Đàm phán là một cuộc đối thoại trong đó hai hoặc nhiều bên làm việc cùng nhau để đạt được giải pháp dễ chịu cho tất cả các bên liên quan. Nó có thể dẫn đến một thỏa thuận chính thức, như hợp đồng, hoặc thỏa thuận bằng lời nói. Hiểu cách đàm phán diễn ra và những kỹ năng cần thiết có thể giúp bạn nhận được giải pháp có lợi cho mình và doanh nghiệp của mình.
Trong bài viết này, Terus sẽ cùng bạn thảo luận về đàm phán cũng như 12 kỹ năng cần thiết trong đàm phán.
I. Đàm phán là gì?
Đàm phán là cuộc thảo luận để giải quyết tranh chấp và đạt được thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Đàm phán là một quá trình “cho và nhận” dẫn đến sự thỏa hiệp trong đó mỗi bên đưa ra nhượng bộ vì lợi ích của tất cả các bên liên quan (win-win).
Có nhiều tình huống mà bạn có thể cần phải trở thành người đàm phán. Bạn có thể tham gia vào việc đàm phán lời mời làm việc, yêu cầu tăng lương, tập hợp để tăng ngân sách, mua hoặc bán tài sản hoặc kết thúc giao dịch mua bán với khách hàng.
II. 12 kỹ năng quan trọng trong đàm phán
1. Giao tiếp
Các kỹ năng giao tiếp cần thiết bao gồm xác định các tín hiệu phi ngôn ngữ và kỹ năng bằng lời nói để thể hiện bản thân một cách hấp dẫn. Những nhà đàm phán có kỹ năng có thể thay đổi phong cách giao tiếp của mình để đáp ứng nhu cầu của người nghe. Bằng cách thiết lập sự giao tiếp rõ ràng, bạn có thể tránh được những hiểu lầm có thể cản trở bạn đạt được thỏa hiệp.
2. Lắng nghe một cách chủ động
Kỹ năng lắng nghe chủ động cũng rất quan trọng để hiểu được ý kiến của người khác trong đàm phán. Không giống như nghe thụ động, tức là nghe người nói mà không nhớ lại thông điệp của họ, nghe chủ động đảm bảo bạn ghi nhớ lại các chi tiết cụ thể mà không cần lặp lại thông tin.
3. Trí tuệ cảm xúc
Trí tuệ cảm xúc là khả năng kiểm soát cảm xúc của bạn và nhận biết cảm xúc của người khác. Nhận thức được động lực cảm xúc trong quá trình đàm phán có thể giúp bạn giữ bình tĩnh và tập trung vào các vấn đề cốt lõi. Nếu bạn không hài lòng với cuộc đàm phán hiện tại, hãy yêu cầu tạm dừng để bạn và bên kia có thể quay lại với những quan điểm mới mẻ hơn.
4. Quản lý kỳ vọng
Giống như bạn nên tham gia một cuộc đàm phán với một mục tiêu rõ ràng, đối phương cũng có thể có những kỳ vọng riêng của mình. Nếu bạn tin rằng mình có thể không đồng ý với các điều khoản của nhau, bạn có thể thử điều chỉnh kỳ vọng của mình.
5. Kiên nhẫn
Một số cuộc đàm phán có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành, đôi khi liên quan đến việc đàm phán lại và đưa ra đề nghị ngược lại. Thay vì tìm kiếm một kết luận nhanh chóng, các nhà đàm phán thường rèn luyện tính kiên nhẫn để đánh giá đúng tình huống và đưa ra quyết định tốt nhất cho khách hàng của mình.
6. Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là rất quan trọng để đàm phán thành công. Mỗi cuộc đàm phán là duy nhất và tình hình có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Ví dụ, các bên liên quan có thể thay đổi yêu cầu của mình một cách đột ngột. Mặc dù việc lập kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra là một thách thức nhưng một nhà đàm phán giỏi có thể thích ứng nhanh chóng và xác định kế hoạch mới nếu cần.
7. Thuyết phục
Đây là một kỹ năng đàm phán quan trọng. Nó có thể giúp bạn xác định lý do giải pháp bạn đề xuất mang lại lợi ích cho tất cả các bên và khuyến khích những người khác ủng hộ quan điểm của bạn. Ngoài khả năng thuyết phục, các nhà đàm phán còn phải quyết đoán khi cần thiết. Sự quyết đoán cho phép bạn bày tỏ ý kiến của mình đồng thời tôn trọng quan điểm của đối phương.
8. Lập kế hoạch
Đàm phán đòi hỏi phải lập kế hoạch để giúp bạn xác định những gì bạn muốn và cách thức thực hiện các điều khoản. Bạn nên xem xét kết quả tốt nhất có thể, lời đề nghị ít được chấp nhận nhất và bạn sẽ làm gì nếu không đạt được thỏa thuận. Chuẩn bị, lập kế hoạch và suy nghĩ trước là rất quan trọng để đàm phán thành công. Những nhà đàm phán giỏi nhất bước vào cuộc thảo luận với ít nhất một kế hoạch dự phòng, nhưng thường là nhiều hơn. Hãy xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra và chuẩn bị cho từng tình huống này.
9. Chính trực
Tính chính trực là một kỹ năng cần thiết cho các cuộc đàm phán. Suy nghĩ chín chắn, tôn trọng và trung thực sẽ giúp đối phương tin tưởng những gì bạn nói. Là một nhà đàm phán, bạn phải có khả năng thực hiện đúng các cam kết. Để chứng minh sự đáng tin cậy, tránh hứa hẹn quá mức.
10. Xây dựng mối quan hệ
Khả năng xây dựng mối quan hệ cho phép bạn thiết lập mối quan hệ với những người khác mà cả hai bên đều cảm thấy được hỗ trợ và thấu hiểu. Xây dựng mối quan hệ đòi hỏi phải truyền đạt mục tiêu của bạn và hiểu được mong muốn cũng như nhu cầu của đối phương. Mối quan hệ giúp giảm bớt căng thẳng, thúc đẩy hợp tác và tăng khả năng đạt được thỏa thuận. Để xây dựng mối quan hệ, việc thể hiện sự tôn trọng và sử dụng kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng.
11. Giải quyết vấn đề
Đàm phán đòi hỏi phải giải quyết vấn đề để nhìn ra vấn đề và tìm ra giải pháp. Nếu giá quá cao thì làm sao có thể hạ được? Nếu nguồn tài nguyên đang bị thiếu hụt, có thể làm gì để tăng nguồn tài nguyên đó? Việc tìm kiếm các giải pháp độc đáo cho các vấn đề có thể là yếu tố quyết định trong đàm phán.
12. Ra quyết định
Những nhà đàm phán giỏi có thể hành động quyết đoán trong suốt cuộc đàm phán. Có thể cần phải đồng ý thỏa hiệp trong quá trình thương lượng. Bạn cần có khả năng phản ứng quyết đoán. Hãy nhớ rằng các quyết định của bạn có thể có ảnh hưởng lâu dài đến bản thân hoặc doanh nghiệp của bạn. Tránh việc suy nghĩ không cần thiết (overthinking). Việc quay đi quay lại giữa các lựa chọn mà không có câu trả lời rõ ràng có thể mang lại căng thẳng không cần thiết.
III. 6 lời khuyên để đàm phán thành công
1. Tiến hành nghiên cứu
Trước khi bước vào đàm phán, hãy đánh giá tất cả các bên và xem xét mục tiêu của họ. Việc nghiên cứu về người mà bạn đang đàm phán cũng có thể hữu ích. Họ có khả năng cung cấp cho bạn những gì bạn muốn không? Hiểu những hạn chế này có thể giúp bạn lập chiến lược.
2. Xác định những ưu tiên của bạn
Các cuộc đàm phán thường đòi hỏi mỗi bên phải thỏa hiệp. Xác định điều gì là quan trọng nhất và điều gì bạn sẵn sàng chấp nhận thay vào đó. Xác định trước các ưu tiên có thể giúp bạn đánh giá những gì bạn không muốn từ bỏ và những gì bạn sẵn sàng nhượng bộ. Nếu bạn là người đàm phán, hãy rõ ràng về những gì cả hai bên đưa ra và những gì họ cần ở nhau.
3. Xem xét sự phản đối
Hãy xem xét sự phản đối tiềm tàng đối với cuộc đàm phán của bạn. Viết ra tất cả những ý kiến phản đối có thể xảy ra và sau đó thu thập thông tin bạn có thể sử dụng để tranh luận về trường hợp của mình.
4. Cởi mở
Hãy nhất quán trong việc trình bày mục tiêu và kỳ vọng của bạn để giảm nguy cơ nhầm lẫn. Sử dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bao gồm phản hồi bằng lời nói và tín hiệu phi ngôn ngữ. Phấn đấu cho các giải pháp đôi bên cùng có lợi, nhưng hãy sẵn sàng thỏa hiệp.
5. Biết khi nào nên dừng lại
Một trong những phần khó nhất là biết khi nào nên dừng lại. Điều quan trọng là phải tham gia tất cả các cuộc đàm phán với nhận thức rằng bạn có thể không đạt được thỏa thuận. Khi bạn nhận ra rằng không thể đạt được thỏa hiệp nào nữa và không thể đạt được các điều khoản, có lẽ đã đến lúc ngừng đàm phán.
6. Thời gian
Thời gian có thể tác động đáng kể đến vị thế quyền lực của bạn trong cuộc đàm phán. Nếu một hoặc cả hai bên vội vàng đi đến quyết định, một bên có thể từ bỏ quá nhiều và hối hận về hành động của mình.
IV. Tổng kết
Bài viết là tất cả thông tin về đàm phán và các kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn tăng khả năng chiến thắng với khách hàng. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Đàm phán là gì? 10+ Kỹ năng cần có để đàm phán trăm trận không nguy
1. Mục tiêu của cuộc đàm phán là gì?
Mục tiêu của cuộc đàm phán này là thống nhất các điều khoản trong hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa công ty chúng tôi với đối tác để cùng nhau phát triển và phân phối sản phẩm ra thị trường. Cụ thể:
- Thỏa thuận được phần phân chia lợi ích hợp lý cho cả hai bên.
- Xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong từng đường lối phát triển cũng như hoạt động kinh doanh.
- Thống nhất các quy trình hợp tác chi tiết để đảm bảo hiệu quả và nhất quán trong quá trình thực hiện dự án.
- Xây dựng lòng tin và khung pháp lý vững chắc để mối quan hệ hợp tác giữa hai bên phát triển bền vững trong tương lai.
2. Điểm mâu thuẫn cần tháo gỡ là gì?
Điểm mâu thuẫn cần tháo gỡ trong đàm phán là điểm mà lợi ích hoặc quan điểm của hai bên đang xung đột, khác biệt nhau. Đây là điểm cần phải được tháo gỡ, thỏa thuận chung qua quá trình đàm phán để đạt được thoả thuận.
3. Phương án dự phòng nếu đàm phán thất bại?
Nếu cuộc đàm phán thất bại và không thể đạt được thỏa thuận hợp tác, Terus xin trình bày phương án dự phòng như sau:
- Tìm kiếm đối tác thay thế có điều kiện hợp tác tốt hơn để cùng triển khai dự án.
- Tạm dừng triển khai giai đoạn tiếp theo của dự án để rà soát lại toàn bộ kế hoạch.
- Xem xét hủy bỏ toàn bộ dự án và triển khai các dự án mới.
4. Ai sẽ là người ký kết thỏa thuận cuối cùng?
Người ký kết thỏa thuận cuối cùng là người được ủy quyền cao nhất của công ty để đại diện thương thảo và cam kết tuân thủ các điều khoản hợp tác mà hai bên thỏa thuận.
Với vai trò đại diện hợp pháp cấp cao nhất, lời ký của họ sẽ mang tính ràng buộc pháp lý tối đa cho thỏa thuận hợp tác giữa hai công ty chúng ta.
5. Có cần có trung gian không? Trách nhiệm của trung gian là gì?
Nên sử dụng trung gian khi cần thiết về vấn đề hỗ trợ của trung gian trong quá trình đàm phán.
Lý do và trách nhiệm của trung gian là:
- Cuộc đàm phán liên quan đến quyền lợi đôi bên, có thể xảy ra bị động hoặc áp lực làm ảnh hưởng chất lượng thỏa thuận.
- Trung gian sẽ giữ vai trò trung lập, giúp hai bên tiếp cận vấn đề một cách công bằng, luôn đặt lợi ích chung lên trên.
- Trung gian có thể đưa ra gợi ý, phân tích tình huống để hai bên tháo gỡ kịp thời các mâu thuẫn xảy ra.
- Giúp đẩy nhanh tiến độ đàm phán, tránh kéo dài không cần thiết gây mất thời gian, tâm lực cho cả hai bên.
- Làm chứng và bảo đảm cho việc thực thi, tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận.
- Giúp giải các nút thắt hai bên không hiểu nhau khi thương thuyết để cùng tìm hướng đi chung có lợi cho cả hai.
Đọc thêm:
