Email doanh nghiệp là công cụ không thể thiếu đối với các công ty. Để thành công trong lĩnh vực của mình, các công ty phải trang bị cho mình những công cụ cần thiết để tiếp cận khách hàng.
Trong thời đại công nghệ số, giữa muôn vàn giải pháp, email doanh nghiệp vẫn là phương tiện trao đổi thông tin đáng tin cậy nhất với khách hàng, đối tác. Có thể thấy, email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi công ty. Hãy cũng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Email doanh nghiệp là gì?
Email công ty là hệ thống máy chủ được thiết kế riêng cho tên miền doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, địa chỉ email doanh nghiệp có cùng tệp đính kèm email với tên miền doanh nghiệp.
Ví dụ: Công ty Công nghệ Terus nhận tên miền terusvn.com. Địa chỉ email của công ty là support@terusvn.com.
Vậy muốn có email công ty thì công ty phải mua tên miền và đăng ký sở hữu nó. Nếu bạn có địa chỉ email công ty, công ty có thể dễ dàng quản lý nội dung, báo cáo, tạo dựng niềm tin với đối tác, khách hàng,... Nó được coi là tài sản thuộc sở hữu của công ty.
II. Sự khác biệt giữa Email doanh nghiệp và Email cá nhân
1. Email cá nhân
Một địa chỉ email cá nhân chỉ thuộc về một người. Hậu tố email thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ là @yahoo.vn hoặc @gmail.com.
Nếu công ty cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì mọi thông tin,… sẽ có trong email cá nhân. Công ty không thể xử lý được nếu nhân viên nghỉ việc hoặc tài khoản bị xóa, toàn bộ dữ liệu, thông tin quan trọng của công ty sẽ bị mất.
Ngoài ra, việc sử dụng email cá nhân để làm việc với đối tác hoặc khách hàng được coi là không chuyên nghiệp.
2. Email doanh nghiệp
Email công ty có tên miền riêng cung cấp cho mỗi nhân viên một địa chỉ email riêng. Địa chỉ email này do công ty quản lý. Công ty quản lý nội dung email chất lượng cao và chống thư rác một cách hiệu quả.
Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể lấy lại email và lấy lại thông tin được lưu trữ trong quá trình làm việc của nhân viên.
III. Email doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích
1. Tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, tạo lòng tin với khách hàng
Việc sử dụng email doanh nghiệp làm tăng tính chuyên nghiệp của công ty khi giao tiếp với đối tác, khách hàng và cả nhân viên nội bộ.
Khi nhân viên công ty gửi hồ sơ công ty, thông tin dự án hoặc đơn giản là một lời đề nghị đến khách hàng nhưng sử dụng tài khoản cá nhân như: abc@gmail.com hoặc congtyabc@gmail.com,... làm mất đi ấn tượng và sự tin tưởng của khách hàng, đối tác vốn có.
2. Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp
Giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công mạng, phần mềm và phần mềm độc hại. Các công ty quản lý email, bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty và ngăn nhân viên tiết lộ thông tin đó cho bên thứ ba mà không được phép.
3. Email doanh nghiệp có dung lượng lớn
Email cá nhân thường có dung lượng nhỏ, khoảng 15 GB. Việc các công ty lưu trữ dữ liệu là chưa đủ. Ngày nay, thư tín doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng giúp các công ty sử dụng email một cách thuận tiện mà không làm quá tải thông tin.
4. Hạn chế Email được gửi bị rơi vào Spam
Hiện có một số dịch vụ email miễn phí (và thậm chí cả dịch vụ email giá rẻ) nhắm mục tiêu đến những kẻ gửi thư rác hoặc phần mềm độc hại.
Do đó, email gửi từ địa chỉ miễn phí sẽ bị đánh dấu là thư rác và sẽ không xuất hiện trong hộp thư chính. Để truy cập thông tin người gửi, người nhận cần chủ động kiểm tra mục Spam.
5. Email doanh nghiệp công nghệ phát triển trong tương lai cùng doanh nghiệp bạn
Khi bạn sử dụng email cá nhân, các công ty thường mất dữ liệu hành vi khách hàng khi bạn sử dụng email để liên lạc, điều này có thể ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của bạn.
Email dành cho doanh nghiệp giải quyết được tất cả các vấn đề nêu trên và cũng là công cụ đóng một vai trò nhỏ trong chiến lược tiếp thị của bạn.
Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ mail doanh nghiệp giúp quản lý email doanh nghiệp mà không cần lo lắng, cụ thể như sau:
- Bạn có quyền kiểm tra email của nhân viên đang nghỉ phép để đảm bảo tuân thủ Công việc không bị muộn.
- Bạn có thể xem nhiều email của khách hàng
- Bạn có thể tạo nhiều tài khoản email cho nhân viên mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
- Bạn có thể giúp nhân viên trả lời email của khách hàng với những câu hỏi khó hoặc nhân viên bận rộn.
Khi môi trường kinh doanh phát triển thì chắc chắn sẽ xảy ra những mâu thuẫn, đôi khi nhân viên sẽ nghỉ việc.
Ngày nay, email doanh nghiệp phát huy hiệu quả vì email thuộc sở hữu của doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát. Dù không thể kiểm tra email cá nhân nhưng thông tin khách hàng có thể bị mất.
6. Email doanh nghiệp phục vụ riêng cho doanh nghiệp bạn
Các gói đăng ký email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay bao gồm một số công cụ để tối đa hóa quy trình làm việc của bạn. Một số chức năng tích hợp của email doanh nghiệp là:
- Lịch nội bộ và lịch cá nhân bạn có thể sử dụng để note lại công việc
- Một số tiện ích ứng dụng văn phòng Word, PowerPoint, Excel,...
- Chặn email spam và các phần mềm độc hại từ bên ngoài
- Bảo mật cao giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm tốt hơn
- Khi bạn đang có nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp cho công ty của bạn, bạn nên quan tâm thêm những tiện ích tích hợp.
IV. Những lưu ý quan trọng khi chọn nhà cung cấp Email Doanh nghiệp
Khi lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ e-mail thương mại, bạn phải chú ý đến tính bảo mật cao nhất của hệ thống và đảm bảo hệ thống được cập nhật liên tục các chương trình chống vi-rút, chống thư rác, chống lừa đảo và chống giả mạo.
Ngoài ra, bạn phải cẩn thận trong việc duy trì kết nối email liên tục để chức năng email được hoạt động liên tục và không bị rớt đột ngột.
Đảm bảo email doanh nghiệp của bạn có thể truy cập được mọi lúc, mọi nơi và được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.
V. Tổng kết
Bài viết là các Thông tin về Email doanh nghiệp và lợi ích của Email doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Giải đáp thắc mắc về Email doanh nghiệp
1. Email doanh nghiệp là gì?
Địa chỉ email được cấp phát bởi nhà cung cấp dịch vụ email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp và tổ chức.
2. Các tính năng chính của email doanh nghiệp?
Các tính năng chính của email doanh nghiệp:
- Dung lượng lưu trữ lớn, thường từ 2-10GB trở lên.
- Quản lý tài khoản email tập trung thông qua giao diện quản trị.
- Bảo mật cao thông qua hệ thống mã hóa, xác thực 2 bước...
- Tích hợp gửi/nhận thư đa thiết bị di động, máy tính.
- Tính năng phân quyền thư mục, tiện ích hợp tác nhóm.
3. Chi phí sử dụng email doanh nghiệp?
- Trông chuyên nghiệp hơn so với email cá nhân.
- Quản lý, bảo mật tài khoản tốt hơn.
- Chi phí hợp lý khi sử dụng lâu dài.
4. Email doanh nghiệp có bảo mật/an toàn hơn email cá nhân không?
Email doanh nghiệp có bảo mật/an toàn hơn email cá nhân do cơ chế bảo vệ chuyên nghiệp hơn.
Đọc thêm:
- Email hosting là gì?
- Dịch vụ đăng ký email doanh nghiệp theo tên miền riêng tại Terus
- Cách tạo khách hàng tiềm năng vào năm 2024
- Email Marketing là gì?
- Mailchimp là gì?
