Trong thời đại công nghệ Internet ngày nay, việc kết nối mọi người trực tuyến không khó vì có rất nhiều hình thức và công cụ khác nhau để thực hiện điều đó. Đặc biệt, Webinar được coi là hình thức kết nối trực tuyến hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Webinar là gì?
Webinar được hiểu đơn giản là một buổi hội thảo trực truyến. Nó được xây dựng trên nền tảng trực tuyến và yêu cầu kết nối internet để kết nối nhiều người. Phạm vi của Webinar là vô hạn vì nó có thể kết nối mọi người ở nhiều địa điểm trên khắp thế giới cùng một lúc.
Webinar cho phép bạn chia sẻ thông tin thông qua trình chiếu Powerpoint, văn bản, video và nhiều loại dữ liệu khác lưu trữ thông tin để người tham gia buổi hội thảo trực tuyến có thể xem.
Trong tiếp thị và kinh doanh, thậm chí còn được hiểu sâu hơn. Nó được coi là một chiến thuật cần thiết và rất hiệu quả trong tiếp thị. Sự kết nối được tạo ra bởi Webinar là mối quan hệ giữa công ty của bạn và khách hàng. Ngoài ra, nó cũng có thể trở thành công cụ để tiến hành đào tạo trực tuyến.
Công ty của bạn có thể tổ chức các cuộc họp và đào tạo nhân viên mà không cần phải có mặt tại một địa điểm nhất định. Nhờ đó, công cụ này ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là với những người làm việc trong môi trường quốc tế và các công ty đa quốc gia.
II. Những tính năng của Webinar
Có rất nhiều tính năng tuyệt vời được tích hợp vào Webinar. Nhưng không phải ai cũng biết những tính năng này nên hãy tham khảo những tính năng mà Terus giới thiệu dưới đây nhé.
1. Tính năng sao lưu cuộc thảo luận, thuyết trình
Trong các bài phát biểu hay thuyết trình, có những lúc bạn không thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Đó là lý do tại sao tính năng cho phép bạn ghi lại cuộc trò chuyện trong Webinar là một tính năng tuyệt vời.
Tính năng này cũng giúp doanh nghiệp ghi lại cuộc gọi hội nghị để phát lại vào lần tiếp theo mà không cần phải phát lại nội dung.
2. Chia sẻ màn hình trên Webinar
Trong các buổi workshop hay họp trực tuyến không thể bỏ qua việc trình chiếu slide để giúp người thuyết trình tóm tắt được những điều mình muốn nói trên slide. Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết này, đã bao gồm các tính năng trình chiếu và chia sẻ màn hình để giúp bạn có được một bài thuyết trình hoàn hảo.
3. Tương tác linh hoạt
Webinar giúp mọi người dễ dàng giao tiếp với nhau. Người tham dự có thể đặt câu hỏi bằng văn bản cho người thuyết trình trong suốt buổi Webinar. Ngoài ra, họ cũng có thể trò chuyện với nhau hoặc với người thuyết trình bằng tin nhắn văn bản. Đồng thời, người tổ chức có thể tạo và thực hiện các cuộc khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ người tham dự.
4. Khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng
Trong các cuộc họp hoặc thảo luận, bạn có thể sử dụng tính năng này để đánh dấu các điểm quan trọng trong bài thuyết trình. Từ đó, bạn có thể ghi nhớ những phần chưa đạt yêu cầu, hoặc bạn có thắc mắc về phần nào đó và muốn người nói giải thích lại.
5. Tính năng tạo khảo sát thăm dò ý kiến người nghe
Là tính năng cho phép người thuyết trình tạo các cuộc thăm dò (thảo luận) với các buổi hội thảo, đây cũng là một cách giúp thu hút và truyền cảm hứng cho khán giả trong buổi hội thảo.
III. Những ứng dụng thực tiễn Webinar trong kinh doanh
Như vậy là bạn đã phần nào hiểu được những điều cơ bản về Webinar. Và dưới đây là danh sách mà Terus đã đưa ra các ứng dụng được sử dụng thường xuyên từ hình thức này:
1. Sử dụng Webinar như một công cụ bán hàng và marketing
Webinar hầu như luôn được sử dụng như một phần của chiến lược tiếp thị cho một thương hiệu hoặc công ty. Nó không được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp lớn. Ngay cả những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc những người tự kinh doanh cũng có thể đạt được thành công khi sử dụng nó.
Yêu cầu đăng ký tham gia Webinar sẽ giúp bạn phát triển danh sách email và số lượt đề cập của mình. Liệt kê các sản phẩm, dịch vụ của bạn để tạo hứng thú, thu hút người tham gia và theo dõi sau này.
2. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm miễn phí
Một điều thường xuất hiện ở cuối Webinar thường là bộ phận bán hàng. Trên thực tế, nhiều công ty đã tổ chức Webinar để xây dựng danh sách email khách hàng của họ. Trong trường hợp này, tất cả người tham gia phải đăng ký tham gia Webinar bằng địa chỉ email.
Một cách thay thế cho phương pháp này là sử dụng các mạng xã hội như Instagram Live, Youtube Live, Facebook Live để tổ chức Webinar miễn phí. Khuyến khích người khác tham gia cùng bạn bè của bạn để bạn không bỏ lỡ.
Mục đích chính của việc này là xây dựng kiến thức và xây dựng mối quan hệ với đối tượng mục tiêu của bạn. Nó tạo ra giá trị gia tăng thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng. Nếu bạn có thể kết nối với họ, bạn có thể mời và chuyển đổi họ thành người đăng ký email, thúc đẩy mối quan hệ thậm chí họ có thể khách hàng trong tương lai của bạn.
3. Phần hỏi đáp trực tiếp
Một cách khác để đăng ký tham gia Webinar là tổ chức phiên hỏi đáp trực tiếp nơi bạn trả lời câu hỏi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Những loại này hoạt động hiệu quả với các sản phẩm bạn sở hữu, dù là sản phẩm vật lý hay kỹ thuật số.
Nó không chỉ giúp trả lời các câu hỏi về sản phẩm của bạn mà còn có thể giới thiệu các sản phẩm khác mà bạn cung cấp. Sử dụng loại này với mục đích đưa khách hàng của bạn từ giai đoạn thử nghiệm đến giai đoạn thanh toán mua hàng.
Ngoài ra, các bạn còn có thể sử dụng kiểu Webinar này để bán chéo cho các sản phẩm khác. Giới thiệu cho người dùng những bước tiếp theo để có thể tham dự. Sau khi khán giả cảm thấy liên quan đến phần cuối. Họ sẽ không chỉ mua nó mà còn tác động đến những người khác như gia đình và bạn bè của mình.
4. Đào tạo trực tiếp
Nếu bạn có một đội ngũ từ xa thì Webinar là giải pháp tốt nhất để đào tạo họ. Hướng dẫn tìm hiểu hoạt động bình thường của công ty bạn, dễ dàng cập nhật những thay đổi mới nhất.
Vì Webinar thực sự có thể lưu dữ liệu nên bạn không phải lo lắng về bất kỳ vấn đề nào nếu có thành viên vắng mặt trong buổi Webinar.
5. Tương tác trong khi phỏng vấn
Bạn cũng có thể sử dụng Webinar để tiến hành phỏng vấn và giao tiếp với người tham gia. Mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng của bạn bằng cách tương tác với các chuyên gia và tương tác với những người tham dự.
6. Đào tạo, hướng dẫn khách hàng của bạn
Với các công ty phần mềm, bạn có thể hưởng lợi rất nhiều bằng cách sử dụng Webinar để hướng dẫn khách hàng của mình. Bằng cách này bạn có thể thực hiện trực tiếp hoặc ghi từ trước, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn. Webinar sẽ giúp khách hàng của bạn tìm hiểu và làm quen với phần mềm mới.
IV. Lợi ích mà Webinar mang lại cho doanh nghiệp
Webinar là một loại hình hội nghị tạo điều kiện thuận lợi cho người tổ chức và người tham gia. Đầu tiên, việc tổ chức và tham gia rất dễ dàng. Mọi người muốn tham gia không cần phải có mặt ở một địa điểm cụ thể. Họ có thể gặp nhau và có được mọi thông tin thông qua kết nối internet. Và dưới đây là một số lợi ích mà Terus sẽ giới thiệu đến cho bạn.
1. Tạo không gian mở và không giới hạn người tham gia
Webinar không giới hạn số lượng người tham gia hội nghị của bạn. Tất cả những người được mời đều có thể tham gia miễn là họ có kết nối internet. Với những hội nghị như vậy, khoảng cách địa lý không còn là điều bạn phải lo lắng nữa.
Người tham gia có thể ở các địa điểm khác nhau, thậm chí trên khắp đất nước. Webinar giúp doanh nghiệp tạo không gian mở hữu ích cho các đơn vị muốn giao tiếp với nhiều người ở khắp các địa điểm mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
2. Webinar cho phép chia sẻ cả webcam và màn hình
Webinar giúp người tổ chức chia sẻ thông tin từ màn hình thiết bị. Nó cũng là phương tiện quan trọng nhất để truyền tải kiến thức, thông tin đến người xem. Trang trình bày, video, bảng thông báo, hình ảnh và bất kỳ nội dung nào bạn muốn người tham gia xem.
Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ hình ảnh từ webcam của mình. Điều này cho phép người tham gia xem hình ảnh của bạn chứ không chỉ thông tin trên màn hình máy tính.
3. Các tính năng tương tác mạnh mẽ
Không chỉ người tổ chức mà cả những người tham gia Webinar cũng có thể tương tác với những người tham gia khác. Điều này có nghĩa là tất cả những người tham gia đều được kết nối với nhau, cho phép họ nói chuyện và giao tiếp mà không có rào cản.
Điều này không chỉ làm tăng sự hiểu biết lẫn nhau mà còn giúp các công ty nhận được ý kiến, nhận xét từ khách hàng. Sau đó, hãy cải thiện và mang đến cho họ trải nghiệm tốt hơn.
Ngoài ra, các thành viên có thể đặt câu hỏi về hội nghị khi tham gia Webinar. Nhờ đó, ban tổ chức cũng có thể sử dụng nó để thăm dò ý kiến của những người tham gia.
4. Khả năng lưu trữ
Sau khi cuộc hội thảo kết thúc, toàn bộ nội dung đều sẽ được lưu lại. Những người tổ chức hội thảo cũng có thể nhờ đó để thu thập thông tin và tăng sức hấp dẫn cho hội thảo. Đồng thời cũng có thể đăng tải hội thảo cho nhiều người khác xem.
V. Webinar được áp dụng nhiều trong lĩnh vực nào?
Ngày nay, các hoạt động Webinar thường được chia thành các lĩnh vực chính: tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng và đào tạo trực tuyến.
1. Lĩnh vực Marketing
Do lợi thế này, hiện nay nhiều công ty bắt đầu mở các buổi chia sẻ Webinar để chia sẻ thông tin về các sản phẩm sắp ra mắt của công ty. Những cuộc hội thảo trực tuyến này giúp tăng sự chú ý của người dùng và sự chú ý của nhà đầu tư.
Trong các buổi hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập ý kiến từ người xem và nội dung trình bày tới người xem sẽ sáng tạo hơn.
Ngoài ra, nhờ Webinar, các công ty cũng có thể tiết kiệm chi phí lớn cho hoạt động tiếp thị của mình trong giai đoạn tung ra sản phẩm mới. Từ đó, những chi phí này được tối ưu hóa cho nhiều nhiệm vụ khác.
2. Lĩnh vực giáo dục
Webinar cho thấy tầm quan trọng của nó trong giáo dục, nó giúp giáo viên giảng dạy học sinh mà không cần phải đến một địa điểm cụ thể.
Học viên chỉ cần có kết nối Internet để học ở bất cứ đâu. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm cũng cực kỳ dễ dàng, giảng viên hoặc giáo viên cũng có thể ghi trước và phát lại một số nội dung nhất định mà không cần phải lặp lại quá nhiều.
Các công ty hiện cũng sử dụng Webinar để đào tạo nhân viên và cập nhật thông tin mới. Trong một thế giới mà công nghệ ngày càng phát triển, nhờ Webinar, các doanh nghiệp có thể theo kịp xu hướng.
VI. Cách sử dụng Webinar
Bước 1: Bạn cần phải đặt lịch cho buổi thảo luận này. Việc này làm cũng vô cùng dễ dàng, bạn chỉ cần tạo tài khoản trên nền tảng Webinar mà bạn đã chọn. Tiếp theo, bạn thiết lập ngày giờ để thuyết trình.
Bước 2: Ở trong bước này, bạn sẽ cần phải lên kế hoạch để định hình nội dung cho buổi Webinar hôm đó để đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 3: Bạn cần luôn luôn kiểm tra Camera, Microphone và tin nhắn của những người tham gia hội thảo online để có thể xử lý khi xảy ra sự cố không mong muốn.
Bước 4: Bạn sẽ cần gửi lời mời đến những người cần phải tham gia, kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng và bắt đầu sự kiện thôi nào. Đây là cơ hội để chúng ta tạo ấn tượng với khách hàng và đạt được mục tiêu được đề ra ban đầu.
VII. Làm thế nào để tổ chức một buổi Webinar thành công
Sau khi đã nắm được các thông tin mà Terus đã cung cấp ở phía trên. Ở phần này, Terus sẽ mang đến cho bạn các để có thể tổ chức một buổi Webinar thành công.
1. Xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng
Trước khi tổ chức sự kiện, hãy quyết định mục tiêu và mục đích chính của Webinar sẽ là gì. Mục tiêu có thể là chia sẻ thông tin, giới thiệu sản phẩm, kết nối với khách hàng hoặc tăng mức độ tương tác.
Từ đó, đặt mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được. Ví dụ: bạn tiếp cận 1000 người, nếu 800 người tham gia thì tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng sẽ là 25%...
Nhưng tốt hơn, bạn nên đặt mục tiêu theo mô hình SMART, công việc này sẽ giúp ích cho bạn trình bày rõ ràng nội dung và hướng dẫn của Webinar.
Tìm hiểu thêm về Làm Sao Để Tận Dụng Tốt Nhất Mục Tiêu SMART
2. Xác định thời gian tổ chức
Bước tiếp theo là chọn thời điểm thích hợp cho Webinar, bao gồm ngày, giờ và thời lượng dự kiến. Đảm bảo thời điểm phù hợp với đối tượng bạn muốn tiếp cận.
3. Lựa chọn nền tảng và công cụ tổ chức Webinar
Tiếp theo, tìm và chọn nền tảng trực tuyến phù hợp để tổ chức hội thảo trên web của bạn. Ngày nay có rất nhiều công cụ phổ biến như Zoom, Webex, Microsoft Teams hay GoToWebinar...
Hãy chọn công cụ phù hợp với ngân sách của bạn và có thể đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức, quản lý hội nghị trực tuyến một cách thuận tiện nhất.
4. Chuẩn bị nội dung cho Webinar
Bước quan trọng tiếp theo là tạo và chuẩn bị nội dung. Xác định và chuẩn bị chủ đề, nội dung và trình tự thuyết trình, đồng thời chuẩn bị sẵn các tài liệu, slide, video hoặc hình ảnh để hỗ trợ cho bài thuyết trình.
5. Quảng bá tới đối tượng khán giả tiềm năng
Tất nhiên, việc quảng bá là cần thiết để tiếp cận được càng nhiều người càng tốt. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, Digital marketing,website hoặc blog của công ty bạn để nâng cao nhận thức và mời khán giả tham gia buổi hội thảo trực tuyến.
6. Tiến hành tổ chức Webinar
Thực hiện theo kế hoạch nội dung được lên kế hoạch trước trong buổi hội thảo trực tuyến. Hãy thử sử dụng tính năng trò chuyện trong Webinar của bạn để khuyến khích người xem đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và tham gia thảo luận.
Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra kỹ thuật để đảm bảo bạn hiểu và đã kiểm tra các tính năng của nền tảng bạn đang sử dụng. Ngoài ra, hãy đảm bảo micrô, máy ảnh và kết nối internet của bạn hoạt động bình thường.
7. Record video và chia sẻ sau Webinar
Nếu có thể, hãy ghi lại Webinar để bạn có thể chia sẻ nó với những người không tham dự và sử dụng nó để tham khảo trong tương lai. Sau khi hội nghị kết thúc, bạn có thể chia sẻ tài liệu, video và nội dung liên quan với khán giả của mình để giúp họ nghiên cứu sâu hơn và thu thập kiến thức.
Đừng quên liên hệ với khán giả sau hội thảo và gửi email cảm ơn, gửi tặng các tài liệu liên quan hoặc tạo một địa điểm sau để kết nối mạng trên phương tiện truyền thông xã hội, chẳng hạn như diễn đàn hoặc nhóm. Điều này giúp duy trì mối quan hệ và giao tiếp thường xuyên với khán giả.
VIII. Tổng kết
Bài viết là các thông tin về Webinar và tầm quan trọng của Webinar trong doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Giải đáp thắc mắc về Webinar
1. Webinar là gì?
Webinar là một buổi hội thảo trên nền tảng trực tuyến. Giống như hội thảo truyền thống, Webinar cũng cung cấp thông tin, đào tạo hoặc thảo luận về một chủ đề cụ thể. Điểm khác biệt chính là tính tương tác: người tham dự Webinar có thể đặt câu hỏi và tương tác với người dẫn chương trình theo thời gian thực.
2. Sự khác biệt giữa Webinar và Webcast là gì?
Webcast là hình thức phát trực tiếp một sự kiện, ví dụ như buổi họp báo. Webinar thiên về tính tương tác hơn, cho phép người tham dự đặt câu hỏi và thảo luận.
3. Webinar dành cho ai?
Webinar dành cho nhiều đối tượng khác nhau, phụ thuộc vào chủ đề và mục đích của buổi hội thảo. Tuy nhiên, nhìn chung, Webinar có thể thu hút các nhóm đối tượng chính sau:
- Người đi làm: Webinar cung cấp cơ hội cập nhật kiến thức chuyên môn mới, học hỏi các kỹ năng cần thiết cho công việc, tham gia các buổi đào tạo trực tuyến.
- Sinh viên/Học sinh: Webinar hỗ trợ học tập, mở rộng kiến thức ngoài sách vở, tham gia các buổi định hướng nghề nghiệp, tìm hiểu về các chương trình học.
- Người kinh doanh/Khởi nghiệp: Webinar giúp tiếp cận các thông tin về kinh doanh, marketing, quản lý, tham gia các buổi chia sẻ kinh nghiệm khởi nghiệp.
- Người quan tâm đến một lĩnh vực cụ thể: Bất cứ ai đam mê, yêu thích hoặc muốn tìm hiểu thêm về một lĩnh vực nào đó đều có thể tham gia các webinar chuyên đề.
4. Thời lượng của Webinar bao nhiêu là tốt?
Thời lượng lý tưởng cho một webinar phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Chủ đề: Những chủ đề phức tạp có thể cần nhiều thời gian hơn để trình bày và thảo luận đầy đủ so với những chủ đề đơn giản.
- Đối tượng tham dự: Người tham dự có thể có mức độ tập trung và kiên nhẫn khác nhau. Webinar dành cho người mới bắt đầu nên ngắn gọn hơn so với Webinar dành cho chuyên gia.
- Mục tiêu: Webinar nhằm mục đích cung cấp thông tin, đào tạo kỹ năng hay thảo luận chuyên sâu?
- Định dạng: Webinar có bao gồm phần thuyết trình, Q&A, thảo luận nhóm,...?
Tuy nhiên, theo Terus, thời lượng tối ưu cho một Webinar thường dao động từ 30 phút đến 1 tiếng.
5. Tôi có cần cài đặt phần mềm gì để tham dự Webinar không?
Thông thường, bạn không cần cài đặt phần mềm gì để tham dự Webinar. Hầu hết đều được tổ chức trên các nền tảng trực tuyến phổ biến như Zoom, GoToMeeting, Google Meet,... cho phép người tham dự truy cập thông qua trình duyệt web trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể cần cài đặt phần mềm bổ sung:
- Phần mềm mở rộng trình duyệt: Một số nền tảng Webinar yêu cầu cài đặt phần mềm mở rộng trình duyệt để cung cấp đầy đủ tính năng, ví dụ như Zoom Scheduler cho trình duyệt Chrome.
- Ứng dụng di động: Nếu bạn muốn tham dự Webinar trên điện thoại hoặc máy tính bảng, bạn có thể cần tải xuống và cài đặt ứng dụng di động của nền tảng Webinar đó, ví dụ như ứng dụng Zoom Meetings cho iOS và Android.
- Phần mềm chuyên dụng: Một số Webinar phức tạp có thể yêu cầu cài đặt phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ các tính năng tương tác nâng cao, ví dụ như WebEX Meetings Desktop App.
