Multitask – Đây Có Phải Lời Giải Cho Bài Toán Năng Suất?

Nội dung

Trong môi trường kinh doanh năng động và luôn thay đổi, Multitask dường như đã trở thành văn hóa làm việc ăn sâu vào mọi công ty. Nhiều nhà quản lý khuyến khích nhân viên luôn làm nhiều việc cùng lúc để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.

Tuy nhiên, nếu bạn không có kỹ năng Multitask phù hợp thì phương pháp này sẽ gây hại nhiều hơn là có lợi. Vậy Multitask là gì? Làm thế nào để áp dụng Multitask một cách thông minh? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Multitask là gì? Các hình thức Multitasking

Multitask là thực hiện nhiều nhiệm vụ và chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và giảm thời gian hoàn thành một công việc.

Có ba loại Multitask:

  • Hình thức Multitask đầu tiên và rõ ràng nhất là việc thực hiện hai tác vụ vật lý cùng một lúc, ví dụ như nói chuyện điện thoại với khách hàng trong khi đang soạn thảo bản kế hoạch.
  • Loại thứ hai chỉ đơn giản là thực hiện một tác vụ vật lý trong khi não đang suy nghĩ về điều gì khác. Ví dụ như tham gia một cuộc họp nhưng tâm trí đang nghĩ cách giải quyết một công việc khác chưa hoàn thiện.
  • Loại Multitask thứ ba được gọi là "tận dụng thời gian nhàn rỗi". Kiểm tra email trong khi in báo cáo hoặc nghe podcast trong khi chờ đạo diễn phê duyệt kịch bản là những biểu hiện của hình thức Multitask này. Về cơ bản, đó là một cách để sử dụng hiệu quả thời gian mà lẽ ra sẽ bị lãng phí. Tuy nhiên, xét từ góc độ tư duy, đó là một dạng Multitask, vì người thực hiện vẫn đang thực hiện nhiều quy trình công việc cùng lúc và chưa hoàn thành trọn vẹn nhiệm vụ trước đó. 

II. Lợi ích của Multitask đúng cách

1. Tiết kiệm thời gian

Multitask là phương pháp được nhiều công ty sử dụng để tối ưu hóa thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Chạy các quy trình làm việc song song thay vì tuần tự sẽ tiết kiệm thời gian vì có nhiều nhiệm vụ được hoàn thành hơn. Ví dụ, thay vì ghi nhớ ý kiến ​​của trưởng bộ phận và chỉnh sửa bản thảo sau, nhân viên có thể chỉnh sửa bản thảo ngay trong cuộc họp để sử dụng thời gian còn lại cho các công việc khác.

2. Tiết kiệm chi phí

Ngày nay, nhiều công ty thích những ứng viên có nhiều nhiệm vụ và nhiệm vụ khác nhau để thực hiện. Một nhân viên có khả năng linh hoạt quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí thuê ngoài và tối ưu hóa ngân sách hoạt động.

III. Áp dụng Multitask không đúng cách sẽ dẫn đến phản tác dụng

1. Multitask làm gián đoạn luồng công việc

Hầu hết mọi công việc trong một tổ chức đều tuân theo một quy trình nhất định tạo nên một “dòng” công việc thông qua hệ điều hành của công ty. Quy trình làm việc này giúp các thành viên tham gia có thể làm việc trôi chảy và khoa học.

Nếu bạn thực hiện nhiều hành động, quy trình làm việc sẽ bị gián đoạn và thậm chí thất bại. Bởi vì người thực thi phải gián đoạn luồng quy trình này để chuyển sang công việc khác. Kết quả là nhiều quy trình công việc chồng chéo lên nhau, gây khó khăn và giảm hiệu quả công việc.

2. Làm giảm hiệu suất lao động

Phong cách làm việc Multitask có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của nhân viên. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não con người chỉ có thể tập trung xử lý một luồng thông tin nhất định. Vì vậy, khi chúng ta thực hiện nhiều nhiệm vụ, về cơ bản chúng ta chuyển sự chú ý của mình từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Khi đó bộ não cần thêm thời gian để “khởi động lại” để thích ứng với luồng công việc mới. Ngoài ra, việc xử lý quá nhiều thông tin cùng một lúc sẽ tạo ra sự nhầm lẫn, hỗn loạn, khiến người thực hành dễ mắc sai lầm. Từ đó, hiệu quả công việc giảm sút và tiến độ công việc cũng bị đình trệ.

3. Sức khỏe nhân lực giảm sút

Làm quá nhiều việc cùng một lúc có thể khiến não bị quá tải và gây căng thẳng tinh thần. Theo một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học London, chỉ số IQ của những người áp dụng Multitask bị suy giảm 15 điểm phần trăm khi họ làm các bài kiểm tra nhận thức.

Nghiên cứu của McKinsey cũng cho thấy 87% những người lao động thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc cho biết họ có vấn đề về sức khỏe và liên tục. Có thể thấy, Multitask có tác động không nhỏ đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, chất lượng cuộc sống của nhân viên không được đảm bảo.

Multitask chỉ là bài toán ngắn hạn để ứng phó với những tình huống tạm thời và chỉ nên được dùng trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên đây không phải là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nếu muốn đi đường dài.

IV. Những sai lầm phổ biến khi thực hiện làm việc Multitask

1. Vừa giải trí vừa làm việc

Đây là một thói quen phản khoa học nhưng lại rất phổ biến ở những người lao động. Giải trí cùng với công việc cũng là một kiểu làm việc Multitask, khi não bộ bị xáo trộn bởi hai dòng suy nghĩ khác nhau. Nghe nhạc khi viết báo cáo hay xem phim khi làm việc là biểu hiện phổ biến của tính Multitask này.

Tuy nhiên, đó cũng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến công việc kém hiệu quả. Bởi vì khi rơi vào trạng thái mất tập trung, thư giãn, chúng ta rất khó tập trung vào công việc, dẫn đến năng suất thấp và thời gian dành cho nhiệm vụ tăng lên.

2. Làm nhiều công việc nặng cùng một lúc

Tình trạng của những người Multitask là họ luôn bị căng thẳng và choáng ngợp. Bởi họ phải gánh nhiều trách nhiệm cùng một lúc. Một người đảm nhận vai trò quản lý hai dự án khác nhau cùng lúc là một ví dụ điển hình của việc làm nhiều việc cùng một lúc. Điều đó cũng có nghĩa là khối lượng công việc tăng gấp đôi, gây áp lực cực lớn cho cả người lao động và người quản lý.

3. Nhiều tác nhân gây gián đoạn

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tình trạng Multitask có hại là khi người lao động bị phân tâm bởi các yếu tố môi trường. Ngay cả một sự gián đoạn nhỏ, chẳng hạn như nói quá to hoặc điện thoại đổ chuông liên tục, cũng có thể khiến suy nghĩ của bạn bị gián đoạn. Điều này làm suy yếu khả năng tập trung vào công việc và dễ mắc những sai lầm không đáng có.

V. Bí quyết áp dụng Multitask hiệu quả nâng cao năng suất làm việc

Multitask chắc chắn không phải là lựa chọn lý tưởng cho các công ty đang tìm cách tăng năng suất và tối ưu hóa hoạt động của mình. Nhưng trong một số trường hợp, nếu biết cách thực hiện Multitask một cách thông minh, bạn có thể tăng gấp đôi hiệu quả công việc và tạo ra những kết quả không ngờ tới. Dưới đây là một số kỹ năng Multitask mà người quản lý có thể triển khai để phối hợp hiệu quả Multitask giữa các nhân viên:

1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Thay vì để nhân viên choáng ngợp trong deadline, hãy sắp xếp các nhiệm vụ để nhân viên biết nhiệm vụ nào cần được ưu tiên trước. Một công cụ hữu ích là Ma trận Eisenhower.

Ma trận ưu tiên Eisenhower là một công cụ phân tích kinh doanh cho phép các cá nhân và nhóm so sánh khách quan các lựa chọn thay thế để xác định dự án nào cấp bách và quan trọng, tạo ra nhiều giá trị nhất và dự án nào quan trọng nhất.

Ưu tiên các nhiệm vụ có cơ hội thành công cao nhất. Bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn nhóm này, người quản lý xác định nhiệm vụ nào nên tập trung vào trước và nhiệm vụ nào có thể hoàn thành đồng thời.

2. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Một kỹ năng Multitask hiệu quả mà không làm lộn xộn quy trình làm việc của bạn là nhóm các loại nhiệm vụ và phương pháp tương tự lại với nhau để thực hiện tất cả chúng cùng một lúc. Điều này giúp não làm quen với các hoạt động tương tự với cùng một quy trình làm việc và hoạt động trơn tru hơn.

Ví dụ: thay vì chia nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ và thực hiện lần lượt, bạn có thể gửi nhiều quảng cáo đến các mạng xã hội khác nhau cùng một lúc. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tinh thần làm việc của nhân viên.

3. Multitask với một nhịp độ phù hợp

Việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể khiến nhân viên cảm thấy vội vã, một yếu tố chính dẫn đến căng thẳng và mắc sai lầm cực độ. Do đó, hãy giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy bằng cách chia nhiệm vụ thành các khoảng thời gian nhỏ.

Điều này có nghĩa là mỗi nhiệm vụ được giao một thời hạn và trong thời gian đó, nhân viên chỉ tập trung vào một nhiệm vụ và chỉ chuyển sang nhiệm vụ khác khi thời gian quy định đã trôi qua. Khả năng Multitask này được gọi là Phương pháp Pomodoro.

Ví dụ: nhân viên chỉ làm một nhiệm vụ cụ thể trong 25 phút và sau đó nghỉ ngơi một thời gian ngắn sau thời hạn. Bạn chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ trong mỗi khoảng thời gian 25 phút. Sau đó, bạn có thể nghỉ giải lao lâu hơn sau mỗi 3-4 khối 25 phút để ổn định trí não.

Phương pháp này hữu ích vì bộ não con người hoạt động hiệu quả nhất khi tập trung trong 25-30 phút. Điều này giúp nhân viên giảm thiểu tác động của quá trình chuyển đổi lâu dài.

4. Loại bỏ các tác nhân gây xao lãng

Cung cấp cho nhân viên của bạn không gian làm việc hoàn hảo để họ có thể hoàn toàn tập trung vào công việc. Điều này bao gồm loại bỏ phiền nhiễu và tiếng ồn thông tin. Một môi trường làm việc hiệu quả hỗ trợ tối đa năng suất của nhân viên phải đáp ứng tiêu chuẩn 5S:

  • Sàng lọc: Sàng lọc, loại bỏ những tác nhân không cần thiết, có khả năng gây xao lãng
  • Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng
  • Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ
  • Săn sóc: Luôn luôn duy trì thực hiện 3 hoạt động trên
  • Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen

Trong một không gian thoải mái, nhân viên có đạo đức làm việc cao hơn và Multitask hiệu quả hơn.

VI. Tổng kết

Bài viết là những thông tin về Multitask - lời giải cho bài toán năng suất. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn, cảm ơn bạn đã quan tâm và đọc hết bài viết này. Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

  1. Facebook
  2. Instagram
  3. Pinterest
  4. Behance
  5. Twitter/X

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về Multitask

1. Multitask là gì?

Multitask là khả năng của một hệ điều hành hoặc chương trình máy tính để chạy nhiều ứng dụng hoặc quá trình cùng một lúc. Điều này cho phép người dùng chuyển đổi giữa các tác vụ khác nhau mà không cần phải đóng bất kỳ tác vụ nào.

2. Các loại Multitask khác nhau là gì?

Terus sẽ đưa ra các loại Multitask phổ biến hiện nay:

  • Multitask phân thời: Nhiều chương trình được chia thành các phần nhỏ (gọi là luồng) và được thực hiện theo chu kỳ. CPU chuyển đổi giữa các luồng này rất nhanh, tạo ra ảo giác rằng tất cả các chương trình đều chạy đồng thời. Đây là loại Multitask phổ biến nhất.
  • Multitask đa xử lý: Hệ thống có nhiều CPU hoặc lõi, vì vậy nhiều chương trình thực sự có thể chạy đồng thời. Loại Multitask này hiệu quả hơn cho các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên CPU.
  • Multitask dựa trên nền: Một số chương trình có thể tiếp tục chạy nền trong khi người dùng đang làm việc với một chương trình khác. Ví dụ, chương trình chống vi-rút thường chạy nền để bảo vệ hệ thống.

3. Những lợi ích của Multitask là gì?

Những lợi ích chính của Multitask mà Terus muốn đề cập với bạn đó là:

  • Multitask cho phép người dùng làm việc trên nhiều tác vụ cùng một lúc, giúp họ tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
  • Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các tác vụ mà không cần phải đóng bất kỳ tác vụ nào.
  • Multitask cho phép người dùng tận dụng tối đa tài nguyên hệ thống của họ.

Liên hệ với TERUS bằng cách điền thông tin và gửi về cho chúng tôi

Bài viết liên quan