fbpx

Bottleneck Là Gì? 4 Cách Xác Định “nút thắt cổ chai” Trong Doanh Nghiệp Nhanh Nhất 

Nội dung

Công ty phải xác định Bottleneck, còn được gọi là nút thắt cổ chai, để khắc phục tận gốc vấn đề này để đảm bảo rằng quy trình vận hành của cung hoạt động trơn tru và tăng năng suất của toàn bộ máy. Thật vậy, Bottleneck là gì? Bằng cách gì nhanh nhất bạn có thể tìm thấy các Bottleneck? Đọc bài viết sau đây với Terus.

Bottleneck là gì? 4 Cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất 
Bottleneck là gì? 4 Cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất 

I. Bottleneck là gì?

1. Khái niệm

Bottleneck - Nút thắt cổ chai dùng để chỉ hình dáng của một cái chai với cổ thuôn nhọn và thân rộng. Cổ chai thường hạn chế sự di chuyển của bên trong vì nó thường là phần hẹp nhất của chai. Bottleneck trong kinh doanh là một điểm (hoặc các điểm) khi quá trình bị trì hoãn hoặc phá vỡ hoàn toàn.

Bottleneck, giống như nút thắt cổ chai trong dây chuyền sản xuất, làm chậm quy trình và khiến nhân viên bị quá tải. Điều này đặc biệt đúng khi Bottleneck ảnh hưởng đến nhiều quy trình cùng một lúc.

Mặc dù hình ảnh của nút cổ chai dễ nhận biết hơn hoặc rõ ràng hơn để tìm thấy trong quá trình lắp ráp hoặc sản xuất, nhưng nút thắt quy trình có thể dễ nhận biết hơn khi bạn biết cách tìm ra nguyên nhân gây ra chúng.

1. Điểm khác biệt giữa “Hạn chế” so với “Tắc nghẽn”

Các yếu tố ràng buộc hạn chế đầu ra của toàn bộ quy trình. Nó có thể liên quan đến thiết bị, nhân viên, thông tin hoặc tài liệu thiếu, chẳng hạn như các quy trình hoặc chính sách tiêu chuẩn.

Điểm nghẽn là một hạn chế ảnh hưởng đến đầu ra của một quá trình và ngăn nó đạt được các mục tiêu. Nếu một hạn chế bắt đầu ảnh hưởng đến sản lượng và năng suất chung của một doanh nghiệp, nó có thể trở thành một Bottleneck.

II. Nguyên nhân gây ra các Bottleneck trong doanh nghiệp

1. Xử lý dữ liệu thủ công

Việc thu thập, nhập và cập nhật dữ liệu vào hệ thống và cơ sở dữ liệu thủ công có thể thực sự có hại hơn là hữu ích vì nó dẫn đến các vấn đề như lỗi hoặc dữ liệu trùng lặp. Điều này không chỉ dẫn đến những sai lầm mà còn gây ra những rủi ro, chẳng hạn như gian lận, thanh toán thừa hoặc thiếu và thông tin khách hàng sai lệch.

2. Quy trình làm việc lỗi thời

Nếu các dòng công việc khiến một quy trình kinh doanh không hoạt động, thì quy trình kinh doanh nói chung cũng không hoạt động theo mặc định. Điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến sản xuất tổng thể, cộng tác và hiệu quả.

3. Quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại

Nếu một người dành năm giờ mỗi tuần để hoàn thành cùng một nhiệm vụ, chẳng hạn như soạn thảo và chia sẻ một email có thể tự động hóa và tiêu chuẩn hóa, thì đó là hai mươi giờ mỗi tháng để hoàn thành lại cùng một nhiệm vụ.

4. Nhóm hoặc cá nhân làm việc vượt quá khả năng của họ

Tắc nghẽn xảy ra rất nhiều khi quy trình công việc kinh doanh bao gồm phê duyệt hoặc đánh giá từ những cá nhân không có đủ băng thông để thực hiện nó.

5. Không có kế hoạch dự phòng

Các kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp xác định rủi ro và xác định các biện pháp ứng phó sẵn có. Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp thay đổi trong các tình huống không mong muốn. Khi doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng, họ có thể không thể thích ứng nhanh chóng và có thể khiến bottleneck trở nên tồi tệ hơn.

III. Các loại Bottleneck thường gặp

1. Bottleneck ngắn hạn

Khi một nhân viên nghỉ việc, điều này chủ yếu là tạm thời. Trong những trường hợp như vậy, khối lượng công việc tăng lên trong khi không đủ nhân viên để giải quyết tất cả các vấn đề.

2. Sự tắc nghẽn lâu dài

Nó luôn có mặt trong quá trình sản xuất và không ngừng gây ra tổn thất, chẳng hạn như sự cố máy móc.

3. Bottleneck do quy định gây ra

Các quy trình hoặc quy trình không đầy đủ hoặc không hiệu quả có thể dẫn đến các Bottleneck. Ví dụ: một quy trình đã hoạt động không còn hoạt động sau khi một công ty lớn bị rung chuyển; một quy trình không được lên kế hoạch trước khi xây dựng; hoặc quá nhiều quy tắc làm chậm quy trình làm việc.

4. Bottleneck do vận hành

Sự tắc nghẽn do thiếu năng lực của con người, hệ thống hoặc công cụ để đáp ứng khối lượng công việc Ví dụ: phê duyệt là cần thiết để tiến hành công việc; nếu một quy trình nào đó bị chậm trễ, nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các quy trình và bộ phận khác.

5. Bottleneck do cơ sở hạ tầng

Tắc nghẽn do nguồn lực thiếu hoặc cấu trúc quy trình không phù hợp Ví dụ: Các tác nhân hoặc nhiệm vụ quan trọng đã bị bỏ sót trong quá trình lập bản đồ quy trình, dẫn đến sự chậm trễ; hoặc các vấn đề về năng suất xuất phát từ việc chọn sai phần mềm để thực hiện một quy trình.

IV. 4 Cách xác định Bottleneck trong doanh nghiệp nhanh nhất

1. Lập bản đồ các quy trình của bạn

Công ty của bạn nên lập bản đồ các quy trình có sẵn. Điều này sẽ cho phép bạn có cái nhìn rộng hơn khi phân tích luồng và hiệu suất của một quy trình trong tổng thể. Xem từng bước của quy trình, tài nguyên, tương tác, thời gian tiến hành và vấn đề.

Bằng cách làm như vậy, bạn có thể xác định những yếu tố hạn chế hiệu suất và năng lực sản xuất, điều này sẽ cho thấy những lỗ hổng hiện có.

2. Nhìn vào dữ liệu mà quy trình của bạn cung cấp

Mọi vấn đề của công ty sẽ được thể hiện bằng những gì công ty làm. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách xem dữ liệu liên quan đến quy trình của bạn để đánh giá các vấn đề gây tắc nghẽn và hỏi:

  • Có phổ biến khi các nhiệm vụ bị đình trệ tại một thời điểm nhất định không?
  • Sự trở lại của một chủ sở hữu hoặc cá nhân có liên quan đến xu hướng không?
  • Khi phân tích dữ liệu quy trình của mình, bạn nên tìm kiếm xu hướng, chủ đề và mẫu.

3. Làm việc với những người liên quan

Mặc dù dữ liệu thường cho thấy sự thật về quy trình, nhưng đó không phải là sự thật duy nhất cần được xem xét. Nói chuyện với những người tham gia vào quy trình để cung cấp thêm thông tin mà dữ liệu có thể thiếu, chẳng hạn như:

  • Mọi người có bị choáng ngợp với khối lượng công việc không?
  • Có sự cố thông tin liên lạc không?
  • Các đội không có đủ nhân sự?

4. Tiến hành phân tích quy trình làm việc

Phân tích quy trình làm việc là một cơ hội để xem xét thứ tự của các nhiệm vụ và hoạt động tạo ra một kết quả cụ thể cho quy trình làm việc. Tìm các điểm dư thừa, nút thắt hiện tại và các vấn đề khác có thể dẫn đến nút thắt cổ chai trong tương lai trong quá trình xem xét.

V.  Giải pháp tháo gỡ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề

Khi bạn tìm ra những vấn đề cản trở trong hoạt động của công ty, bạn có thể nhìn nhận chúng một cách khách quan và bắt đầu nghiên cứu các phương pháp để giải quyết chúng. Để giải quyết các vấn đề, bạn phải kêu gọi và thu hút tất cả các thành viên trong tổ chức.

Để tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả, bạn có thể phải làm việc trong một nhóm với những người khác nhau về quan điểm và ý tưởng.

Ngoài việc cung cấp nhiều ý tưởng, việc khuyến khích tương tác trong nhóm sẽ giúp nhóm luôn hòa nhập và cam kết thực hiện những thay đổi cần thiết.

2. Luôn có những lựa chọn thay thế cho các giải pháp

Những kế hoạch dự phòng luôn cần thiết trong trường hợp giải pháp chính không hoạt động tốt. Khi bạn đang tìm kiếm một giải pháp cho vấn đề của mình, đừng bỏ qua bất kỳ giải pháp thay thế nào được đưa ra; hãy suy nghĩ về tất cả các lựa chọn. Các quy trình của bạn phải được theo dõi thường xuyên để giữ cho chúng được cập nhật và hiệu quả. Các quy trình phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài; chúng không thể được thiết lập một cách máy móc.

3. Liên tục tìm kiếm và thực hiện cải thiện các nút thắt cổ chai

Từ việc lập bản đồ các quy trình đến việc tìm kiếm các giải pháp, xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động, nhóm phải tham gia vào tất cả các bước của quá trình thực hiện cải tiến.

Ý tưởng đầu tiên về một giải pháp sẽ không phải là câu trả lời hoàn hảo cho vấn đề. Do đó, điều quan trọng là phải duy trì quá trình cải tiến và liên tục đánh giá lại kết quả. Để nhận được phản hồi, thực hiện đánh giá và tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc, kế hoạch của bạn phải được thực hiện.

Bạn sẽ được cung cấp thông tin và dữ liệu để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào bằng cách thực hiện cải tiến liên tục bằng cách lập kế hoạch, hành động, kiểm tra và đánh giá.

VI. Quy trình xác định và loại bỏ bottleneck là gì?

Để ngăn chặn các vấn đề bổ sung, việc xác định các vấn đề nhanh chóng là rất quan trọng. Terus sẽ giới thiệu cho bạn quy trình 3 bước xác định và loại bỏ bottleneck để cải thiện hiệu suất sản xuất trong phần này.

Bước 1: Phác thảo lại quy trình

Đọc lại toàn bộ quy trình sản xuất từ đầu đến cuối là cách tốt nhất để tìm ra sự cố. Điều này sẽ giúp bạn xác định các vấn đề. Doanh nghiệp có thể kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình hiện tại thông qua phác thảo lại quy trình. Ngoài ra, việc phác thảo quy trình giúp các công ty lập kế hoạch dự phòng.

Bước 2: Xác định bottleneck

Khi bạn có một cái nhìn rõ ràng về quy trình sản xuất, bạn có thể bắt đầu ra soát lại và tìm ra những yếu tố cản trở. Một số phương pháp có thể giúp bạn tìm ra lỗ hổng, chẳng hạn như:

  • Phương pháp năm lý do: Phương pháp 5 Whys được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Điều này được thực hiện bằng cách đặt ra năm câu hỏi về lý do chính dẫn đến vấn đề đó. Mỗi câu hỏi sẽ giúp chúng tôi khám phá nguyên nhân chính của vấn đề.
  • Fishbone Diagram còn được gọi là sơ đồ xương cá: Sơ đồ xương cá được sử dụng để phân tích và hiểu lý do khiến một vấn đề cụ thể xảy ra. Vấn đề cần phải được phân tích được đề cập và các yếu tố gây ra vấn đề được liệt kê trong các nhánh như xương cá.
  • Lưu đồ (Flowcharts): Một loại sơ đồ mô tả một quá trình bao gồm các bước nối tiếp nhau được gọi là lưu đồ. Lưu đồ thể hiện nhiều yếu tố như đầu vào/đầu ra, các bước trong quy trình và giúp hiển thị các yếu tố một cách trực quan và dễ hiểu thông qua mũi tên.

Bước 3: Thực hiện giải pháp

Đã đến lúc tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề. Cách xử lý cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào vấn đề. Sau đây là một số ví dụ về những nút thắt và cách khắc phục chúng:

  • Khách hàng không hài lòng với thời gian chờ đợi dài: Vào giờ cao điểm, nhà hàng thường được phản ánh về việc chờ đợi món ăn quá lâu. Việc này là do số lượng nhân viên quá ít không đủ để hoàn thành nhiệm vụ. Do đó, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách bổ sung nhân viên vào giờ cao điểm để phục vụ khách hàng tốt hơn.
  • Một chiếc máy không ngừng bị hỏng hóc: Một máy trong số các thiết bị của công ty thường xuyên gặp trục trặc, làm giảm năng suất. Nếu vấn đề liên quan đến một phần của máy, nó nên được giải quyết một cách triệt để; nếu máy quá cũ, bạn nên mua một phần mới. Đồng thời, các công ty nên bảo trì thiết bị và máy móc thường xuyên để giảm thiểu vấn đề thiết bị ảnh hưởng đến năng suất sản xuất.
  • Một chiếc máy bị hỏng liên tục: Một máy công ty thường xuyên gặp trục trặc, làm giảm năng suất. Bạn nên mua một phần mới nếu máy có vấn đề hoặc nếu vấn đề liên quan đến một phần cụ thể của máy. Đồng thời, các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng máy móc và thiết bị của họ được bảo trì thường xuyên để giảm thiểu vấn đề thiết bị ảnh hưởng đến năng suất sản xuất.

Bước 4: Đánh giá hiệu suất

Sau khi thực hiện các phương pháp xử lý bottleneck, điều quan trọng là phải theo dõi quy trình để đảm bảo rằng các phương pháp đã được thực hiện có hiệu quả hay không. Bạn có thể đánh giá hiệu quả của các giải pháp bằng các chỉ số sau:

  • Tổng thời gian sản xuất là số liệu cho biết thời gian mà một doanh nghiệp mất để sản xuất một sản phẩm.
  • Độ dài chu kỳ là số liệu được sử dụng để xác định số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một chu kỳ quy trình sản xuất.
  • Thời gian hoàn thành, còn được gọi là thời gian hoàn thành, là thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình sản xuất.
  • Năng suất vượt qua lần đầu là tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng cao trong lần sản xuất đầu tiên so với tổng số sản phẩm sản xuất ra.
  • Thông lượng là một số liệu đo lường số lượng sản phẩm có thể được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.

VII. Tổng kết

Bài viết là các thông tin về Bottleneck và 4 cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.

Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ tư duy, lợi ích và cách sử dụng công cụ tuyệt vời này trong công việc, học tập và đời sống, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

  1. Facebook
  2. Instagram
  3. Pinterest
  4. Behance

FAQ - Bottleneck là gì? 4 Cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất 

1. Nút thắt cổ chai là gì?

Nút thắt cổ chai là điểm trong hệ thống hoặc quy trình nơi tốc độ xử lý bị chậm lại do một yếu tố hạn chế. Nó giống như cổ chai của một chiếc bình, nơi nước chảy ra chậm hơn so với phần còn lại của bình. Trong doanh nghiệp, nút thắt cổ chai có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình, từ sản xuất đến phân phối đến dịch vụ khách hàng.

2. Nút thắt cổ chai có thể xuất hiện ở đâu trong doanh nghiệp?

Nút thắt cổ chai có thể xuất hiện ở bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp, nhưng một số vị trí phổ biến bao gồm:

  • Bộ phận sản xuất: Máy móc lỗi thời, thiếu nhân công, hoặc quy trình không hiệu quả đều có thể dẫn đến nút thắt cổ chai trong sản xuất.
  • Kho hàng: Hệ thống quản lý kho lỗi thời, không gian lưu trữ không đủ, hoặc quy trình nhập/xuất kho thủ công đều có thể dẫn đến nút thắt cổ chai trong kho hàng.
  • Bộ phận bán hàng: Quy trình bán hàng phức tạp, thiếu nhân viên bán hàng, hoặc hệ thống CRM lỗi thời đều có thể dẫn đến nút thắt cổ chai trong bộ phận bán hàng.
  • Bộ phận dịch vụ khách hàng: Thiếu nhân viên chăm sóc khách hàng, thời gian chờ đợi lâu, hoặc quy trình xử lý khiếu nại không hiệu quả đều có thể dẫn đến nút thắt cổ chai trong bộ phận dịch vụ khách hàng.

3. Làm thế nào để biết nút thắt cổ chai có thực sự là vấn đề hay không?

Có một số dấu hiệu cho thấy nút thắt cổ chai có thể là vấn đề trong doanh nghiệp của bạn, bao gồm:

  • Năng suất thấp: Nút thắt cổ chai có thể làm giảm năng suất tổng thể của doanh nghiệp.
  • Thời gian chờ đợi lâu: Nút thắt cổ chai có thể dẫn đến thời gian chờ đợi lâu hơn cho khách hàng và nhân viên.
  • Tăng chi phí: Nút thắt cổ chai có thể làm tăng chi phí do lãng phí thời gian và tài nguyên.
  • Sự hài lòng thấp: Nút thắt cổ chai có thể dẫn đến sự hài lòng thấp của khách hàng và nhân viên.

4. Ai chịu trách nhiệm gỡ bỏ nút thắt cổ chai?

Trách nhiệm gỡ bỏ nút thắt cổ chai thường thuộc về ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp đều có vai trò trong việc xác định và giải quyết nút thắt cổ chai.

5. 4 Cách xác định “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp nhanh nhất

Có một số cách để xác định nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp, bao gồm:

  • Phân tích quy trình: Phân tích quy trình của bạn để xác định các bước có thể gây ra sự chậm trễ.
  • Theo dõi dữ liệu: Theo dõi dữ liệu về hiệu suất để xác định các khu vực có vấn đề.
  • Khảo sát nhân viên: Khảo sát nhân viên của bạn để tìm hiểu xem họ gặp khó khăn gì trong công việc.
  • Sử dụng phần mềm: Có một số phần mềm có thể giúp bạn xác định nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp.

Đọc thêm:

Liên hệ với TERUS bằng cách điền thông tin và gửi về cho chúng tôi

Bài viết liên quan