Quản Lý Đơn Hàng Là Gì? Cách Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả Hơn

Quản lý đơn hàng là một trong những khâu then chốt quyết định sự thành bại của hoạt động kinh doanh. Một quy trình quản lý đơn hàng chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả? Terus sẽ đưa ra cho bạn trong bài viết này.

I. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát và theo dõi tình trạng đơn hàng hiện tại của các doanh nghiệp và xử lý các bước để đơn hàng hoàn thành. Sẽ bao gồm các hoạt động như nhận đơn, lấy hàng, gửi hàng đến nhà vận chuyển, hỗ trợ sau bán hàng.

Quản lý đơn hàng không chỉ là một hoạt động, mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng đến giao hàng và chăm sóc khách hàng.

Việc quản lý bán hàng còn giúp doanh nghiệp tăng chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm bán hàng của khách hàng so với đối thủ trên thị trường.

II. Quy trình quản lý đơn hàng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý bán hàng riêng để phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh. Nhưng nhìn chung sẽ có các bước cơ bản dưới đây.

Với sự đặc thì của mỗi doanh nghiệp sẽ có cách quản lý đơn hàng khác nhau, nhưng mọi thứ vẫn sẽ dựa theo các bước cơ bản.

1. Nhận thông tin đặt hàng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý đơn hàng là xác nhận thông tin chi tiết của đơn hàng. Điều này bao gồm:

Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, số lượng, giá cả, các tùy chọn (nếu có).
Yêu cầu đặc biệt: Các yêu cầu cụ thể của khách hàng như hình thức thanh toán, thời gian giao hàng mong muốn, ...

2. Kiểm tra còn đủ hàng không

Sau khi tiếp nhận thông tin đơn hàng, bước tiếp theo vô cùng quan trọng là kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng hóa hiện có trong kho. Việc này bao gồm cả hàng thành phẩm đã hoàn thiện và nguyên vật liệu để sản xuất.

Hàng đủ: Nếu số lượng hàng hóa trong kho đáp ứng đủ nhu cầu của đơn hàng, chúng ta sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình xử lý đơn hàng.
Hàng không đủ: Trong trường hợp hàng hóa trong kho không đủ để đáp ứng đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ phải lập kế hoạch sản xuất bổ sung để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.

3. Xử lý đơn hàng

Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chúng ta sẽ tiến hành tiếp nhận đơn hàng một cách chính thức. Cụ thể:

Cung cấp thông tin chi tiết: Khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng như: tổng số tiền, sản phẩm đã chọn, thời gian giao hàng dự kiến và các điều khoản thanh toán, đổi trả (nếu có).
Lưu trữ thông tin: Mọi thông tin liên quan đến đơn hàng sẽ được lưu trữ vào hệ thống quản lý. Điều này giúp chúng ta dễ dàng theo dõi quá trình xử lý đơn hàng, từ khâu tiếp nhận đến khi giao hàng thành công.

4. Đóng gói hàng hóa

Đóng gói là giai đoạn cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa trước khi giao đến tay khách hàng. Đây là công đoạn vô cùng quan trọng, quyết định trực tiếp đến chất lượng và sự an toàn của sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển. Quy trình đóng gói hàng hóa tiêu chuẩn bao gồm các bước sau:

Lựa chọn vật liệu đóng gói: Tùy thuộc vào tính chất của từng loại hàng hóa, đơn hàng và yêu cầu của khách hàng mà chúng ta sẽ lựa chọn các loại vật liệu đóng gói phù hợp như hộp carton, túi nilon, túi khí, xốp, băng keo...
Sắp xếp hàng hóa: Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng, khoa học trong bao bì để đảm bảo không bị xô lệch, trầy xước trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm tối đa không gian.
Đóng gói: Sử dụng các vật liệu đóng gói đã chọn để cố định hàng hóa bên trong bao bì, đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch.
Kiểm tra: Sau khi đóng gói, cần kiểm tra kỹ lưỡng lại sản phẩm để đảm bảo số lượng, chất lượng và các thông tin trên bao bì đã chính xác.
Dán nhãn: Dán nhãn lên bao bì để ghi rõ các thông tin cần thiết như tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng, người nhận, địa chỉ giao hàng...

5. Giao hàng cho khách hàng

Sau khi đơn hàng được đóng gói cẩn thận, bước tiếp theo là giao hàng đến tay khách hàng. Đơn hàng sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa đến đúng địa chỉ và trong thời gian nhanh nhất.

Ngay sau khi đơn hàng được giao thành công, hệ thống quản lý đơn hàng sẽ được cập nhật trạng thái mới nhất. Đồng thời, một email xác nhận sẽ được gửi đến khách hàng, thông báo về việc đơn hàng đã được giao thành công. Điều này giúp khách hàng dễ dàng theo dõi quá trình giao hàng và yên tâm hơn về đơn hàng của mình.

6. Chăm sóc sau khi bán hàng

Chất lượng dịch vụ sau bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Khi khách hàng gặp phải các vấn đề như giao hàng chậm, sản phẩm lỗi, hoặc không đúng như mô tả, doanh nghiệp cần có những giải pháp xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

III. Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Để có thể quản lý đơn hàng hiệu quả thì doanh nghiệp thì bạn nên áp dụng phương pháp sau:

1. Quản lý tồn kho

Tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu không được quản lý hiệu quả, tồn kho quá nhiều sẽ gây lãng phí nguồn lực, còn quá ít sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, mất khách hàng.

Theo dõi định kỳ: Cập nhật số lượng hàng tồn kho thường xuyên để nắm rõ tình hình.
Thiết lập ngưỡng tồn kho: Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa để điều chỉnh sản xuất hoặc đặt hàng.
Quản lý theo lô hàng: Theo dõi chi tiết từng lô hàng để nắm rõ nguồn gốc, chất lượng và giá thành.
Sử dụng phần mềm: Áp dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa các công việc, giảm thiểu sai sót.

Cần phải quản lý tồn kho tốt để có thể nhập hàng kịp lúc và không thừa thãi giúp công việc được trơn tru.

2. Phân loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa là chìa khóa để quản lý đơn hàng hiệu quả. Việc phân chia hàng hóa thành từng nhóm cụ thể giúp quá trình xử lý đơn hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn và chậm trễ.

3. Quản lý đơn vị vận chuyển

Để quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin đơn hàng một cách chặt chẽ cũng vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao hàng.

Việc thông báo kịp thời về bất kỳ thay đổi nào trong quá trình vận chuyển sẽ giúp khách hàng yên tâm và tránh những hiểu lầm không đáng có. Đồng thời, việc chăm sóc khách hàng tốt sẽ góp phần xây dựng lòng tin và tăng khả năng khách hàng quay trở lại mua sắm.

4. Xử lý trường hợp hoàn trả hàng

Có những trường hợp đơn hàng được giao đến đúng địa chỉ, đúng thời gian nhưng khách hàng lại từ chối nhận hàng. Điều này thường xảy ra do một số lý do như: hàng hóa không đúng như mô tả, bị lỗi hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Để giải quyết tình huống này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định rõ nguyên nhân khách hàng từ chối nhận hàng. Việc làm rõ nguyên nhân sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp phù hợp, hạn chế tối đa thiệt hại và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

IV. Các phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả

Có rất nhiều phần mềm để quản lý đơn hàng rất tốt, tôi sẽ gợi ý cho bạn một số phần mềm quản lý đơn hàng:

1. Pancake

Pancake là một phần mềm quản lý bán hàng được phát triển tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Với Pancake, bạn có thể:

Quản lý thông tin khách hàng: Theo dõi tương tác, lưu trữ thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Quản lý đơn hàng: Từ tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng đến giao hàng, tất cả đều được quản lý tập trung.
Quản lý sản phẩm: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, nhập xuất hàng, tạo báo cáo chi tiết.
Xây dựng website bán hàng: Tạo website bán hàng chuyên nghiệp, dễ dàng quản lý sản phẩm và đơn hàng.
Thống kê và báo cáo: Nhận báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh hiệu qu

2. TPOS

Nếu bạn đang kinh doanh cả online và offline, TPOS chính là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý mọi hoạt động một cách hiệu quả. TPOS đem lại cho bạn rất nhiều tính năng hỗ trợ cho việc bạn bán hàng.

3. HARAVAN

Haravan là một trong những nền tảng thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp giải pháp bán hàng đa kênh (Omnichannel) toàn diện. Khi lựa chọn Haravan, các doanh nghiệp sẽ được trang bị đầy đủ các công cụ cần thiết để quản lý và phát triển kinh doanh hiệu quả.

4. KiotViet

KiotViet là một phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi thành viên của Hiệp hội bán lẻ AVR Việt Nam. Với KiotViet, chủ shop có thể dễ dàng quản lý hàng hóa, theo dõi tồn kho và tích hợp với nhiều thiết bị khác nhau.

5. Trustsales

Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, Trustsales là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hoàn hảo cho các shop nhỏ, vừa và các cá nhân kinh doanh online. Ngay cả khi bạn không có nhiều kiến thức về công nghệ, bạn vẫn có thể dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm này.

FAQ - Giải đáp thắc mắc liên quan đến quản lý đơn hàng

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát, theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp và xử lý các công đoạn để hoàn thành đơn hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý sau bán hàng. Quản lý đơn hàng được xem là hoạt động rất cần thiết đối với doanh nghiệp.

2. Vai trò của quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát được nhu cầu, số lượng, thời gian nhận hàng của người mua hàng… Qua đó, nhà quản lý phân loại yêu cầu của khách hàng đồng thời lên kế hoạch cung cấp/ bàn giao sản phẩm kịp thời gian. Nhà cung cấp đó hoặc sẽ thực hiện đơn hàng này bằng hàng tồn kho hoặc sản xuất mới.

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 13 Tháng 3, 2025

Terus Business là đội ngũ thuộc Terus chuyên cung cấp thông tin cập nhật về thị trường và phân tích các mô hình kinh doanh, đưa ra các giải pháp thiết thực dựa trên các chiến lược đã được chứng minh.