Webinar Là Gì? Tầm Quan Trọng Webinar Trong Doanh Nghiệp

Trong thời đại công nghệ Internet ngày nay, việc kết nối mọi người trực tuyến không khó vì có rất nhiều hình thức và công cụ khác nhau để thực hiện điều đó. Đặc biệt, Webinar được coi là hình thức kết nối trực tuyến hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Webinar là gì?

Webinar là một buổi hội thảo trực truyến được xây dựng trên nền tảng trực tuyến và yêu cầu kết nối internet để kết nối nhiều người. Phạm vi của Webinar là vô hạn vì nó có thể kết nối mọi người ở nhiều địa điểm trên khắp thế giới cùng một lúc.

Webinar cho phép bạn chia sẻ thông tin thông qua trình chiếu Powerpoint, văn bản, video và nhiều loại dữ liệu khác lưu trữ thông tin để người tham gia buổi hội thảo trực tuyến có thể xem.

Trong tiếp thị và kinh doanh, thậm chí còn được hiểu sâu hơn. Nó được coi là một chiến thuật cần thiết và rất hiệu quả trong tiếp thị. Sự kết nối được tạo ra bởi Webinar là mối quan hệ giữa công ty của bạn và khách hàng. Ngoài ra, nó cũng có thể trở thành công cụ để tiến hành đào tạo trực tuyến.

Công ty của bạn có thể tổ chức các cuộc họp và đào tạo nhân viên mà không cần phải có mặt tại một địa điểm nhất định. Nhờ đó, công cụ này ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là với những người làm việc trong môi trường quốc tế và các công ty đa quốc gia.

Các dạng Webinar

Mọi người thường sẽ quen với việc các webinar sẽ diễn ra trực tiếp và cần tham gia ngay lúc đó, nhưng thật ra có đến 2 loại webinar là: trực tiếp và ghi sẵn.

• Trực tiếp: Hội thảo này diễn ra trực tiếp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp và cá nhân tương tác với khán giả một cách nhanh chóng, linh hoạt. Câu hỏi sẽ được giải đáp ngay lập tức.
• Ghi sẵn: Đây là webinar được ghi hình sẵn, phát lại nhiều lần. Người xem có thể xem lại nội dung bất cứ khi nào muốn.

Cách webinar hoạt động

Webinar là một công cụ marketing hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Chỉ với một chiếc máy tính và kết nối internet, bạn có thể tiếp cận hàng trăm khách hàng tiềm năng. Một buổi webinar sẽ kéo dài từ 45 - 60 phút bao gồm: trình bài chủ đề, hỏi đáp và phần bán hàng. Và cấu trúc của một buổi webinar sẽ thay đổi dựa trên đối tượng tham gia.

Các yêu cầu về mặt kỹ thuật cho một buổi webinar bao gồm: lựa chọn nền tảng; chuẩn bị camera, micro và các phần mềm thuyết trình như: PowerPoint, Google Slide, Canva,... Hiện nay các nền tảng lớn để tổ chức Webinar bao gồm: WebinarJam, Zoom Webinar, Demio,... Nếu bạn gặp khó khăn về chi phí tổ chức thì Youtube Live sẽ là một lựa chọn tốt nhất.

II. Tính năng của Webinar

Có rất nhiều tính năng tuyệt vời được tích hợp vào Webinar. Nhưng không phải ai cũng biết những tính năng này nên hãy tham khảo những tính năng mà Terus giới thiệu dưới đây nhé.

1. Tính năng sao lưu cuộc thảo luận, thuyết trình

Trong các bài phát biểu hay thuyết trình, có những lúc bạn không thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Đó là lý do tại sao tính năng cho phép bạn ghi lại cuộc trò chuyện trong Webinar là một tính năng tuyệt vời.

Tính năng này cũng giúp doanh nghiệp ghi lại cuộc gọi hội nghị để phát lại vào lần tiếp theo mà không cần phải phát lại nội dung.

2. Chia sẻ màn hình trên Webinar

Trong các buổi workshop hay họp trực tuyến không thể bỏ qua việc trình chiếu slide để giúp người thuyết trình tóm tắt được những điều mình muốn nói trên slide. Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết này, đã bao gồm các tính năng trình chiếu và chia sẻ màn hình để giúp bạn có được một bài thuyết trình hoàn hảo.

3. Tương tác linh hoạt

Webinar giúp mọi người dễ dàng giao tiếp với nhau. Người tham dự có thể đặt câu hỏi bằng văn bản cho người thuyết trình trong suốt buổi Webinar. Ngoài ra, họ cũng có thể trò chuyện với nhau hoặc với người thuyết trình bằng tin nhắn văn bản. Đồng thời, người tổ chức có thể tạo và thực hiện các cuộc khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ người tham dự.

4. Khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng

Trong các cuộc họp hoặc thảo luận, bạn có thể sử dụng tính năng này để đánh dấu các điểm quan trọng trong bài thuyết trình. Từ đó, bạn có thể ghi nhớ những phần chưa đạt yêu cầu, hoặc bạn có thắc mắc về phần nào đó và muốn người nói giải thích lại.

5. Tính năng tạo khảo sát thăm dò ý kiến người nghe

Là tính năng cho phép người thuyết trình tạo các cuộc thăm dò (thảo luận) với các buổi hội thảo, đây cũng là một cách giúp thu hút và truyền cảm hứng cho khán giả trong buổi hội thảo.

III. Những ứng dụng thực tiễn Webinar trong kinh doanh

Như vậy là bạn đã phần nào hiểu được những điều cơ bản về Webinar. Và dưới đây là danh sách mà Terus đã đưa ra các ứng dụng được sử dụng thường xuyên từ hình thức này:

1. Sử dụng Webinar như một công cụ bán hàng và marketing

Webinar hầu như luôn được sử dụng như một phần của chiến lược tiếp thị cho một thương hiệu hoặc công ty. Nó không được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp lớn. Ngay cả những doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc những người tự kinh doanh cũng có thể đạt được thành công khi sử dụng nó.

Yêu cầu đăng ký tham gia Webinar sẽ giúp bạn phát triển danh sách email và số lượt đề cập của mình. Liệt kê các sản phẩm, dịch vụ của bạn để tạo hứng thú, thu hút người tham gia và theo dõi sau này.

2. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm miễn phí

Một điều thường xuất hiện ở cuối Webinar thường là bộ phận bán hàng. Trên thực tế, nhiều công ty đã tổ chức Webinar để xây dựng danh sách email khách hàng của họ. Trong trường hợp này, tất cả người tham gia phải đăng ký tham gia Webinar bằng địa chỉ email.

Một cách thay thế cho phương pháp này là sử dụng các mạng xã hội như Instagram Live, Youtube Live, Facebook Live để tổ chức Webinar miễn phí. Khuyến khích người khác tham gia cùng bạn bè của bạn để bạn không bỏ lỡ.

Mục đích chính của việc này là xây dựng kiến ​​thức và xây dựng mối quan hệ với đối tượng mục tiêu của bạn. Nó tạo ra giá trị gia tăng thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng. Nếu bạn có thể kết nối với họ, bạn có thể mời và chuyển đổi họ thành người đăng ký email, thúc đẩy mối quan hệ thậm chí họ có thể khách hàng trong tương lai của bạn.

3. Phần hỏi đáp trực tiếp

Một cách khác để đăng ký tham gia Webinar là tổ chức phiên hỏi đáp trực tiếp nơi bạn trả lời câu hỏi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Những loại này hoạt động hiệu quả với các sản phẩm bạn sở hữu, dù là sản phẩm vật lý hay kỹ thuật số.

Nó không chỉ giúp trả lời các câu hỏi về sản phẩm của bạn mà còn có thể giới thiệu các sản phẩm khác mà bạn cung cấp. Sử dụng loại này với mục đích đưa khách hàng của bạn từ giai đoạn thử nghiệm đến giai đoạn thanh toán mua hàng.

Ngoài ra, các bạn còn có thể sử dụng kiểu Webinar này để bán chéo cho các sản phẩm khác. Giới thiệu cho người dùng những bước tiếp theo để có thể tham dự. Sau khi khán giả cảm thấy liên quan đến phần cuối. Họ sẽ không chỉ mua nó mà còn tác động đến những người khác như gia đình và bạn bè của mình.

4. Đào tạo trực tiếp

Nếu bạn có một đội ngũ từ xa thì Webinar là giải pháp tốt nhất để đào tạo họ. Hướng dẫn tìm hiểu hoạt động bình thường của công ty bạn, dễ dàng cập nhật những thay đổi mới nhất.

Vì Webinar thực sự có thể lưu dữ liệu nên bạn không phải lo lắng về bất kỳ vấn đề nào nếu có thành viên vắng mặt trong buổi Webinar.

5. Tương tác trong khi phỏng vấn

Bạn cũng có thể sử dụng Webinar để tiến hành phỏng vấn và giao tiếp với người tham gia. Mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng của bạn bằng cách tương tác với các chuyên gia và tương tác với những người tham dự.

6. Đào tạo, hướng dẫn khách hàng của bạn

Với các công ty phần mềm, bạn có thể hưởng lợi rất nhiều bằng cách sử dụng Webinar để hướng dẫn khách hàng của mình. Bằng cách này bạn có thể thực hiện trực tiếp hoặc ghi từ trước, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn. Webinar sẽ giúp khách hàng của bạn tìm hiểu và làm quen với phần mềm mới.

IV. Lợi ích mà Webinar mang lại cho doanh nghiệp

Webinar là một loại hình hội nghị tạo điều kiện thuận lợi cho người tổ chức và người tham gia. Đầu tiên, việc tổ chức và tham gia rất dễ dàng. Mọi người muốn tham gia không cần phải có mặt ở một địa điểm cụ thể. Họ có thể gặp nhau và có được mọi thông tin thông qua kết nối internet. Và dưới đây là một số lợi ích mà Terus sẽ giới thiệu đến cho bạn.

1. Tạo không gian mở và không giới hạn người tham gia

Webinar không giới hạn số lượng người tham gia hội nghị của bạn. Tất cả những người được mời đều có thể tham gia miễn là họ có kết nối internet. Với những hội nghị như vậy, khoảng cách địa lý không còn là điều bạn phải lo lắng nữa.

Người tham gia có thể ở các địa điểm khác nhau, thậm chí trên khắp đất nước. Webinar giúp doanh nghiệp tạo không gian mở hữu ích cho các đơn vị muốn giao tiếp với nhiều người ở khắp các địa điểm mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

2. Webinar cho phép chia sẻ cả webcam và màn hình

Webinar giúp người tổ chức chia sẻ thông tin từ màn hình thiết bị. Nó cũng là phương tiện quan trọng nhất để truyền tải kiến ​​thức, thông tin đến người xem. Trang trình bày, video, bảng thông báo, hình ảnh và bất kỳ nội dung nào bạn muốn người tham gia xem.

Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ hình ảnh từ webcam của mình. Điều này cho phép người tham gia xem hình ảnh của bạn chứ không chỉ thông tin trên màn hình máy tính.

3. Các tính năng tương tác mạnh mẽ

Không chỉ người tổ chức mà cả những người tham gia Webinar cũng có thể tương tác với những người tham gia khác. Điều này có nghĩa là tất cả những người tham gia đều được kết nối với nhau, cho phép họ nói chuyện và giao tiếp mà không có rào cản.

Điều này không chỉ làm tăng sự hiểu biết lẫn nhau mà còn giúp các công ty nhận được ý kiến, nhận xét từ khách hàng. Sau đó, hãy cải thiện và mang đến cho họ trải nghiệm tốt hơn.

Ngoài ra, các thành viên có thể đặt câu hỏi về hội nghị khi tham gia Webinar. Nhờ đó, ban tổ chức cũng có thể sử dụng nó để thăm dò ý kiến ​​của những người tham gia.

4. Khả năng lưu trữ

Sau khi cuộc hội thảo kết thúc, toàn bộ nội dung đều sẽ được lưu lại. Những người tổ chức hội thảo cũng có thể nhờ đó để thu thập thông tin và tăng sức hấp dẫn cho hội thảo. Đồng thời cũng có thể đăng tải hội thảo cho nhiều người khác xem.

5. Phân tích đo lường

Nền tảng này trang bị đầy đủ các công cụ phân tích, giúp bạn dễ dàng đo lường hiệu quả của hội thảo, từ số lượng người tham gia đến mức độ tương tác.

V. Hạn chế của Webinar

Các sự cố kỹ thuật như kết nối Internet không ổn định, vấn đề về âm thanh hoặc video, có thể làm gián đoạn trải nghiệm của người tham gia và ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Phụ thuộc vào công nghệ và kết nối internet

Webinar yêu cầu một nền tảng công nghệ mạnh mẽ và kết nối Internet ổn định để có thể đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho cả diễn giả lẫn người tham gia. Tuy nhiên trong thực tế, sự cố kỹ thuật như mất kết nối, âm thanh không rõ hoặc hình ảnh bị gián đoạn vẫn thường xuyên xảy ra, đặc biệt khi người tham gia đến từ nhiều khi vực có chất lượng mạng khác nhau. Những vấn đề này có thể làm giảm chất lượng trải nghiệm và ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.

Hạn chế trong việc xây dựng mối quan hệ cá nhân

So với các hội thảo trực tiếp, Webinar thiếu đi yếu tố tương tác cá nhân và cảm giác gần gũi, điều quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền chặt với khán giả. Sự giao tiếp qua màn hình thường mang tính chất một chiều, hạn chế khả năng đọc được cảm xúc, ngôn ngữ cơ thể và sự phản hồi phi ngôn ngữ từ người tham dự, làm giảm hiệu quả của thông điệp truyền tải.

Khó duy trì sự chú ý của người tham gia

Do diễn ra trong môi trường trực tuyến, Webinar dễ khiến người tham gia bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài như email, mạng xã hội hoặc công việc cá nhân. Thời gian tập trung trong các sự kiện trực tuyến thường thấp hơn so với các buổi gặp mặt trực tiếp, đặc biệt nếu nội dung không đủ hấp dẫn hoặc thiếu tính tương tác.

Giới hạn về đối tượng tham gia

Mặc dù Webinar có khả năng tiếp cận toàn cầu nhưng nó vẫn loại trừ một nhóm đối tượng không quen thuộc với công nghệ hoặc không có điều kiện truy cập internet. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tiếp cận ở những khu vực có cơ sở hạ tầng công nghệ kém phát triển hoặc trong các nhóm người không quen sử dụng nền tảng trực tuyến.

Chi phí ẩn và yêu cầu kỹ thuật cao

Mặc dù tiết kiệm chi phí so với hội thảo truyền thống, Webinar vẫn đòi hỏi sự đầu tư ban đầu vào các công cụ, phần mềm và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các nền tảng Webinar cao cấp hoặc thêm các tính năng tương tác tiên tiến có thể dẫn đến chi phí phát sinh không nhỏ. Nếu không có kế hoạch quản lý tốt, những chi phí này có thể vượt quá ngân sách dự kiến.

VI. Hình thức Webinar phổ biến

Webinar có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau để đáp ứng mục tiêu và nhu cầu của người tổ chức cũng như khán giả. Hai hình thức phổ biến nhất là Webinar trực tiếp và Webinar ghi sẵn.

Webinar trực tiếp

Webinar trực tiếp là sự kiện diễn ra trong thời gian thực, nơi diễn giả và khán giả có thể tương tác trực tiếp qua các nền tảng trực tuyến. Loại Webinar này thường được sử dụng cho các buổi thuyết trình, hội thảo hoặc đào tạo,...

• Ưu điểm: Webinar trực tiếp cho phép khán giả đặt câu hỏi, tham gia thảo luận và nhận phản hồi ngay lập tức từ diễn giả. Điều này giúp tạo ra môi trường giao tiếp năng động, tăng cường sự gắn kết giữa người tham gia và nội dung.
• Hạn chế: Phụ thuộc vào khung thời gian cụ thể, điều này có thể không thuận tiện cho người tham dự từ các múi giờ khác nhau. Ngoài ra, bất kỳ sự cố kỹ thuật nào cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm.

Webinar ghi sẵn

Webinar ghi sẵn là nội dung được chuẩn bị và ghi hình trước, sau đó phát lại cho khán giả tại một thời điểm được định sẵn hoặc theo yêu cầu. Loại hình này thường được áp dụng cho các khóa học trực tuyến, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc chiến dịch tiếp thị nội dung.

• Ưu điểm: Webinar ghi sẵn không phụ thuộc vào thời gian, cho phép khán giả xem lại bất kỳ lúc nào theo nhu cầu. Hình thức này cũng giúp người tổ chức dễ dàng kiểm soát nội dung, tránh rủi ro kỹ thuật trong thời gian thực.
• Hạn chế: Thiếu tính tương tác trực tiếp với khán giả, điều này có thể làm giảm hiệu quả trong việc giải đáp thắc mắc hoặc xây dựng mối quan hệ cá nhân.

VII. Những loại hình nên sử dụng Webinar

Ngày nay, các hoạt động Webinar thường được chia thành các lĩnh vực chính: tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng và đào tạo trực tuyến.

1. Lĩnh vực Marketing

Do lợi thế này, hiện nay nhiều công ty bắt đầu mở các buổi chia sẻ Webinar để chia sẻ thông tin về các sản phẩm sắp ra mắt của công ty. Những cuộc hội thảo trực tuyến này giúp tăng sự chú ý của người dùng và sự chú ý của nhà đầu tư.

Trong các buổi hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập ý kiến ​​từ người xem và nội dung trình bày tới người xem sẽ sáng tạo hơn.

Ngoài ra, nhờ Webinar, các công ty cũng có thể tiết kiệm chi phí lớn cho hoạt động tiếp thị của mình trong giai đoạn tung ra sản phẩm mới. Từ đó, những chi phí này được tối ưu hóa cho nhiều nhiệm vụ khác.

2. Lĩnh vực giáo dục

Webinar cho thấy tầm quan trọng của nó trong giáo dục, nó giúp giáo viên giảng dạy học sinh mà không cần phải đến một địa điểm cụ thể.

Học viên chỉ cần có kết nối Internet để học ở bất cứ đâu. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm cũng cực kỳ dễ dàng, giảng viên hoặc giáo viên cũng có thể ghi trước và phát lại một số nội dung nhất định mà không cần phải lặp lại quá nhiều.

Các công ty hiện cũng sử dụng Webinar để đào tạo nhân viên và cập nhật thông tin mới. Trong một thế giới mà công nghệ ngày càng phát triển, nhờ Webinar, các doanh nghiệp có thể theo kịp xu hướng.

Webinar cho tuyển dụng

Webinar tuyển dụng là một hình thức sáng tạo để tiếp cận và thu hút nhân tài. Các doanh nghiệp thường tổ chức các buổi giới thiệu về công ty, vị trí tuyển dụng hoặc hội thảo hướng nghiệp để cung cấp thông tin chi tiết và tạo ấn tượng tốt với ứng viên tiềm năng.

Hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với các buổi tuyển dụng truyền thống mà còn mở rộng phạm vi tiếp cận, đặc biệt với ứng viên ở xa. Tính năng tương tác trong Webinar cũng tạo cơ hội để ứng viên đặt câu hỏi và hiểu rõ hơn về môi trường làm việc.

Hỗ trợ khách hàng

Webinar hỗ trợ khách hàng là cách hiệu quả để giải đáp thắc mắc, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc giải quyết các vấn đề kỹ thuật. Hình thức này thường được sử dụng bởi các công ty công nghệ, phần mềm hoặc dịch vụ để cung cấp giải pháp nhanh chóng và toàn diện.

Thay vì giải quyết từng trường hợp riêng lẻ, Webinar hỗ trợ khách hàng cho phép doanh nghiệp tiếp cận nhiều người cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đồng thời, các buổi Webinar này cũng tạo cơ hội xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn với khách hàng thông qua sự chăm sóc và hỗ trợ tận tâm.

Webinar trong kinh doanh

Trong môi trường kinh doanh, Webinar là công cụ lý tưởng để tổ chức các cuộc họp, thảo luận chiến lược hoặc đào tạo nhân sự. Hình thức này giúp các doanh nghiệp vượt qua rào cản địa lý và đảm bảo sự đồng nhất trong thông tin truyền tải đến các chi nhánh hoặc đội nhóm ở nhiều địa điểm khác nhau.

Ngoài ra, Webinar còn được sử dụng để chia sẻ báo cáo, phân tích thị trường hoặc ra mắt các chiến lược kinh doanh mới. Khả năng ghi lại và lưu trữ nội dung cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng xem xét, phân tích và sử dụng lại thông tin cho các mục đích sau này.

VIII. So sánh Zoom Webinar và Zoom Meeting

Trong môi trường làm việc trực tuyến, Zoom là một trong những nền tảng phổ biến, cung cấp các giải pháp họp trực tuyến linh hoạt. Hai tính năng chủ yếu của Zoom là Zoom Webinar và Zoom Meeting, mỗi loại đều có các đặc điểm và công dụng riêng biệt. Mặc dù cả hai đều giúp kết nối người tham gia từ xa, nhưng chúng phục vụ cho các mục đích khác nhau, với những tính năng nổi bật và hạn chế riêng biệt. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng sẽ giúp người dùng chọn lựa công cụ phù hợp cho nhu cầu của mình.

IX. Điều kiện và Cách sử dụng Zoom Webinar

Điều kiện sử dụng Zoom Webinar

Để tận dụng đầy đủ các tính năng của Zoom Webinar, bạn cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Tài khoản: Phải sở hữu tài khoản Pro trở lên.
• Gói mở rộng: Cần mua gói add-ons Webinar để tăng số lượng người tham gia.
• Phiên bản ứng dụng: Sử dụng Zoom Desktop Client hoặc Mobile App phiên bản 3.0 trở lên

Chi phí để sở hữu phiên bản Pro tôi sẽ để trong hình bên dưới

Cách sử dụng Zoom Webinar

Bước 1: Bạn cần phải đặt lịch cho buổi thảo luận này. Việc này làm cũng vô cùng dễ dàng, bạn chỉ cần tạo tài khoản trên nền tảng Webinar mà bạn đã chọn. Tiếp theo, bạn thiết lập ngày giờ để thuyết trình.

Bước 2: Ở trong bước này, bạn sẽ cần phải lên kế hoạch để định hình nội dung cho buổi Webinar hôm đó để đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 3: Bạn cần luôn luôn kiểm tra Camera, Microphone và tin nhắn của những người tham gia hội thảo online để có thể xử lý khi xảy ra sự cố không mong muốn.

Bước 4: Bạn sẽ cần gửi lời mời đến những người cần phải tham gia, kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng và bắt đầu sự kiện thôi nào. Đây là cơ hội để chúng ta tạo ấn tượng với khách hàng và đạt được mục tiêu được đề ra ban đầu.

Thao tác chi tiết cho zoom: Đăng nhập vào tài khoản -> Ấn Webinars -> Schedule A Webinar -> Điền các thông tin bắt buộc dưới đây:

• Topic: Chủ đề cho buổi Webinar
• Description: Đoạn mô tả ngắn về nội dung buổi webinar
• Use a template: Lựa chọn những mẫu có sẵn
• When: Chọn thời gian bắt đầu buổi hội thảo
• Duration: thời lượng diễn ra buổi hội thảo
• Registration: Tùy chọn nếu muốn người xem đăng ký thông tin
• Webinar Password: Mật khẩu để tham gia 

Chọn Schedule để hoàn thành.

Cách để bắt đầu buổi hội thảo nhanh: Zoom.us -> Webinar -> Start.

Các xuất kết quả của hội thảo trực tuyến: Zoom.us -> Reports -> Account -> Management -> Reports -> Usage Reports

X. Yếu tố tạo nên một buổi Webinar thành công

Sau khi đã nắm được các thông tin mà Terus đã cung cấp ở phía trên. Ở phần này, Terus sẽ mang đến cho bạn các để có thể tổ chức một buổi Webinar thành công.

1. Xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng

Trước khi tổ chức sự kiện, hãy quyết định mục tiêu và mục đích chính của Webinar sẽ là gì. Mục tiêu có thể là chia sẻ thông tin, giới thiệu sản phẩm, kết nối với khách hàng hoặc tăng mức độ tương tác.

Từ đó, đặt mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được. Ví dụ: bạn tiếp cận 1000 người, nếu 800 người tham gia thì tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng sẽ là 25%…

Nhưng tốt hơn, bạn nên đặt mục tiêu theo mô hình SMART, công việc này sẽ giúp ích cho bạn trình bày rõ ràng nội dung và hướng dẫn của Webinar.

Tìm hiểu thêm về Làm Sao Để Tận Dụng Tốt Nhất Mục Tiêu SMART

2. Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo là chọn thời điểm thích hợp cho Webinar, bao gồm ngày, giờ và thời lượng dự kiến. Đảm bảo thời điểm phù hợp với đối tượng bạn muốn tiếp cận.

3. Lựa chọn nền tảng và công cụ tổ chức Webinar

Tiếp theo, tìm và chọn nền tảng trực tuyến phù hợp để tổ chức hội thảo trên web của bạn. Ngày nay có rất nhiều công cụ phổ biến như Zoom, Webex, Microsoft Teams hay GoToWebinar…

Hãy chọn công cụ phù hợp với ngân sách của bạn và có thể đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức, quản lý hội nghị trực tuyến một cách thuận tiện nhất.

4. Chuẩn bị nội dung cho Webinar

Bước quan trọng tiếp theo là tạo và chuẩn bị nội dung. Xác định và chuẩn bị chủ đề, nội dung và trình tự thuyết trình, đồng thời chuẩn bị sẵn các tài liệu, slide, video hoặc hình ảnh để hỗ trợ cho bài thuyết trình.

5. Quảng bá tới đối tượng khán giả tiềm năng

Tất nhiên, việc quảng bá là cần thiết để tiếp cận được càng nhiều người càng tốt. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, Digital marketing, website hoặc blog của công ty bạn để nâng cao nhận thức và mời khán giả tham gia buổi hội thảo trực tuyến.

6. Tiến hành tổ chức Webinar

Thực hiện theo kế hoạch nội dung được lên kế hoạch trước trong buổi hội thảo trực tuyến. Hãy thử sử dụng tính năng trò chuyện trong Webinar của bạn để khuyến khích người xem đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến ​​và tham gia thảo luận.

Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra kỹ thuật để đảm bảo bạn hiểu và đã kiểm tra các tính năng của nền tảng bạn đang sử dụng. Ngoài ra, hãy đảm bảo micrô, máy ảnh và kết nối internet của bạn hoạt động bình thường.

7. Record video và chia sẻ sau Webinar

Nếu có thể, hãy ghi lại Webinar để bạn có thể chia sẻ nó với những người không tham dự và sử dụng nó để tham khảo trong tương lai. Sau khi hội nghị kết thúc, bạn có thể chia sẻ tài liệu, video và nội dung liên quan với khán giả của mình để giúp họ nghiên cứu sâu hơn và thu thập kiến ​​thức.

Đừng quên liên hệ với khán giả sau hội thảo và gửi email cảm ơn, gửi tặng các tài liệu liên quan hoặc tạo một địa điểm sau để kết nối mạng trên phương tiện truyền thông xã hội, chẳng hạn như diễn đàn hoặc nhóm. Điều này giúp duy trì mối quan hệ và giao tiếp thường xuyên với khán giả.

XI. Các lưu ý khi tổ chức Webinar

Khi tổ chức một Webinar, có một số yếu tố quan trọng cần chú ý để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần lưu tâm:

Lên kế hoạch kỹ lưỡng về thời gian và lịch trình

Chọn thời gian tổ chức Webinar sao cho thuận tiện đối với đối tượng tham gia, đặc biệt nếu khán giả của bạn đến từ nhiều khu vực địa lý khác nhau.

Đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ thời gian để diễn giả thuyết trình, cũng như cho phần hỏi đáp và thảo luận. Ngoài ra, ban tổ chức Webinar cũng nên thông báo lịch trình chi tiết cho người tham gia từ trước để họ có thể chuẩn bị.

Kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị và công nghệ

Trước khi sự kiện diễn ra, hãy kiểm tra lại tất cả các thiết bị cần thiết như máy tính, máy chiếu, micro và camera. Đảm bảo rằng kết nối internet ổn định và nền tảng Webinar được chọn có đủ các tính năng cần thiết, như chia sẻ màn hình, chat trực tiếp và ghi âm.

Cũng đừng quên thử nghiệm các tính năng này nhiều lần trước khi bắt đầu để tránh sự cố kỹ thuật trong quá trình sự kiện.

Tạo nội dung hấp dẫn và dễ hiểu

Nội dung của Webinar cần được chuẩn bị kỹ càng, rõ ràng và dễ tiếp thu. Tùy thuộc vào mục tiêu của Webinar, doanh nghiệp nên xác định chủ đề, thông điệp chính và hình thức truyền tải (ví dụ: slide trình bày, video minh họa, biểu đồ).

Sự sáng tạo trong việc thiết kế bài thuyết trình sẽ giúp thu hút sự chú ý của người tham gia và nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin.

Tăng cường tương tác với người tham gia

Mặc dù Webinar là một hình thức hội thảo trực tuyến, việc giữ cho người tham gia cảm thấy gắn kết và có cơ hội tương tác là vô cùng quan trọng.

Cung cấp các cơ hội để khán giả đặt câu hỏi, tham gia khảo sát hoặc thảo luận trực tiếp trong suốt sự kiện. Việc tạo ra các cuộc thảo luận mở hoặc các hoạt động tương tác sẽ giúp giữ cho sự kiện không bị nhàm chán và tăng cường sự tham gia của người tham gia.

Quản lý người tham gia một cách hiệu quả

Trong quá trình tổ chức Webinar, việc quản lý số lượng người tham gia là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp kiểm soát đối với những người tham gia, bao gồm việc phân quyền cho phép ai có thể phát biểu, chia sẻ màn hình hoặc tham gia vào các phòng hội thảo. 

Các quy định cụ thể về việc duy trì trật tự trong suốt sự kiện cũng cần được thiết lập, chẳng hạn như yêu cầu người tham gia giữ im lặng, bật hoặc tắt camera và micro theo yêu cầu của người điều hành. Điều này không chỉ giúp tránh những sự cố làm gián đoạn mà còn bảo đảm tính chuyên nghiệp và hiệu quả của cuộc hội thảo, tạo điều kiện cho các thảo luận diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả.

Đảm bảo có kế hoạch dự phòng

Mặc dù việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố quan trọng để tổ chức một Webinar thành công, nhưng vẫn cần phải có kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống không mong muốn. Các sự cố như mất kết nối internet, lỗi phần cứng hoặc các vấn đề kỹ thuật khác có thể xảy ra bất kỳ lúc nào và ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện.

Do đó, việc có một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng là cần thiết để xử lý nhanh chóng và hiệu quả, bảo đảm sự kiện không bị gián đoạn.

Đồng thời, việc chuẩn bị bản sao lưu của tất cả các tài liệu và nội dung thuyết trình là rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng nếu cần, có thể nhanh chóng phát lại hoặc tiếp tục chương trình mà không làm gián đoạn trải nghiệm của người tham gia.

Theo dõi và đánh giá kết quả sau Webinar

Sau khi kết thúc Webinar, việc thu thập và phân tích phản hồi từ người tham gia sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

Các khảo sát hoặc biểu mẫu phản hồi cung cấp cái nhìn toàn diện về chất lượng nội dung, hiệu quả của diễn giả, cũng như trải nghiệm của khán giả trong suốt Webinar.

Bên cạnh đó, việc phân tích các chỉ số tham gia, mức độ tương tác và các dữ liệu liên quan khác sẽ giúp rút ra những bài học quý giá, từ đó cải thiện và nâng cao chất lượng các sự kiện Webinar trong tương lai. Những thông tin này không chỉ hỗ trợ quá trình đánh giá, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc tối ưu hóa các chiến lược tổ chức sự kiện sau này.

Bài viết là các thông tin về Webinar và tầm quan trọng của Webinar trong doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

1. Facebook
2. Instagram
3. Pinterest
4. Twitter/X

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 8 Tháng 3, 2025

CHIA SẺ