Purchase Order Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Purchase Order (PO)

Người mua đang xác nhận những gì họ muốn người bán giao hàng. Họ cũng đồng ý thanh toán các món hàng vào một ngày sau đó (dựa trên các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận).

Người bán sử dụng Purchase Order để bảo vệ khi cung cấp tín dụng cho người mua vì người mua có nghĩa vụ pháp lý phải thanh toán cho các sản phẩm và dịch vụ khi chúng được giao.

Vậy Purchase Order là gì? Và nó hoạt động như thế nào? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Purchase Order là gì?

Purchase Order là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.

Nếu hiện tại không có hợp đồng nào điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán thì đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay cho hợp đồng. Điều này cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho cả người mua và người bán.

Việc sử dụng PO cũng giúp theo dõi việc mua hàng thông qua toàn bộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán. Mỗi PO được gán một số duy nhất, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán của từng yêu cầu mua hàng.

Có nhiều loại PO khác nhau, phổ biến nhất là PO tiêu chuẩn và PO chung:

PO tiêu chuẩn bao gồm một giao dịch mua cụ thể mà không lặp lại.
PO chung được sử dụng để cam kết người mua mua sản phẩm hoặc dịch vụ liên tục cho đến khi đạt đến một ngưỡng nhất định.

II. Purchase Order hoạt động như thế nào?

Đối với hầu hết các tổ chức, Purchase Order là bước thứ hai trong quy trình đặt hàng. Nó bắt đầu như một yêu cầu đặt hàng, còn được gọi là yêu cầu mua hàng. Để trở thành một Purchase Order, trước tiên nó phải nhận được sự chấp thuận chính xác từ công ty mua xác nhận rằng việc mua hàng sẽ được thực hiện.

Thông thường, việc này bao gồm việc xem xét các yêu cầu cũng như chi phí so với ngân sách còn lại của bộ phận liên quan đến việc mua hàng. Tuy nhiên, đối với các đơn hàng có giá trị thấp hơn có thể không cần phê duyệt bổ sung.

Biểu mẫu Purchase Order là một tài liệu tương tự như đơn đặt hàng, trong đó nêu rõ những gì nên mua, số lượng, nơi mua hàng,… Nhưng đó là tài liệu nội bộ của công ty mua và sẽ không được chia sẻ ra bên ngoài. Sau khi được phê duyệt, yêu cầu mua hàng sẽ chuyển thành Purchase Order có thể được gửi đến nhà cung cấp.

III. Lợi ích của Purchase Order

Lợi ích cho người mua

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều hiểu rõ về các điều khoản của đơn hàng. Tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.
Tăng hiệu quả quản lý đơn hàng: Po giúp người mua theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn. Thông tin về đơn hàng được ghi rõ trong Po, giúp người mua dễ dàng kiểm tra, theo dõi và xử lý đơn hàng.
Kiểm soát chi phí: Các thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng,... được ghi rõ trong Po, giúp người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sử dụng Po cho phép người mua theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng. Bằng cách so sánh Po với hóa đơn và kết quả thực tế, người mua có thể xác định xem liệu người bán đã đáp ứng các yêu cầu được đặt ra hay chưa.

Lợi ích cho người bán

Nhận được đơn đặt hàng rõ ràng: Po giúp người bán hiểu rõ về nhu cầu của người mua, giúp họ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng đúng thời hạn.
Được bảo vệ về mặt pháp lý: Po là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp người bán được bảo vệ nếu người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng.
Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: Po giúp người bán củng cố mối quan hệ với khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

IV. Cách sử dụng Purchase Order

Đơn đặt hàng được sử dụng để đơn giản hóa quá trình mua sắm. Đây là một ví dụ đơn giản về quy trình Purchase Order:

Một nhân viên nhận ra rằng văn phòng sắp hết văn phòng phẩm và sắp hết mực máy in. Vì vậy, họ tạo một yêu cầu mua hàng và gửi cho người quản lý của họ để phê duyệt.
Người quản lý xem xét và phê duyệt các giao dịch mua hàng và chỉ định số đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp bằng giấy hoặc sử dụng hệ thống đặt hàng điện tử chuyên dụng.
Nhà cung cấp sẽ xem xét đơn đặt hàng và kiểm tra hàng tồn kho của họ để xem liệu họ có đủ số lượng yêu cầu của các mặt hàng được yêu cầu hay không trước khi chấp nhận PO.
Nhà cung cấp sẽ gửi hàng cho người mua bao gồm số PO trên phiếu đóng gói để tham khảo.
Nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn, hóa đơn này phải có số hóa đơn duy nhất, yêu cầu thanh toán cho các mặt hàng và bao gồm số PO trên hóa đơn để tham khảo.
Người mua thanh toán cho các mặt hàng dựa trên các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng.

V. Những thông tin cần thiết trong một Purchase Order

Một đơn đặt hàng sẽ chứa các chi tiết đặt hàng, thông tin này thường bao gồm:

Tên công ty của người mua.
Thông tin nhà cung cấp bao gồm tên công ty của người bán.
(Các) sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được mua.
Thông tin cụ thể về tên thương hiệu, SKU, số model,…
Số lượng mua.
Giá mỗi đơn vị.
Ngày giao hàng – khi nào đơn hàng sẽ được giao.
Địa điểm giao hàng – nơi đơn hàng sẽ được giao đến hoặc địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ có liên quan.
Địa chỉ thanh toán – nơi người bán sẽ gửi hóa đơn sau khi giao hàng.
Giảm giá – bất kỳ khoản giảm giá nào được áp dụng cho đơn hàng theo điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp.

VI. Các dạng Purchase Order phổ biến

Phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều dạng Po khác nhau. Trong đó có thể kể đến một số loại phổ biến như:

1. Standard Purchase Order

Đây là loại Po tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

2. Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, Po này chỉ định số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

3. Contract Purchase Order

Loại Po này được dùng trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, như thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều kiện thanh toán.

4. Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

5. Service Purchase Order

Đây là dạng Po được sử dụng khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Chứa thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.

VII. Làm thế nào để quản lý Purchase Order hiệu quả?

Purchase Order là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với các công ty, vì vậy việc quản lý đơn hàng hợp lý là yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn khi làm việc với nhà cung cấp.

Quản lý các nhà cung cấp mà công ty bạn đặt hàng. Thông tin của nhà cung cấp phải đảm bảo sự rõ ràng, sẵn có dễ dàng và giúp hoạt động thu mua hiệu quả hơn. Điều này làm cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
Xác định giới hạn chi tiêu ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và chia mua hàng thành nhiều danh mục.
Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí và tránh quản lý tài chính yếu kém. Việc thực hiện quy trình xác minh phù hợp sẽ giúp ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt trong trường hợp đặt hàng lặp lại cho cùng một sản phẩm.
Cung cấp các yếu tố kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng nhằm giúp duy trì thông tin đơn hàng chính xác. Điều này giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số tiền mua, thông tin về giá hoặc giao hàng cũng như thuế tính trên mặt hàng đó.
Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ phải được lưu giữ đúng quy định để hạn chế mất mát, nhầm lẫn và hơn hết là đảm bảo an toàn tài liệu.
Quy trình hủy đơn hàng phải rõ ràng. Ngoài ra, khi hủy đơn hàng phải có văn bản chính thức chứa các thông tin cần thiết và chữ ký phê duyệt. Đơn đặt hàng bị hủy phải được gửi cùng với các tài liệu liên quan.

Đơn hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu được quản lý nhanh chóng trực tiếp thông qua phần mềm quản lý bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép bạn quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhận hàng đến lưu kho. Ngoài ra, việc quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và các khoản phải trả được thực hiện để tính toán chi phí nhập khẩu và thanh toán đúng hạn.

Từ báo cáo bán hàng phần mềm, bạn còn có thể đánh giá được sự phát triển doanh số của từng sản phẩm đối với từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

VIII. Mục đích của Purchase Order là gì?

Po (Purchase Order) là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu hiện tại không có hợp đồng nào điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán thì đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay cho hợp đồng. Cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho cả người mua và người bán.

Mỗi Po được gán một số duy nhất, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán của từng yêu cầu mua hàng.

Cụ thể, Po có các mục đích sau:

Xác nhận yêu cầu mua hàng: Po là tài liệu chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng của người mua đối với nhà cung cấp. Khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ biết được chính xác những gì người mua cần mua, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng,...
Ràng buộc trách nhiệm của hai bên: Khi Po được ký kết bởi cả người mua và nhà cung cấp, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Có nghĩa là cả hai bên đều có trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong Purchase Order.
Cơ sở để thanh toán: Po là tài liệu quan trọng để nhà mua xác định số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Nhà mua sẽ dựa trên thông tin về số lượng, giá cả,... trong Po để lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
Quản lý quá trình đặt hàng: Po giúp người mua quản lý quá trình đặt hàng một cách hiệu quả. Thông qua Po, người mua có thể theo dõi tiến độ đặt hàng, xác định các vấn đề phát sinh (nếu có) và đưa ra các giải pháp kịp thời.
Cơ sở để lập kế hoạch sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, Po có thể được sử dụng làm cơ sở để lập kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp có thể dựa trên các thông tin trong Po để xác định được số lượng hàng hóa cần sản xuất, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cơ sở để kiểm soát chất lượng: Po có thể được sử dụng làm cơ sở để kiểm soát chất lượng hàng hóa. Dựa trên các thông tin trong Po, người mua có thể xác định các tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa cần mua.

IX.Quy trình sử dụng Purchase Order

Sau đây tôi sẽ cung cấp quy trình khi sử dụng Purchase Order:

Bước 1. Yêu cầu mua hàng: Người cần mua hàng trong tổ chức (thường là các bộ phận như mua hàng, kế toán, quản lý dự án) tạo yêu cầu mua hàng. Yêu cầu này bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.
Bước 2. Xác nhận yêu cầu: Yêu cầu mua hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để xác nhận và phê duyệt. Quy trình phê duyệt thường tùy thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của từng người trong tổ chức.
Bước 3. Tạo Purchase Order: Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, một Purchase Order (Po) sẽ được tạo bởi bên mua
Bước 4. Phê duyệt Po: Po sau đó được gửi đến các bộ phận liên quan (như mua hàng, kế toán) để được xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt Po có thể yêu cầu sự chấp thuận từ một hoặc nhiều người có quyền trong tổ chức.
Bước 5. Gửi Po đến nhà cung cấp: Sau khi Po đã được phê duyệt, tiếp theo sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Qua Po, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chi tiết về đơn hàng và các yêu cầu cần được tuân thủ.
Bước 6. Xác nhận Po từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xem xét Po và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn hàng, đảm bảo rằng cả tổ chức và nhà cung cấp đều đồng ý về các điều khoản của hợp đồng.
Bước 7. Giao hàng và nhận hàng: Sau khi Po đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu trong Po. Từ phía tổ chức, người nhận hàng sẽ kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa/ dịch vụ đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu trong Po hay chưa.
Bước 8. Xử lý thanh toán: Sau khi hàng hóa/ dịch vụ đã được nhận và xác nhận, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xử lý thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin trong Po.

X. Phân biệt Po và PI (Proforma Invoice) và Sale Contract (SC)

Tính năng	Purchase Order (PO)	Proforma Invoice (PI)	Sale Contract (SC)
Mục đích	Xác nhận yêu cầu mua hàng	Cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng (giá cả, số lượng,…) để khách hàng tham khảo và tiến hành thanh toán	Quy định chi tiết các điều khoản mua bán giữa hai bên
Thời điểm lập	Trước khi giao hàng	Trước khi giao hàng	Trước khi giao hàng hoặc sau khi giao hàng
Người lập	Người mua	Người bán	Có thể là cả người mua và người bán
Tính chất pháp lý	Có tính ràng buộc nhất định, là cơ sở để giao hàng	Không có tính ràng buộc pháp lý cao, chỉ mang tính tham khảo	Có tính pháp lý cao, là cơ sở để giải quyết tranh chấp
Nội dung chính	Thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng	Thông tin chi tiết về đơn hàng, bao gồm cả thuế, phí	Tất cả các điều khoản của hợp đồng, bao gồm giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng, bảo hành, trách nhiệm của các bên,…
Sử dụng	Được sử dụng rộng rãi trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ	Thường được sử dụng trong giao dịch quốc tế, khi cần xác nhận thông tin đơn hàng trước khi thanh toán	Là tài liệu pháp lý chính thức trong giao dịch mua bán

XI. Cách quản lý Po hiệu quả

1. Xây dựng quy trình phê duyệt PO chi tiết

Bước đầu tiên và vô cùng quan trọng là xây dựng một quy trình phê duyệt PO rõ ràng và chi tiết. Quy trình này sẽ xác định rõ ai có thẩm quyền phê duyệt các đơn hàng, những bước cần thiết để hoàn tất quá trình phê duyệt và thời gian hoàn thành dự kiến cho mỗi bước. Việc có một quy trình phê duyệt rõ ràng sẽ giúp tránh những quyết định thiếu nhất quán, giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo rằng chỉ những đơn hàng đáp ứng các tiêu chí đã được phê duyệt mới được thực hiện.

2. Sử dụng phần mềm quản lý PO chuyên nghiệp

Việc sử dụng phần mềm quản lý PO sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình, từ việc tạo lập PO, theo dõi trạng thái đơn hàng cho đến quản lý nhà cung cấp. Phần mềm này giúp giảm thiểu lỗi sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tính chính xác và hiệu quả trong quản lý PO. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo chi tiết về các đơn hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.

3. So sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp

Trước khi quyết định đặt hàng, doanh nghiệp nên so sánh giá cả từ ít nhất 3 nhà cung cấp khác nhau. Việc này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp đang mua hàng với giá cả cạnh tranh nhất. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào giá cả mà cần xem xét các yếu tố khác như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và dịch vụ hậu mãi.

4. Quản lý danh sách nhà cung cấp hiệu quả

Việc xây dựng và quản lý danh sách nhà cung cấp là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đánh giá năng lực của từng nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng đơn hàng, giá cả, dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp để có những điều chỉnh phù hợp.

5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Sau khi đơn hàng được thực hiện, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện đơn hàng, so sánh với thông tin đã ghi trong PO. Việc theo dõi này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời hạn, đúng chất lượng và số lượng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần định kỳ đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng để tìm ra những điểm cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình.

Trên đây là những thông tin quan trọng nhất bạn cần biết về tầm quan trọng của Purchase Order và Purchase trong kinh doanh. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ – Giảii đáp thắc mắc liên quan đến Purchase Order

1. Purchase Order hoạt động như thế nào?

Quy trình hoạt động của Purchase Order thường bao gồm các bước sau:

Lập yêu cầu đặt hàng: Bộ phận sản xuất/kinh doanh lập danh sách yêu cầu mua hàng/thuê dịch vụ và chuyển cho bộ phận mua hàng.
Soạn thảo Purchase Order: Bộ phận mua hàng soạn thảo Purchase Order chi tiết với thông tin nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, giá, điều khoản thanh toán…
Gửi Purchase Order cho nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng gửi Purchase Order cho nhà cung cấp để xác nhận và đáp ứng yêu cầu.
Nhà cung cấp xác nhận Purchase Order: Nhận Purchase Order, kiểm tra và xác nhận đáp ứng, thông báo tiến độ giao hàng.
Giao hàng: Sau khi hoàn thành sản xuất, nhà cung cấp giao hàng theo đúng điều kiện trong Purchase Order.
Kiểm nhận và thanh toán: Khách hàng kiểm nhận, thanh toán cho nhà cung cấp nếu hàng hóa đạt đúng yêu cầu.

2. Những điều cần lưu ý khi lập và xử lý đơn đặt hàng là gì?

Có một số điều cần lưu ý khi lập và xử lý đơn đặt hàng (Purchase Order):

Thông tin cụ thể về mặt hàng như tên, mã số, đặc tính kỹ thuật, chất lượng…
Xác định rõ đúng số lượng cần đặt, đơn vị tính phù hợp.
Ghi rõ yêu cầu về thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển.
Ghi rõ giá cả sản phẩm/dịch vụ và các điều kiện thanh toán liên quan.
Yêu cầu phải ghi rõ điều kiện tín dụng, bảo hành, bảo trì.
Kiểm tra kỹ thông tin Purchase Order trước khi gửi/nhận và xác nhận.
Thông báo kịp thời nếu có bất kỳ thay đổi nào để tránh sai sót.
Lưu trữ Purchase Order kỹ lưỡng làm căn cứ cho quá trình thanh toán tiếp theo.

3. Tầm quan trọng của việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên Purchase Order là gì?

Việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên Purchase Order là vô cùng quan trọng với vai trò sau:

Tránh sai sót, đảm bảo tính chính xác của thông tin về sản phẩm đặt mua.
Xác thực số lượng, đơn giá, giá trị Purchase Order phù hợp với thỏa thuận.
Kiểm soát chặt chẽ chất lượng, đặc tính kỹ thuật phù hợp yêu cầu.
Đảm bảo thời gian, điều kiện giao hàng, thanh toán đúng thống nhất.
Tránh sai sót tiềm ẩn gây tranh chấp, khiếu nại khi thanh toán.
Làm căn cứ để theo dõi tiến độ đơn hàng, đánh giá mức độ hoàn thành của đối tác.
Bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên trong quá trình thực thi hợp đồng.

4. Vấn đề hay gặp phải và cách giải quyết liên quan đến việc lập và xử lý Purchase Order là gì?

Một số vấn đề hay gặp phải và cách giải quyết liên quan đến lập và xử lý Purchase Order:

Sai sót trong thông tin Purchase Order: Kiểm tra kỹ, thông báo kịp thời cho bên liên quan để điều chỉnh.
Purchase Order không được xác nhận kịp thời: Liên hệ nhà cung cấp xử lý, nếu không được áp dụng biện pháp dự phòng.
Hàng hóa đến muộn/thấp hơn yêu cầu: Xử lý theo điều kiện thanh toán trong Purchase Order, tính phạt đối với trường hợp vi phạm.
Chất lượng hàng hóa không đạt: Xử lý theo quy định bảo hành, đổi trả hàng hoặc hoàn tiền.
Thanh toán chậm: Liên hệ nhà cung cấp xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng tiến độ thanh toán với bên thứ 3.
Tranh chấp về giá cả: Kiểm tra lại thỏa thuận, hợp đồng để xử lý hòa giải.

Đọc thêm:

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 10 Tháng 1, 2025

Terus Business là đội ngũ thuộc Terus chuyên cung cấp thông tin cập nhật về thị trường và phân tích các mô hình kinh doanh, đưa ra các giải pháp thiết thực dựa trên các chiến lược đã được chứng minh.