Webmail Là Gì? Liệu Doanh Nghiệp Có Nên Sử Dụng Webmail Không?

Webmail là giải pháp quản lý email tiện lợi, cho phép bạn truy cập email của mình mọi lúc mọi nơi. Với dung lượng lưu trữ lớn và giao diện trực quan, Webmail sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm hiểu các thông tin liên quan đến Webmail thì bài viết này là dành cho bạn, Terus sẽ cung cấp cho bạn những thông tin mà bạn cần biết về WebMail.

I. WebMail là gì?

Webmail là một ứng dụng web giúp bạn quản lý hộp thư đến, soạn thảo và gửi email một cách dễ dàng. Bạn có thể truy cập và sử dụng Webmail trên nhiều thiết bị khác nhau, bất kể khi nào bạn muốn.

Email, một công cụ truyền thông lâu đời nhưng không hề lỗi thời, vẫn luôn là một trong những kênh quảng cáo hiệu quả nhất hiện nay. Sự đa dạng của các nền tảng email như Outlook, Gmail, Yahoo,... đã góp phần làm tăng tầm ảnh hưởng của hình thức marketing này.

II. Điều gì khiến cho WebMail nổi bật hơn cả?

Webmail, mặc dù không có quá nhiều tính năng vượt trội so với các dịch vụ email khác, nhưng lại vô cùng tiện lợi khi cho phép người dùng truy cập và quản lý email mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Sau đây là những tính năng khiến WebMail trở nên nổi bật:

1. Soạn thảo email

Công cụ soạn thảo được trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại, cho phép người dùng dễ dàng chèn hình ảnh, đính kèm tệp tin và liên kết email trực tiếp vào văn bản, tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp và sinh động.

2. Hộp nhận mail

Sẽ quản lý được cho bạn tất cả những thư được gửi đến và phân loại các loại mail theo các danh mục giúp bạn ưu tiên các mail quan trọng lên trước. Tất nhiên là vẫn ngoại trừ các mail bị đưa vào ở hợp thư Spam.

3. Hộp thư đi 

Sẽ lưu trữ toàn bộ các mail mà bạn đã gửi đi, việc này rất tiện khi được tách biệt ra với mail được nhận. Bạn sẽ dễ dàng quản lý các mail đã gửi cho khách hàng và đối tác của mình.

4. Thư nháp 

Trong quá trình soạn thảo email, đôi khi chúng ta gặp phải những tình huống bất ngờ như mất kết nối mạng, thiết bị bị sập nguồn hoặc đơn giản là muốn tạm dừng để làm việc khác. Lúc này, hộp thư nháp chính là "ngôi nhà" an toàn để bảo vệ những dòng chữ đang dang dở của bạn.

5. Hộp thư cá nhân

Việc sở hữu một hệ thống email khoa học, chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn quản lý thông tin hiệu quả mà còn tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp. Và tính năng lưu trữ email chính là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ bạn đạt được điều đó.

6. Lọc được thư spam

Hộp thư Spam là nơi tập trung của những email không mong muốn, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Những email này thường chứa nội dung quảng cáo quá mức, lừa đảo, hoặc các liên kết độc hại. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động phân loại và chuyển những email này vào thư mục Spam để bảo vệ tài khoản của bạn.

Ngoài ra trong WebMail còn tích hợp rất nhiều tiện ích chức năng khác như: tạo chữ ký riêng, đổi font chữ, đổi giao diện quản lý,... sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi sử dụng.

III. Lợi ích của việc sử dụng Webmail là gì?

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, nhu cầu về một công cụ quản lý email hiệu quả, linh hoạt và dễ sử dụng ngày càng tăng cao. Outlook, với tư cách là một trong những ứng dụng quản lý email hàng đầu, đã và đang được đông đảo người dùng tin tưởng. 

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, Outlook cũng tồn tại một số hạn chế nhất định, điển hình là vấn đề về tốc độ xử lý. Chính vì vậy, Webmail đã nổi lên như một giải pháp thay thế hấp dẫn, mang đến nhiều lợi ích vượt trội.

• Dễ sử dụng: Với giao diện đơn giản và dễ làm quen, WebMail giúp bạn nhanh làm quen với cách sử dụng WebMail.
• Backup: Tính năng quen thuộc với email, với tính năng này bạn sẽ giảm thiểu được nguy cơ mất hoặc sự cố đối với dữ liệu.
• Truy cập từ nhiều thiết bị: Với sự phát triển của WebMail, người dùng bây giờ có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào không cần thiết phải là máy tính và vẫn đảm bảo sự an toàn
• Tìm kiếm bằng từ khóa: Bạn có thể tìm kiếm email bằng từ khóa, WebMail sẽ tự so khớp nội dung, tiêu đề, tên người người,... để trả ra các kết quả cho bạn.
• Không gian lưu trữ không giới hạn: Một trong những ưu điểm nổi bật của Webmail so với các dịch vụ khác chính là dung lượng lưu trữ miễn phí vô cùng hấp dẫn.

IV. Nhược điểm WebMail là gì?

Tuy cải thiện so với những người đi trước là thế nhưng WebMail vẫn còn tồn tại một số yếu điểm: 

1. Vẫn tồn tại rủi ro gián đoạn

Tính ổn định của dịch vụ Webmail là một yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Mặc dù sự cố hiếm khi xảy ra, nhưng khi xảy ra, nó có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

2. Vẫn có nguy cơ mất tất cả email

Sử dụng dịch vụ Webmail mang lại nhiều tiện lợi nhưng cũng tiềm ẩn một số rủi ro về bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, các nhà cung cấp dịch vụ uy tín hiện nay đã trang bị nhiều tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin của bạn. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối, hãy thường xuyên sao lưu dữ liệu.

3. Vẫn hiện quảng cáo

Mặc dù tiện lợi khi sử dụng trên trình duyệt web, Webmail cũng đi kèm với những quảng cáo có thể gây gián đoạn trải nghiệm người dùng. Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng của các quảng cáo này thường không quá lớn.

4. Nhận thư spam

Mặc dù có thể loại bỏ thư rác, nhưng việc hộp thư bị ngập tràn email không mong muốn vẫn gây ra sự phiền toái cho người dùng. Vì vậy, việc xóa thư rác định kỳ là cần thiết.

5. Quyền riêng tư

Mặc dù các nhà cung cấp Webmail có quyền truy cập vào email của bạn, nhưng họ thường cam kết bảo mật thông tin cá nhân. Ví dụ, Gmail sử dụng dữ liệu email để cá nhân hóa quảng cáo chứ không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba.

6. Không có địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ là một công cụ giao tiếp mà còn là đại diện cho hình ảnh thương hiệu. Việc sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn so với các dịch vụ email miễn phí

V. Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail

Việc sử dụng WebMail vô cùng đơn giản và tiện lợi. Với giao diện trực quan và các chức năng cơ bản như:

• Soạn thư: Tạo email mới, đính kèm file và gửi đi chỉ với vài cú click chuột.
• Hộp thư đến: Nơi tập trung tất cả email bạn nhận được.
• Hộp thư đi: Kiểm tra lại các email đã gửi.
• Hộp nháp: Lưu trữ những email đang soạn chưa gửi.
• Hộp thư riêng: Tổ chức email theo các danh mục khác nhau.
• Hộp thư spam: Chặn các email rác, bảo vệ hộp thư của bạn.

Nhận Email

Để truy cập webmail, bạn hãy nhập địa chỉ yourdomain.com/webmail vào trình duyệt. Sau khi đăng nhập bằng thông tin tài khoản mà nhà cung cấp hosting đã cung cấp, hãy chọn giao diện "roundcube" để bắt đầu sử dụng dịch vụ email của mình.

Gửi Email

Để gửi email, bạn truy cập vào giao diện WebMail, chọn "Compose". Tại đây, bạn điền đầy đủ thông tin như: tiêu đề, người nhận, nội dung và gửi đi.

VI. Lý do nên và không nên dùng Webmail cho doanh nghiệp?

Dưới đây là một số lợi ích và nhược điểm trên công cụ để bạn hiểu Webmail là gì và có phù hợp với doanh nghiệp hay không?

Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp

1. Sự link hoạt

Webmail mang đến sự linh hoạt tối đa, cho phép bạn truy cập và quản lý email mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet, không bị giới hạn bởi thiết bị.

2. Sự tiện lợi khi ứng dụng vào doanh nghiệp

Webmail mang đến trải nghiệm gửi và nhận email mượt mà, trực quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

3. Dễ quản lý hơn

Với webmail, bạn có thể tùy chỉnh cách tổ chức email của mình bằng cách tạo các thư mục và thiết lập quy tắc tự động. Nhờ đó, việc quản lý email trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Nhược điểm của WebMail

1. Khả năng bảo mật

Sử dụng webmail tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật dữ liệu cá nhân do phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Để bảo vệ thông tin của bạn, hãy chọn nhà cung cấp uy tín và bật thêm các tính năng bảo mật như mã hóa và xác thực hai yếu tố.

2. Lưu trữ thêm phải trả phí

Dung lượng lưu trữ email có thể bị hạn chế khi sử dụng dịch vụ webmail miễn phí. Doanh nghiệp có khối lượng email lớn hoặc thường xuyên gửi tệp đính kèm lớn cần cân nhắc nâng cấp gói dịch vụ để tránh tình trạng đầy bộ nhớ.

3. Khó quản lý được hoàn toàn

Sử dụng webmail tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu khi nhà cung cấp dịch vụ gặp sự cố hoặc ngừng hoạt động. Bạn sẽ không còn quyền kiểm soát hoàn toàn hộp thư của mình.

Hiện ya có một loại email mới khá phù hợp với doanh nghiệp được gọi là Email4B, tôi sẽ giới thiệu cho bạn về email doanh nghiệp ngay dưới đây.

VII. EMAIL4B là gì?

Email4B, được xây dựng trên nền tảng Windows Server 2016/2019 với ổ cứng SSD Enterprise, đảm bảo hoạt động ổn định, tốc độ xử lý nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu sử dụng email lớn của doanh nghiệp.

Ưu điểm của Email4b so với WebMail

Khi đăng ký dịch vụ email doanh nghiệp Email4B, bạn sẽ dễ dàng thấy được những ưu điểm mà dịch vụ này mang lại như:

1. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Với Email4B, doanh nghiệp của bạn sẽ sở hữu địa chỉ email chuyên nghiệp, tăng tính uy tín và dễ dàng quản lý. Hệ thống máy chủ mạnh mẽ đảm bảo email của bạn luôn được gửi và nhận một cách nhanh chóng, ổn định.

2. Tăng cường bảo mật dữ liệu email

Thông tin của bạn được bảo mật nghiêm ngặt với các lớp mã hóa hiện đại, đảm bảo an toàn tuyệt đối.

3. Đảm bảo an toàn cho sự tăng trường của doanh nghiệp

Bảo vệ hộp thư điện tử của bạn khỏi spam và các mối đe dọa khác. Hệ thống PMG giúp bạn yên tâm làm việc mà không lo lắng về vấn đề bảo mật.

Với những kiến thức đã chia sẻ, chúng tôi tin rằng bạn đã sẵn sàng chinh phục mục tiêu marketing bằng email và đạt được thành công rực rỡ. Hãy bắt đầu hành trình của mình ngay hôm nay!

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 3 Tháng 3, 2025

CHIA SẺ