, kế hoạch và thu hút sự hợp tác từ các đối tác.

II. Cấu trúc chuẩn của Proposal

Một proposal chuẩn sẽ bao gồm có 4 phần, mỗi phần sẽ đóng vai trò khác nhau:

1. Giới thiệu

Một Proposal hiệu quả cần có phần giới thiệu súc tích và đầy đủ thông tin. Phần này sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được bản chất của dự án.

2. Nói về khách hàng

Thành công của một Proposal phụ thuộc rất lớn vào khả năng thuyết phục khách hàng về giá trị mà dự án mang lại. Phần này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu và thu hút sự quan tâm của khách hàng. Để làm được điều này, Proposal cần trình bày một cách rõ ràng và chi tiết về mục tiêu, phạm vi, thời gian thực hiện và các lợi ích mà dự án sẽ mang lại.

3. Nội dung chính

Phần nội dung nên trình bày một cách khoa học và dễ hiểu về ý tưởng, giá trị và chi phí của dự án, giúp khách hàng hình dung rõ ràng về những gì họ sẽ nhận được. Chú ý phần này bạn phải xây dựng hệ thống thông tin theo trình tự logic, cái trên dẫn tới cái dưới, hệ quả nguyên nhân, điều này giúp củng cố sự uy tín về thông tin bạn đưa ra.

4. Chứng minh khả năng

Phần cuối cùng của Proposal đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục khách hàng lựa chọn hợp tác. Chính vì vậy, việc trình bày rõ ràng năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết.

Hãy giới thiệu chi tiết về đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, các phòng ban có liên quan, những dự án thành công đã thực hiện và các giải thưởng mà doanh nghiệp đã đạt được. Điều này sẽ giúp khách hàng tin tưởng vào khả năng thực hiện dự án của bạn.

III. Template cơ bản cho một Proposal

Với cấu trúc mẫu rõ ràng, người dùng chỉ cần điền các thông tin cụ thể vào các trường tương ứng để hoàn thiện kế hoạch. Tôi sẽ cho bạn "khung xương" cơ bản cho một cái Proposal tiêu chuẩn:

1. Tổng quan

Tổng quan đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ proposal, cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, mục tiêu cần đạt được và những thông tin cơ bản cần thiết để thuyết phục đối tác hoặc nhà đầu tư. Đây là bước đầu tiên để tạo dựng ấn tượng ban đầu và thu hút sự quan tâm của người đọc.

2. Mục tiêu

Mục tiêu

Phần này đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục khách hàng về giá trị mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại. Thay vì chỉ đơn thuần liệt kê các tính năng, chúng ta cần tập trung vào việc giải quyết các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải và chứng minh rằng sản phẩm/dịch vụ của bạn là giải pháp tối ưu.

3. Thông tin chi tiết

Đi sâu vào từng chi tiết của Proposal, từ ý tưởng sáng tạo, lợi ích mang lại cho khách hàng, cho đến những phân tích chi tiết về chi phí và các thông số kỹ thuật. Đây là phần cốt lõi giúp thuyết phục khách hàng về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ.

4. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm

Phần 4 là minh chứng rõ ràng cho năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp. Tại đây, bạn nên giới thiệu những thành tựu đã đạt được, những dự án thành công và những cột mốc quan trọng đánh dấu hành trình phát triển.

IV. Những cách viết Proposal chuyên nghiệp

Một Proposal chuyên nghiệp không chỉ là một tài liệu trình bày ý tưởng, mà còn là một công cụ đàm phán hiệu quả, giúp doanh nghiệp tạo dựng ấn tượng mạnh mẽ và giành được sự tin tưởng của khách hàng.

1. Chú trọng tới hình thức

Ấn tượng ban đầu luôn là yếu tố quyết định. Một bản Proposal được thiết kế chuyên nghiệp, bắt mắt không chỉ thu hút sự chú ý của khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tâm huyết của bạn. Hãy đầu tư vào hình thức để tạo ra một ấn phẩm thật sự ấn tượng.

Lưu ý: Hình thức đơn giản nhưng phải tinh tế và đặc biệt là đừng sử dụng quá 5 màu sắc trong 1 proposal, việc này sẽ vô tình làm proposal của bạn thiếu sự chuyên nghiệp. Nếu được hãy chọn màu là các màu xuất hiện trong logo.

2. Không lê thê, dài dòng

Không lê thê, dài dòng

Độ dài lý tưởng của một Proposal là từ 2500 đến 4000 từ, tương đương với 4-7 trang A4. Việc giới hạn độ dài giúp đảm bảo nội dung cô đọng, dễ hiểu. Hãy sử dụng hình ảnh hóa các số liệu như biểu đồ bánh, biểu đồ hình tròn, biểu đồ cột,...

Dài chưa chắc đã tốt, hãy thử trả lời 3 câu hỏi sau xem proposal của bạn đã trả lời được chưa nhé:

  1. Những gì đề xuất đem lại lợi ích gì cho khách hàng?
  2. Liệu có đoạn nào đáng lẽ chỉ cần 1 câu nhưng bạn đang viết thành 2 - 3 câu không?
  3. Logic từ đầu đến cuối có liên kết với nhau không? Các vấn đề nêu ở trên đã có giải pháp ở phía bên dưới chưa?

3. Viết xoay quanh khách hàng

Thành công của mọi chiến lược kinh doanh đều bắt nguồn từ việc hiểu rõ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khi viết proposal cũng vậy bạn phải chú tâm vào việc đáp ứng được những Pain Point của khách hàng.

4. Hiểu đối thủ của họ hơn cả họ

Hiểu đối thủ của họ hơn cả họ

Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ giúp bạn xây dựng proposal cạnh tranh, tạo ra sự khác biệt và thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của mình. Bạn sẽ gây được ấn tượng khi có được những kiến thức về đối thủ của khách hàng và phân tích được đối thủ của họ.

5. Đúng giờ

Việc đặt ra deadline rõ ràng không chỉ giúp tạo áp lực để hoàn thành công việc đúng hạn mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và cam kết của bạn với khách hàng.

6. Xây dựng ra kế hoạch tốt nhất

Xây dựng ra kế hoạch tốt nhất

Để thuyết phục khách hàng hoặc đối tác chấp thuận dự án của bạn, một Proposal phải trình bày một cách rõ ràng, chi tiết và logic tất cả các khía cạnh của dự án, từ mục tiêu, kế hoạch thực hiện đến nguồn lực cần thiết. Một Proposal tốt không chỉ trả lời câu hỏi "gì" mà còn trả lời cả câu hỏi "làm thế nào", "tại sao" và "bao nhiêu".

7. Chú ý đến ngân sách của khách hàng

Ngân sách không chỉ là con số mà còn là yếu tố định hình toàn bộ dự án, từ giai đoạn lên kế hoạch đến khi triển khai và hoàn thành. Hãy chú ý đến những chi phí phải chi cho kế hoạch của bạn, tính ra trước nhằm cân đối với ngân sách của khách hàng đưa ra, nếu họ không đưa ngân sách hãy tạo ra các phân khúc cho kế hoạch của bạn.

V. Lỗi thường gặp phải khi viết Proposal

Khi viết Proposal bạn sẽ thường gặp được những sai lầm khiến khách hàng không hài lòng:

1. Không gây được ấn tượng

Một proposal dài dòng và thiếu trọng tâm sẽ khiến khách hàng nhanh chóng mất kiên nhẫn và bỏ qua cơ hội hợp tác với bạn. Thay vào đó, hãy tập trung vào những thông tin quan trọng nhất, trình bày chúng một cách ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng.

2. Thể hiện cá nhân quá nhiều

Thể hiện cá nhân quá nhiều

Việc quá chú trọng vào việc giới thiệu về công ty và thành tích có thể khiến Proposal trở nên nhàm chán và thiếu tính thuyết phục. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc giải thích rõ ràng cách mà sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ giải quyết vấn đề của khách hàng.

3. Cấu trúc thiếu tính logic

Dù nội dung Proposal có hấp dẫn đến đâu, nếu không được trình bày một cách logic, mạch lạc và chuyên nghiệp thì sẽ khó lòng thuyết phục được khách hàng.

VI. Cách lấy mẫu proposal miễn phí

Việc sử dụng các mẫu Proposal có sẵn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp và thống nhất cho tài liệu của mình.

1. Canva

Canva

Bước 1: Truy cập Canva

Mở trình duyệt web và nhập địa chỉ "Canva.com" vào thanh tìm kiếm. Canva sẽ đưa bạn đến trang chủ với kho tàng mẫu thiết kế đa dạng.

Bước 2: Tìm kiếm mẫu Proposal phù hợp

Tại thanh tìm kiếm của Canva, nhập từ khóa "Proposal" kết hợp với các từ khóa mô tả chi tiết hơn như "Proposal kinh doanh", "Proposal thiết kế",... Lọc kết quả tìm kiếm theo phong cách, màu sắc hoặc ngành nghề để tìm được mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Bước 3: Tùy chỉnh mẫu Proposal

Bước 4: Lưu

Canva cho phép bạn lưu Proposal dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, PNG, JPEG để phù hợp với nhu cầu sử dụng.

2. Jotform

Trên đây là những thông tin cơ bản về Proposal, từ định nghĩa đến hướng dẫn cách viết. Terus hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi xây dựng một Proposal chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng, một Proposal không chỉ là một tài liệu trình bày ý tưởng, mà còn là "bộ mặt" của bạn hoặc tổ chức của bạn. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian và công sức để tạo ra một Proposal hoàn hảo nhất.

terus-logo-profile
Cập nhật lúc 3 Tháng 2, 2025



Terus Business là đội ngũ thuộc Terus chuyên cung cấp thông tin cập nhật về thị trường và phân tích các mô hình kinh doanh, đưa ra các giải pháp thiết thực dựa trên các chiến lược đã được chứng minh.