fbpx

Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả

Nội dung

Ma trận Eisenhower chia nhiệm vụ thành bốn phần. Mỗi phần có một yêu cầu hành động cụ thể, chẳng hạn như thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Mỗi góc có mức độ ưu tiên khác nhau.

Ví dụ, nhiệm vụ ở góc 1 nên được thực hiện trước, trong khi nhiệm vụ ở góc 4 nên được thực hiện cuối cùng hoặc loại bỏ. Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả

I. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận ưu tiên của Eisenhower, còn được gọi là ma trận quản lý thời gian Eisenhower, là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên các tiêu chuẩn khẩn cấp và tầm quan trọng.

Eisenhower chia danh sách công việc thành bốn ô, mỗi ô mô tả một loại nhiệm vụ khác nhau: nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ xóa.

Ma trận này được đặt tên theo Tổng thống Dwight D. Eisenhower, người đã từng làm việc tại Hoa Kỳ.

Dwight D. Eisenhower - tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là tướng năm sao trong Thế chiến thứ hai—đã đưa ra khái niệm mà sau này dẫn đến Ma trận Eisenhower.

Năm 1954, Eisenhower nói với một hiệu trưởng trường đại học giấu tên: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”

Stephen Covey, người đã viết cuốn sách 7 Thói quen hiệu quả, đã sử dụng những lời khuyên của Eisenhower để tạo ra công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower.

II. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc đặt các nhiệm vụ vào vị trí ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng.

Phương pháp này giúp phân loại và chia các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau. Điều này giúp xác định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.

Mức độ quan trọng

Đây là phần để đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu và giá trị cá nhân trong thời gian dài.

Chúng có thể liên quan đến các mục tiêu về sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, mối quan hệ, sức khỏe hoặc các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này thường bị xao nhãng vì chúng không mang lại kết quả ngay lập tức.

Mức độ khẩn cấp

Đây là yếu tố liên quan đến đánh giá mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.

Các nhiệm vụ khẩn cấp thường có thời hạn, yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể có hậu quả nếu không hoàn thành trong thời gian quy định.

Phân loại nhiệm vụ

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng và khẩn cấp; quan trọng nhưng không khẩn cấp; khẩn cấp nhưng không quan trọng; và không khẩn cấp hoặc không quan trọng. Mỗi nhiệm vụ có cách tiếp cận và xử lý riêng.

Mỗi người có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc của họ bằng cách phân loại các nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận phù hợp cho từng loại.

Mặc dù nhiều người cho rằng mọi nhiệm vụ khẩn cấp đều quan trọng, nhưng điều đó không phải là sự thật.

III. Ý nghĩa của việc ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Cải thiện hiệu quả công việc

Chúng ta có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn nếu chúng ta biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả. Điều này sẽ cải thiện hiệu quả công việc và giúp đạt được mục tiêu nhanh chóng.

Ưu tiên công việc

Ma trận quản lý thời gian cho phép xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên. Có thể chia công việc thành các cấp độ ưu tiên, từ những việc cần làm ngay lập tức đến những việc có thể chờ đợi.

Điều này cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất và ngăn bạn lãng phí thời gian với những việc không quan trọng.

Phân bổ thời gian hợp lý

Ma trận quản lý thời gian giúp phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ hợp lý. Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ có thể được xác định và có thể lập kế hoạch dựa trên thời gian sẵn có. Giúp giảm tải công việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.

Định rõ mục tiêu

Ma trận quản lý thời gian giúp xác định mục tiêu và mục đích của mỗi công việc. Mọi người sẽ có động lực và hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành các công việc của họ bằng cách gắn kết mục tiêu với mỗi công việc. Ma trận này cũng giúp điều chỉnh kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và đánh giá sự tiến bộ.

Giảm căng thẳng

Chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn và ít căng thẳng hơn khi không phải lo lắng về những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp. Một tinh thần tốt hơn để làm việc, tránh quá tải và có thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi. Điều này giúp đạt được sự cân bằng hơn giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

V. Phương pháp sử dụng ma trận thời gian Eisenhower hiệu quả

Lập danh sách các việc cần làm

Đây là quy trình cơ bản cung cấp cái nhìn tổng quan về các việc phải làm. Khi lập danh sách, hãy ghi lại tất cả các việc cần thực hiện. Giúp bạn không quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về những gì bạn có thể làm.

Sau khi lập danh sách, các công việc được phân loại theo hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. Những công việc được xếp vào ô "quan trọng và khẩn cấp" nên được ưu tiên thực hiện trước tiên.

Những công việc được xếp vào ô "quan trọng nhưng không khẩn cấp" phải được hoàn thành ngay lập tức. Các công việc có thể được ủy quyền hoặc trì hoãn được xếp vào ô "không quan trọng nhưng khẩn cấp".

Những công việc được xếp vào ô "không quan trọng và không khẩn cấp" có thể bị loại bỏ khỏi danh sách.

Phân màu theo cấp độ cho từng công việc

Việc phân màu sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu sau để phân loại các công việc theo ma trận thời gian Eisenhower:

  • Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây
  • Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng

Học cách từ chối

Xác định các yếu tố quan trọng: Hãy suy nghĩ về những gì bạn coi trọng nhất trong cuộc sống của mình cũng như trong công việc của mình, điều này sẽ giúp bạn xác định những việc quan trọng nhất cần phải được thực hiện trước tiên.

Hãy rõ ràng về thời gian và khả năng của bạn: Khi ai đó yêu cầu bạn làm gì đó, hãy cho họ biết khả năng và thời gian của bạn.

Hãy thành thật và kiên quyết: Thể hiện sự kiên quyết và tôn trọng khi từ chối ai đó.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải học cách từ chối. Khi chúng ta có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng hơn và đạt được những mục tiêu của mình.

Loại bỏ những việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ

Nhiều người thường mắc sai lầm là làm những điều không quan trọng hoặc không mang lại giá trị cao cho bản thân. Nó có thể là do họ cho rằng việc bỏ qua những công việc này là bứt rứt hoặc vì họ nghĩ rằng việc dành một ít thời gian để thực hiện chúng là đủ.

Tuy nhiên, bạn sẽ bị lãng phí thời gian và không thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn vì điều này.

Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower có thể giúp. Để phân loại các công việc, phương pháp này dựa trên hai tiêu chuẩn quan trọng và khẩn cấp.

Công việc quan trọng và khẩn cấp phải được thực hiện trước. Những việc không quan trọng và không cần thiết phải được loại bỏ hoặc trì hoãn.

Lười biếng không có nghĩa là loại bỏ công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Đây là một phương pháp để cải thiện khả năng đưa ra quyết định và phán đoán.

Khi bạn có thể loại bỏ những việc không quan trọng, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng và mang lại giá trị cao cho bản thân.

Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu

Một bước quan trọng trong quá trình quản lý thời gian là đánh giá kết quả công việc. Đánh giá giúp xác định những công việc đã được thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên thực hiện trong thời gian tiếp theo.

Đối với các công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tuần, một tháng hoặc một quý. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc đang diễn ra theo cách hợp lý và đáp ứng mục tiêu.

Sắp xếp thời gian và nguồn lực để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ chưa đạt được mục tiêu hoặc chưa hoàn thành. Đánh giá thường xuyên kết quả công việc sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

VI. Lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp

Tập trung vào các công việc khẩn cấp mà không có giá trị thực sự là một nguy cơ khi không phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn lực vào những thứ không hiệu quả với mục tiêu chung.

Chính vì vậy, khi sử dụng ma trận Eisenhower, rất quan trọng phân biệt công việc quan trọng với công việc khẩn cấp.

Xác định rõ mục tiêu

Xác định rõ mục tiêu giúp biết được những gì cần làm để đạt được mục tiêu. Rất có thể chúng ta sẽ bị lạc hướng và dành thời gian cho những việc không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu chung. Ngoài ra, mục tiêu cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá thành công và tiến độ của công việc.

Thiết lập thời hạn thực hiện

Thời hạn thực hiện cụ thể giúp bạn tập trung vào công việc và hoàn thành chúng đúng thời hạn. đồng thời đánh giá lại tính khẩn cấp và quan trọng của từng công việc.

Mọi người dễ dàng bị cuốn vào những việc không quan trọng hoặc trì hoãn những việc quan trọng, khiến việc đạt được mục tiêu trở nên khó khăn hơn nếu không thiết lập thời hạn thực hiện cụ thể.

Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Việc làm có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, ma trận cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng nó luôn phản ánh chính xác tình trạng công việc hiện tại, hỗ trợ đánh giá lại mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc và xác định các công việc mới cần được thêm vào và loại bỏ.

VII. Ví dụ áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Giám đốc phát triển sản phẩm

Ma trận Eisenhower có thể giúp Giám đốc phát triển sản phẩm phân bổ thời gian để duy trì nhóm sản phẩm có hiệu suất cao, chẳng hạn:

Cấp bách - Giải quyết ngay 
Hoàn thành bản kế hoạch phát triển sản phẩm cho dự án A.
Chuẩn bị báo cáo tiến độ cho cuộc họp với ban lãnh đạo.
Đánh giá và giải quyết vấn đề khẩn cấp trong quá trình phát triển sản phẩm B.
Quan trọng - Lên lịch 
Lên lịch cuộc họp với đội phát triển để xem xét các yêu cầu mới từ khách hàng.
Đọc và cập nhật tài liệu về xu hướng công nghệ mới trong lĩnh vực sản phẩm.
Xem xét và cập nhật kế hoạch phát triển sản phẩm cho dự án C.
Ủy thác
Giao phó việc kiểm tra và bổ sung tài liệu cho nhóm nhân viên trợ lý.
Giao phó việc chuẩn bị văn bản quảng cáo cho đội tiếp thị sản phẩm.
Xóa bỏ
Tham gia cuộc họp không cần thiết về lịch trình sản phẩm D.
Đọc email không liên quan và spam.

Nhân viên Marketing

Cấp bách - Giải quyết ngay
Chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp quan trọng với đối tác.
Hoàn thành báo cáo chiến dịch quảng cáo trực tuyến đang diễn ra.
Đề xuất và triển khai kế hoạch Marketing cho sự kiện lớn sắp tới.
Quan trọng - Lên lịch
Lên lịch cuộc họp với đội thiết kế để xem xét các ý tưởng mới cho chiến dịch quảng cáo.
Xem xét và cập nhật nội dung cho website công ty.
Chuẩn bị kế hoạch Marketing cho sản phẩm mới.
Ủy thác
Tạo nội dung cho bài blog hàng tuần trên website cho nhóm cộng tác viên viết bài.
Tạo và lên lịch bài viết trên các mạng xã hội cho nhóm trợ lý Marketing.
Xóa bỏ
Xem video, phim ảnh hoặc chương trình truyền hình không liên quan đến công việc.
Chơi game hoặc sử dụng các ứng dụng giải trí.

Mọi người có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ngày, tuần và khung thời gian một cách chiến lược và hiệu quả hơn nếu họ biết cách sử dụng lăng kính này để xem danh sách công việc cần làm và mục tiêu dài hạn. Nếu bạn đã có một danh sách mục tiêu và nhiệm vụ mà vẫn chưa xác định được mục tiêu nào là quan trọng nhất, thì ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

VIII. Tổng kết

Bài viết là phương pháp quản lý thời gian Eisenhower mà Terus muốn đề cập tới với mong muốn giúp ích được cho doanh nghiệp.

Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ - Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower

1. Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower là gì?

Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Eisenhower hoặc Hộp Eisenhower, là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp các cá nhân ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng của chúng. Nó được phổ biến bởi cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người đã sử dụng phương pháp này để quản lý trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.

2. Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower hoạt động như thế nào?

Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng:

  • Khẩn cấp và Quan trọng - Những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và rất quan trọng. Những nhiệm vụ này cần được giải quyết kịp thời và được ưu tiên cao.
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp - Những nhiệm vụ quan trọng và đóng góp cho các mục tiêu dài hạn. Những nhiệm vụ này cần được lập kế hoạch và lên lịch để đảm bảo chúng được dành đủ thời gian và sự chú ý.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng - Những nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp nhưng không phù hợp với mục tiêu dài hạn. Những nhiệm vụ này nên được giảm thiểu, ủy quyền hoặc loại bỏ nếu có thể.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng - Nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng. Những nhiệm vụ này thường gây lãng phí thời gian và phiền nhiễu và nên tránh hoặc giảm thiểu.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ thành các góc phần tư này, các cá nhân có thể ưu tiên công việc của mình một cách hiệu quả và tập trung vào các hoạt động phù hợp với mục tiêu của họ và mang lại giá trị gia tăng.

3. Làm cách nào tôi có thể quản lý thời gian hiệu quả bằng Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower?

Để quản lý thời gian hiệu quả bằng Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower, hãy làm theo các bước sau:

  • Liệt kê các nhiệm vụ của bạn: Lập danh sách đầy đủ tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành.
  • Đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng: Đánh giá từng nhiệm vụ và xác định mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của nó. Xem xét thời hạn, hậu quả của sự chậm trễ và sự phù hợp với mục tiêu của bạn.
  • Ưu tiên các nhiệm vụ: Đặt từng nhiệm vụ vào góc phần tư thích hợp của Ma trận Eisenhower dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của nó.
  • Tập trung vào Phần tư thứ 1 và 2: Ưu tiên các nhiệm vụ trong Phần tư thứ 1 (khẩn cấp và quan trọng) và Phần tư thứ 2 (quan trọng nhưng không khẩn cấp). Phân bổ thời gian và nguồn lực dành riêng cho các nhiệm vụ này để đảm bảo chúng nhận được sự quan tâm đúng mức.
  • Giao phó hoặc Loại bỏ: Đối với các nhiệm vụ trong Phần tư thứ 3 (khẩn cấp nhưng không quan trọng), hãy cân nhắc việc giao chúng cho người khác hoặc loại bỏ chúng nếu có thể. Giảm thiểu thời gian dành cho các nhiệm vụ trong Phần tư thứ 4 (không khẩn cấp và không quan trọng).
  • Lập kế hoạch và lịch trình: Tạo lịch trình hoặc danh sách việc cần làm dựa trên các nhiệm vụ được ưu tiên. Phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo chúng không bị bỏ qua hoặc bị trì hoãn.
  • Xem xét và điều chỉnh: Thường xuyên xem xét và cập nhật danh sách nhiệm vụ của bạn, thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết dựa trên những thay đổi về mức độ ưu tiên hoặc nhiệm vụ mới.

4. Lợi ích của việc sử dụng Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Sử dụng Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower mang lại một số lợi ích:

  • Cải thiện mức độ ưu tiên: Nó giúp các cá nhân ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng nhận được sự quan tâm đúng mức.
  • Nâng cao năng suất: Bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động ít quan trọng hơn, năng suất và hiệu quả có thể tăng lên đáng kể.
  • Điều chỉnh mục tiêu: Phương pháp này khuyến khích các cá nhân sắp xếp nhiệm vụ của mình phù hợp với mục tiêu và mục tiêu dài hạn của họ, đảm bảo rằng họ đang thực hiện các hoạt động có ý nghĩa và có tác động.
  • Giảm căng thẳng: Quản lý thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả có thể làm giảm mức độ căng thẳng bằng cách loại bỏ sự vội vàng vào phút cuối và mang lại cảm giác kiểm soát và tổ chức.
  • Tối ưu hóa thời gian: Phương pháp này giúp các cá nhân xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí thời gian, cho phép họ phân bổ nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ thực sự quan trọng.

5. Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower có thể được sử dụng cho các công việc cá nhân và công việc không?

Phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower có thể được áp dụng cho cả công việc cá nhân và công việc. Đó là một kỹ thuật linh hoạt có thể giúp các cá nhân ưu tiên và quản lý thời gian một cách hiệu quả trong nhiều khía cạnh khác nhau của cuộc sống.

Cho dù đó là trách nhiệm liên quan đến công việc, dự án cá nhân hay công việc hàng ngày, phương pháp này có thể được sử dụng để đưa ra quyết định sáng suốt về mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và tập trung vào các hoạt động phù hợp với mục tiêu và giá trị của một người.

Đọc thêm:

Liên hệ với TERUS bằng cách điền thông tin và gửi về cho chúng tôi

Bài viết liên quan