CMS Là Gì? Cách Hoạt Động Của CMS Và Lý Do Nó Phổ Biến

Nội dung

Đối với những người thường xuyên làm việc với website, CMS chắc chắn là một thuật ngữ quen thuộc – một trong những công cụ phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ và thường xuyên cập nhật các phiên bản CMS phổ biến nhất. Vậy hệ thống CMS là gì? Cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

CMS Là Gì? Cách Hoạt Động Của CMS Và Lý Do Nó Phổ Biến

I. CMS là gì?

CMS (Content Management System - Hệ thống quản trị nội dung) được sử dụng để quản lý việc sáng tạo và chỉnh sửa nội dung số. Nội dung số có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video và tất cả các loại hình khác.

CMS thường được sử dụng để quản lý thông tin và nội dung trên website. Đặc biệt khi sử dụng CMS, bạn có thể dễ dàng xây dựng và vận hành website của mình mà không cần nhiều kinh nghiệm về lập trình. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể phần quyền quản lý theo mô hình kinh doanh của mình, có thể tạo ra quyền tài khoản tùy theo mong muốn.

II. Các chức năng cơ bản của CMS

Các chức năng cơ bản của CMS là cung cấp các tính năng và tiện ích giúp người dùng quản lý và vận hành website của mình một cách dễ dàng. Chức năng của CMS bao gồm:

1. Tạo và lưu trữ nội dung

Hệ thống quản trị nội dung cho phép bạn dễ dàng tạo nội dung cho các bài viết bao gồm chữ, hình ảnh và cả video để xuất bản trên website mà không cần phải viết bất kỳ mã code nào. Ngoài ra, CMS cho phép người dùng lưu trữ nội dung ở bản nháp trong trường hợp họ còn muốn chỉnh sửa thêm.

2. Chỉnh sửa nội dung

Chức năng này của CMS cho phép người dùng sửa lỗi chính tả, thiếu thông tin hoặc cập nhật lại thông tin đã lỗi thời. Một tính năng rất hữu ích đối với những người làm SEO.

3. Hỗ trợ trong việc chia sẻ nội dung

Đây là chức năng giúp bạn tận dụng sự phổ biến của các mạng xã hội để tiếp cận với nhiều người hơn đến website của bạn. Các hệ thống quản lý nội dung hiện nay, cụ thể là WordPress, cho phép chia sẻ nhanh chóng các bài viết lên các trang mạng xã hội phổ biến như Facebook, Twitter,...

4. Phân quyền hoặc quản lý

Đây là một chức năng hỗ trợ rất hữu ích đối với các công ty sử dụng website để kinh doanh và thực hiện các chiến dịch Marketing. Mặc dù CMS có thể giới hạn quyền quản lý của người dùng, nhưng nó cũng cho phép nhiều người truy cập và chỉnh sửa nội dung của website. Giúp các công ty giám sát và theo dõi hoạt động của nhân viên và phân chia công việc cho những người có liên quan.

III. Ưu, nhược điểm của CMS

Sau khi bạn đã nắm được khái niệm cũng như các chức năng cơ bản của CMS. Tiếp theo, hãy cùng Terus điểm qua những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống này ngay bên dưới.

1. Ưu điểm

Ưu điểm của việc sử dụng hệ thống CMS là bạn không cần phải có kiến thức lập trình để cài đặt, cập nhật mã nguồn CMS và plugin, theme và extension cho website. Ngoài ra, bạn có thể chọn hàng ngàn theme từ kho theme khổng lồ của hệ thống cho website của mình, sau đó bạn chỉ cần thêm nội dung và xuất bản nó.

Khi khách hàng gặp khó khăn hoặc cần hướng dẫn sử dụng, các hệ thống quản trị nội dung hiện nay đều có tài liệu hướng dẫn chi tiết. Ưu điểm lớn nữa của CMS là nó hoàn toàn miễn phí, người dùng chỉ cần mua hosting và tên miền. Tuy nhiên, cũng có một số cung cấp hosting và tên miền miễn phí.

2. Nhược điểm

Nhược điểm của hệ thống quản trị nội dung là các theme có sẵn thường không độc đáo và dễ bị trùng lặp với các website khác. Ngoài ra, CMS không linh hoạt như các website được lập trình bằng mã code riêng. Một số hệ thống CMS có thể làm giảm tốc độ tải website.

Một nhược điểm nữa mà bạn cần lưu ý là các website sử dụng CMS có thể bị hack bởi các kẻ tấn công muốn lấy cắp dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách cài đặt thêm plugin bảo mật để bảo vệ website.

IV. Cách hoạt động của CMS

Một website hiện đại được tạo thành từ 2 phần: Front-End và Back-End. Người dùng phải thực hiện các bước lập trình, viết mã code cho cả 2 phần này khi xây dựng và thiết lập website. HTML, CSS và JavaScript là các ngôn ngữ lập trình được sử dụng cho Front-End, trong khi Back-End thì sử dụng PHP, Python và JavaScript,...

Nhưng khi người dùng sử dụng CMS, họ không cần phải tác động vào các khía cạnh này nữa. Hệ thống quản trị nội dung cho phép tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung cũng như các bố cục đơn giản trên giao diện bởi CMS tạo ra một hệ thống chạy trực tiếp trên trình duyệt. Khi bạn muốn xuất bản, chỉ cần xem tất cả nội dung và nhấn nút "xuất bản", CMS sẽ làm phần còn lại giúp bạn.

V. Tại sao cần sử dụng CMS?

Có nhiều lý do khiến việc sử dụng CMS trở nên phổ biến, đặc biệt là đối với các cá nhân và doanh nghiệp không có nhiều kiến thức kỹ thuật về lập trình website. Terus sẽ đưa ra một lý do chính cho việc sử dụng CMS:

1. Quản lý nội dung trên các website lớn chứa nhiều bài viết

Quản lý nội dung trên các website lớn là một thách thức. Do đó, cần có một hệ thống hỗ trợ phân quyền và chia sẻ quyền hạn để cập nhật nội dung trên website cho các nhân viên liên quan. Hệ thống quản trị nội dung cũng có thể quản lý hoạt động của từng người được phân quyền, điều này rất hữu ích cho người quản lý chính của website.

2. Sử dụng mà không cần lập trình

Một website là phương tiện thương mại điện tử được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập trình cũng như tạo ra một website thương mại điện tử. Do đó, CMS là một hệ thống tuyệt vời vì nó cho phép họ xây dựng và quản lý một website mà không cần biết nhiều về lập trình.

3. Tối ưu hóa chi phí nhân sự quản trị

Quản trị nội dung trên một website thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí thuê nhân sự quản lý, đồng thời kiểm tra lỗi gây tốn kém cho công ty và người sở hữu website. Do đó, lý do chính để bạn nên sử dụng hệ thống quản trị nội dung là để giảm các chi phí trên. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tính năng hỗ trợ quản lý tự động rất tốt và hiệu quả của CMS gần như miễn phí.

4. Tối ưu chi phí cho quảng cáo trực tuyến

Hệ thống quản trị nội dung cho phép bạn sử dụng website của mình để thực hiện các chiến dịch như Email và Content Marketing. Thông qua việc thiết lập mẫu thu thập email, sử dụng tính năng chia sẻ trên các trang mạng xã hội, chatbot tự động,... giúp cho kế hoạch Online Marketing của bạn dễ dàng thành công hơn.

VI. Phân loại hệ thống CMS

Dựa trên tính năng, nguồn gốc và mô hình phát triển, hệ thống CMS được chia thành 3 loại chính:

1. CMS mã nguồn mở (Open Source - OSS)

Hệ thống CMS được sử dụng phổ biến nhất hiện nay vì nó được cung cấp miễn phí bởi các tập đoàn công nghệ lớn. Các lợi ích của hệ thống quản trị nội dung - Open Source bao gồm việc nó dễ sử dụng và không cần phí. Các tính năng cơ bản của một website, chẳng hạn như quản lý trang, quản lý bài viết, trình soạn thảo và lựa chọn bố cục, đã được thiết lập sẵn ngay khi cài đặt lên server.

Bạn có thể cài đặt thêm các gói của nhà sản xuất hoặc bên thứ ba nếu muốn sử dụng thêm các tính năng nâng cao. Tuy nhiên, các tính năng hiện có đã đủ để bạn tạo một website hoàn chỉnh sử dụng cho nhiều mục đích. Các hệ thống quản trị nội dung mã nguồn mở phổ biến nhất hiện nay bao gồm WordPress, Magento, Opencart, Prestashop,...

2. CMS tự code hay xây dựng, Framework

Đây là hệ thống quản trị nội dung được tự xây dựng từ đầu, gồm tất cả các bước cơ bản như lập trình, viết code cho phần Front-End và Back-End của hệ thống website. Khi sử dụng CMS tự code, bạn có thể tạo một website độc đáo theo ý muốn của mình và đáp ứng nhu cầu cụ thể của đối tượng mục tiêu. Nhược điểm của loại CMS này là nó tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí thuê lập trình viên.

3. CMS được build sẵn và mất phí

Hệ thống quản trị nội dung được cung cấp bởi các đơn vị sản xuất và cung cấp cho khách hàng các dịch vụ CMS. Các lợi ích của việc sử dụng CMS được xây dựng sẵn bao gồm việc sử dụng rất dễ dàng, các tính năng cơ bản và nâng cao có thể truy cập được và điều quan trọng nhất là có rất ít lỗi (bug). Trong trường hợp có lỗi, phía nhà sản xuất sẽ nhanh chóng khắc phục lỗi hệ thống.

Tuy nhiên nhược điểm của nó là bạn phải trả tiền thì mới có thể sử dụng, đôi khi phí khá cao đối với các nhà sản xuất CMS nổi tiếng.

VII. Yếu tố lựa chọn CMS phù hợp doanh nghiệp

Việc lựa chọn hệ thống quản trị nội dung phù hợp cho doanh nghiệp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng phát triển của website. Terus sẽ đưa ra một số yếu tố then chốt cần cân nhắc khi lựa chọn:

1. Dễ sử dụng

Bạn nên chọn một hệ thống quản trị nội dung có cấu trúc đơn giản và dễ sử dụng cho các nhà quản lý và đồng nghiệp quản lý website. Điều này dễ dàng hướng dẫn các nhân viên mới và tiết kiệm thời gian.

2. Phù hợp với loại website

Mỗi cá nhân và doanh nghiệp đều có mục đích khác nhau khi xây dựng một website. Chẳng hạn, cá nhân sử dụng nó để viết bài viết trên blog hoặc website đánh giá phim, trong khi doanh nghiệp sử dụng nó để đưa ra thông tin giới thiệu doanh nghiệp hay bán hàng hóa. Khi xây dựng website, bạn cần chọn hệ thống quản trị nội dung phù hợp với mục tiêu của mình.

Nếu bạn còn phân vân nhiều vấn đề khi phân biệt các loại website hay cách lựa chọn website hãy đọc qua bài viết này ngay: Các Loại Website Hiện Tại Và Cách Chọn Loại Website Phù Hợp

3. Mức chi phí phù hợp

Mặc dù nhiều hệ thống quản trị nội dung không phải là miễn phí, nhưng có một số loại phí khác nhau, đôi khi rất cao. Do đó, bạn nên xem xét ngân sách của bạn hoặc công ty dành cho việc thiết lập website là bao nhiêu để đưa ra quyết định tốt nhất.

4. Chọn thiết kế

Trải nghiệm người dùng trên website phụ thuộc vào giao diện và bố cục. Do đó, bạn nên chọn các hệ thống quản trị nội dung cung cấp nhiều bố cục và thiết kế giao diện đẹp.

5. Chức năng cần thiết cho website

Khi lựa chọn hệ thống CMS, bạn cần xem xét các chức năng cơ bản của một website, chẳng hạn như quản lý bài viết, hoạt động và xây dựng nội dung. Hãy đọc kỹ và chọn CMS nào cung cấp đầy đủ các tính năng này.

6. Khả năng di chuyển dữ liệu

Hiện tại chúng ta đang làm việc và soạn thảo trên một loạt các hệ thống và phần mềm khác nhau, chẳng hạn như Google Docs, phần mềm Microsoft như Word và Excel, và các ứng dụng khác để có thể thuận tiện hơn đáng kể khi di chuyển dữ liệu. Do đó, khi bạn chọn CMS, bạn nên xem xét xem hệ thống sẽ sử dụng có hỗ trợ chức năng này hay không.

7. Tiện ích mở rộng và bổ sung

Đối với các website lớn, việc mở rộng và bổ sung các tính năng ngoài các chức năng cơ bản là rất quan trọng. Vì nó sẽ hỗ trợ nhiều hơn trong việc quản lý cũng như tăng sự độc đáo của website.

8. Các lựa chọn hỗ trợ và hỗ trợ

Khi sử dụng một hệ thống quản trị nội dung chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thắc mắc về cách sử dụng. Đó là lúc bạn cần tìm sự trợ giúp từ những cộng đồng, hội nhóm, diễn đàn giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn cho mình đấy.

VIII. Tổng kết

Việc sử dụng CMS xây dựng website lâu dài rất tốt dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn, vì với kinh nghiệm đã thiết kế hơn 200 website khác nhau, Terus nhận thấy sự tiện dụng và thích ứng cao của CMS với doanh nghiệp đặc biệt là Wordpress. Khi bạn muốn thay đổi giao diện đẹp hơn, hoàn toàn có thể can thiệp sâu vào website để thay đổi giao diện.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về CMS và cách hoạt động của nó. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết. Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

  1. Facebook
  2. Instagram
  3. Pinterest
  4. Behance
  5. Twitter/X

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về CMS

1. CMS là gì?

CMS là viết tắt của Content Management System (Hệ thống quản trị nội dung). CMS là một phần mềm cho phép người dùng tạo, quản lý và xuất bản nội dung web một cách dễ dàng mà không cần có kiến thức lập trình. CMS được sử dụng cho nhiều loại website khác nhau, từ blog và website cá nhân đến website doanh nghiệp và website thương mại điện tử.

2. Tôi có cần biết lập trình để sử dụng CMS không?

Như Terus đã đề cập xuyên suốt bài viết là không, bạn không cần biết lập trình để sử dụng CMS. Hầu hết các CMS đều có giao diện người dùng trực quan cho phép người dùng tạo và quản lý nội dung mà không cần có kiến thức lập trình.

3. CMS nào tốt nhất cho tôi?

Theo Terus, CMS tốt nhất cho bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một CMS dễ sử dụng và miễn phí, thì WordPress là một lựa chọn tốt. Nếu bạn đang tìm kiếm một CMS mạnh mẽ và linh hoạt, thì Joomla hoặc Drupal là một lựa chọn tốt. Nếu bạn đang tìm kiếm một CMS được thiết kế riêng cho các website thương mại điện tử, thì Magento là một lựa chọn tốt.

4. Làm thế nào để bắt đầu với CMS?

Có rất nhiều tài nguyên có sẵn để giúp bạn bắt đầu với CMS. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn, bài viết và video hướng dẫn trên website. Bạn cũng có thể tham gia một cộng đồng CMS để được hỗ trợ và lời khuyên từ những người dùng khác.

5. Các yếu tố nào cần cân nhắc khi chọn CMS?

Khi chọn hệ thống quản trị nội dung, Terus khuyên bạn cần cân nhắc một số yếu tố sau:

  • Nhu cầu của bạn: Bạn cần CMS cho loại website nào? Bạn cần những tính năng gì?
  • Mức độ kỹ thuật của bạn: Bạn có biết lập trình hay không?
  • Ngân sách của bạn: Bạn có muốn sử dụng CMS miễn phí hay trả phí?
  • Khả năng mở rộng: Bạn có cần CMS có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của website của bạn khi website của bạn phát triển?
  • Hỗ trợ: Bạn có cần hỗ trợ từ nhà cung cấp CMS hay không?

Liên hệ với TERUS bằng cách điền thông tin và gửi về cho chúng tôi

Bài viết liên quan