Quy Trình Vận Hành Doanh Nghiệp SMEs và Start-up

Hệ thống vận hành doanh nghiệp là trung tâm của tổ chức vì nó định hình cách các nguồn lực tương tác và được sử dụng. Tạo dựng nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu là cần thiết để bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Vậy bắt đầu từ đâu để xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp? Những mô hình vận hành nào hiện đang được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu? Đọc bài viết sau đây với Terus.

I. Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp

Điều phối các hoạt động trong tổ chức, quyết định cách sử dụng các nguồn lực và tương tác với nhau để đạt được mục tiêu cụ thể được gọi là vận hành doanh nghiệp.

Có thể nói rằng hệ thống vận hành doanh nghiệp chính là nền tảng của mỗi doanh nghiệp vì nó đóng vai trò dẫn dắt bộ máy tổ chức hoạt động hiệu quả và tạo ra giá trị. Chỉ khi một công ty có một hệ thống quy trình vận hành chặt chẽ, nó có thể tồn tại và cạnh tranh trên thị trường.

Mỗi ngành nghề sẽ có một quy trình hoạt động riêng. Mặt khác, mọi hệ thống vận hành ở bất kỳ quy mô nào đều phải dựa trên bốn trụ cột sau:

1. Quy trình

Mắt xích là quy trình chính giúp cho bộ máy hoạt động trơn tru. Để đạt được những kết quả cụ thể, quy trình kết hợp các hoạt động riêng biệt của công ty thành một hệ thống thống nhất.

Để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc, nhân viên phải tuân theo quy trình. Một quy trình rõ ràng sẽ đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng trình tự và số lượng sai phạm được giảm thiểu.

2. Con người

Không chỉ là chủ thể chính trong hệ thống vận hành doanh nghiệp, con người còn là nguồn lực nòng cốt của tổ chức. Do đó, đội ngũ nhân viên cần được ưu tiên xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chắc chuyên môn và nghiệp vụ.

Chỉ có thể một tổ chức hoạt động hiệu quả khi tất cả các nhân viên và phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm của họ.

3. Trang thiết bị, phần mềm quản trị

Máy móc và công nghệ là rất quan trọng để hoạt động kinh doanh thành công. Một hệ thống không thể hoạt động nếu không có các công cụ và thiết bị cần thiết.

Thiếu các công cụ này, hệ thống sẽ khó phát triển và nâng cao năng suất lao động. Hệ thống ERP ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện đại.

Công nghệ thông minh của phần mềm quản trị này cho phép các nhà quản lý theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào, đồng thời hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban.

4. Cơ sở hạ tầng

Bộ máy vận hành doanh nghiệp bắt đầu với cơ sở hạ tầng. Cơ sở hạ tầng cung cấp những điều kiện cần thiết để doanh nghiệp hoạt động. Do đó, nếu một công ty có “đất” muốn tồn tại và phát triển, nó phải được xây dựng bài bản và vững chắc ngay từ đầu.

II. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản

Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành doanh nghiệp

Luồng vận hành của một tổ chức bao gồm nhiều công việc và quy trình. Trong đó, các hoạt động chức năng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống vận hành doanh nghiệp, đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả hoạt động của công ty.

Các nhà quản trị phải xác định những hoạt động nào trực tiếp tạo ra giá trị và những hoạt động khác hỗ trợ và “bôi trơn” bộ máy để hoạt động chính được thực hiện.

Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau:

Sản xuất.
Cung ứng.
Vận chuyển.
Tiếp thị & bán hàng.
Dịch vụ.

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80, là một phương pháp phổ biến để xác định những hoạt động và chức năng quan trọng trong mô hình kinh doanh.

Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Do đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào hai mươi phần trăm hoạt động chính yếu cần thiết để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Quy trình quyết định những gì sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả cụ thể. Để tạo ra luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức, các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình.

Mô hình BPM Life Cycle có thể được các nhà quản trị sử dụng để tạo ra một quy trình chuẩn chỉnh:

Thiết kế hoạt động: Mô tả mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và xác định các bước cần thực hiện trước và sau.
Mô hình hóa quy trình: Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ, bao gồm các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể.
Triển khai quy trình: Áp dụng quy trình cho hoạt động vận hành của các bộ phận.
Theo dõi và phân tích: Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra.
Điều chỉnh, tối ưu: Cải thiện các yếu tố bất hợp lý trong quá trình.

Quy định hành vi và nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Nội quy làm việc, quy định phân công công việc, trách nhiệm báo cáo và giải trình là những chính sách cần được thực hiện.

Ngoài ra, các tài liệu và biểu mẫu được sử dụng trong các hoạt động cũng cần được thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên và là bằng chứng cho hoạt động của công ty.

Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Ở bước tiếp theo, toàn bộ hệ thống quản lý doanh nghiệp phải được kiểm tra lại để xác định các vấn đề có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

Nhà quản lý có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa, còn được gọi là mô hình xương cá, để xác định nguyên nhân gốc rễ có khả năng gây ra sai sót.

Trong đó, các yếu tố gây ra các vấn đề được chia thành sáu nhóm cơ bản:

Con người.
Nguyên vật liệu.
Máy móc thiết bị.
Phương pháp.
Chuẩn mực, quy định.
Môi trường.

Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu

Các yếu tố được tìm thấy trong biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M, sẽ được sử dụng để phát triển các phương pháp khắc phục các vấn đề phát sinh trong mô hình vận hành doanh nghiệp.

Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự

Sau khi hoàn thành hệ thống vận hành, bước tiếp theo là đào tạo và thông báo cho nhân viên. Những người này sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động.

Đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng và trách nhiệm của họ trong công việc vận hành và cung cấp mọi công cụ và hướng dẫn cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá

Bước cuối cùng là sử dụng hệ thống vận hành doanh nghiệp trong sản xuất hàng ngày. Cần lưu ý rằng ngay từ đầu, không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo.

Do đó, với tư cách là người lãnh đạo trụ cột, nhà điều hành phải liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để cải thiện và thay đổi cho phù hợp với sự phát triển của công ty.

Một hệ thống vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa.
Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ.
Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình.
Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu.

III. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay

1. Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành

Hiện nay, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường và mô hình vận hành doanh nghiệp tự động.

Mô hình vận hành này đã giúp các doanh nghiệp tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần khi bước vào thời đại công nghệ số.

Do hai yếu tố sau đây, mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này đã tiến bộ đáng kể so với các mô hình truyền thống:

Tự động hóa: Tự động hóa các khâu trong quy trình làm việc bằng cách sử dụng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giảm bớt thao tác thủ công và giải phóng sức lao động.
Số hóa: Số hóa dữ liệu doanh nghiệp vào các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ cho phép quản lý và làm việc với dữ liệu ở bất kỳ địa điểm nào.

2. WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai

WFA (Work from anywhere) - làm việc ở bất kỳ đâu đang dần trở thành xu hướng kinh doanh phổ biến nhất trong thời đại hiện nay.

Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức hoạt động linh hoạt trong mọi bối cảnh và điều kiện, ngăn chặn rủi ro gián đoạn và ngăn chặn luồng hoạt động bị cản trở.

Các mô hình WFA được sử dụng phổ biến trên toàn cầu được chia thành bốn loại:

WFH (Work from home) – Làm việc tại nhà.
Satellite Office – Văn phòng vệ tinh.
Neighborhood – Văn phòng chia sẻ.
Mobile Worker – Làm việc di động.

Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là:

Hãy phát triển một mô hình quản trị nhân sự phù hợp: Mô hình WFA cho phép nhân viên lựa chọn nơi làm việc của họ.

Vì vậy, điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt.

Công nghệ hỗ trợ: Với mô hình WFA, công nghệ là yếu tố thành công chính. Các nhân viên sử dụng công cụ này hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau.

Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc.

IV. Ví dụ về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công

Điều gì tạo nên sức mạnh của Facebook, gã khổng lồ công nghệ? Thực tế là bí mật đằng sau sức mạnh của đế chế công nghệ này bắt nguồn từ bộ máy vận hành, thành phần quan trọng nhất.

Các chiến lược và mục tiêu về hiệu quả và cải tiến liên tục được sử dụng để phát triển và duy trì quản trị vận hành của Facebook.

1. Cải tiến sản phẩm

Liên tục đổi mới sản phẩm là một phần của chiến lược phát triển của Facebook.

Một cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo khả năng cạnh tranh của công ty trong dài hạn là đưa ra các bản cập nhật mới liên tục để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đáp ứng thị hiếu người dùng.

Ngoài ra, triết lý cải tiến liên tục trong vận hành giúp Facebook ngày một hoàn thiện hơn và khắc phục các lỗ hổng sản phẩm.

2. Tự động hóa quy trình

Facebook đã chọn áp dụng mô hình tự động hóa trong hoạt động vận hành do sở hữu các sản phẩm trực tuyến.

Facebook đã sử dụng tiềm năng công nghệ của mình để “theo dấu” người dùng để tự động đưa ra các đề xuất phù hợp bằng cách xác định sở thích và thói quen của họ.

Ngoài ra, để giữ chân người dùng, các trợ lý ảo của Facebook cũng là “quân bài”. Các ứng dụng công nghệ tự động hóa là yếu tố chính giúp Facebook tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và tạo vị thế thủ lĩnh trên thị trường công nghệ.

3. Vị trí chiến lược

Quản trị vận hành của Facebook muốn tối đa hóa khả năng tiếp cận thị trường và nguồn lực. Facebook có thể tiếp cận thị trường bằng cách sử dụng mạng xã hội toàn cầu. Do đó, Facebook tập trung vào việc xây dựng mạng liên kết nhanh chóng và đơn giản nhất.

Trụ sở của công ty ở Thung lũng Silicon cung cấp năng lượng, thị trường lao động, nguồn cung cấp thiết bị và các điều kiện hoạt động tốt cho môi trường.

4. Phát triển nguồn nhân lực

Trọng tâm của mô hình vận hành doanh nghiệp của Facebook là con người. Do đó, mục tiêu của công ty là duy trì lực lượng lao động chuyên nghiệp tiềm năng để thực hiện các hoạt động kinh doanh truyền thông trực tuyến.

Ví dụ, Facebook sử dụng các chiến lược tuyển dụng liên tục để cho phép học sinh thực tập tại văn phòng của công ty.

V. Tổng kết

Bài viết là các thông tin về Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ – Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và start-up bài bản từ A-Z

1. Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và Start-up là gì?

Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và Start-up là việc thiết lập một hệ thống các quy trình, quy định rõ ràng, thống nhất cho các hoạt động trong doanh nghiệp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh.

2. Tại sao cần chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và Start-up?

Có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp SMEs và Start-up cần chuẩn hóa vận hành, bao gồm:

Nâng cao hiệu quả hoạt động: Quy trình chuẩn hóa giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng nhất, hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
Tiết kiệm chi phí: Khi các quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát chi phí, tránh lãng phí và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn.
Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Quy trình chuẩn hóa giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ được đồng nhất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có hệ thống vận hành hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường.
Thu hút đầu tư: Các nhà đầu tư thường ưu tiên đầu tư cho những doanh nghiệp có hệ thống quản lý bài bản và chuyên nghiệp.

3. Các bước thực hiện quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và Start-up?

Quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp SMEs và Start-up thường bao gồm các bước sau:

Xác định mục tiêu: Xác định mục tiêu cụ thể cho việc chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp.
Phân tích hiện trạng: Phân tích tình trạng hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
Lập kế hoạch: Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn hóa vận hành, bao gồm các hoạt động cần thực hiện, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm.
Thiết kế quy trình: Thiết kế các quy trình, quy định chi tiết cho từng hoạt động trong doanh nghiệp.
Triển khai quy trình: Triển khai các quy trình, quy định đã được thiết kế đến tất cả các bộ phận, nhân viên trong doanh nghiệp.
Giám sát và đánh giá: Giám sát và đánh giá hiệu quả thực hiện của các quy trình, quy định, điều chỉnh khi cần thiết.

Đọc thêm:

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 10 Tháng 1, 2025

Terus Business là đội ngũ thuộc Terus chuyên cung cấp thông tin cập nhật về thị trường và phân tích các mô hình kinh doanh, đưa ra các giải pháp thiết thực dựa trên các chiến lược đã được chứng minh.