MBP - Management By Process Là Gì? Tất Cả Thông Tin Về MBP

Một chiến lược kinh doanh toàn diện được tạo ra trước hết bằng việc đặt ra các mục tiêu cho doanh nghiệp, sau đó sử dụng các phương pháp quản lý phù hợp để từng bước thực hiện chiến lược. Trong đó, MBO và MBP được xem là 2 phương pháp quản lý phổ biến nhất ở nhiều công ty hiện nay. Vậy MBP là gì? Mối quan hệ giữa MBP và MBO là gì? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết bên dưới.

I. MBP là gì?

MBP (Management by Process) là mô hình quản lý quy trình xác định các bước để hoàn thành một công việc và sau đó tạo ra một quy trình cho công việc đó. Phương pháp quản lý quy trình MBP giúp người quản trị tạo các kế hoạch kiểm soát quy trình, kế hoạch kiểm tra, đo lường…

MBP - Management By Process Là Gì? Tất Cả Thông Tin Về MBP

Bản chất của phương pháp kiểm soát quá trình này là chỉ đạo công việc theo một chu trình được phân tích và điều chỉnh cẩn thận.

II. Những khó khăn khi áp dụng MBP

Hệ thống tài liệu kiểm soát chưa đầy đủ. Chủ yếu là do tổ chức thiếu kinh nghiệm trong việc thiết lập các quy trình.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đầy đủ thực tiễn hiện tại.
Quá ít biểu mẫu, biểu mẫu sẽ trở thành một bản ghi phản ánh hiệu suất làm việc của nhân viên.
Quá ít hình thức, gây khó khăn cho việc đo lường, đánh giá hiệu quả công việc cũng như khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp, vi phạm.
Các chức năng thực tế không hợp lệ như được xác định trong tài liệu.
Hệ thống tài liệu chưa được cải tiến hoặc thay đổi sau một thời gian nhất định.

III. Lợi ích của MBP

Quản lý liên tục các quy trình công việc và hoạt động trong công ty.
Phát hiện và sửa chữa sai sót nhanh chóng, vì thông tin di chuyển nhanh chóng giữa các bộ phận, người đứng đầu mỗi bộ phận không chỉ chịu trách nhiệm về công việc của bộ phận mình mà còn phải chịu trách nhiệm liên đới về công việc của các bộ phận liên quan.
Tạo điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp trong ngành tham gia cải tiến chất lượng.
Xây dựng các văn bản phục vụ công ty một cách có hệ thống và thống nhất.
Quy trình làm việc cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp.
Quản lý chi tiết hiệu suất công việc bằng cách tạo biểu đồ luồng quy trình, xác định các điểm kiểm soát,…
Quản lý tốt các nhiệm vụ khó xác định.
Xác định nhu cầu chi tiết của khách hàng, phân tích các quy trình hành vi.
Thiết lập và tiêu chuẩn hóa luồng sản phẩm hoặc thông tin trong công ty.
Làm rõ các "điểm giao" thông tin giữa các phòng ban hoặc nhân viên.

IV. Ưu nhược điểm của MBP

Ưu điểm

Đảm bảo sự tập trung cao độ ngay cả khi mọi việc đã được định trước.
Ít sai sót về mọi mặt, đảm bảo các tiêu chuẩn đề ra bao gồm cả những khó khăn.
Dễ dàng thực hiện theo các tiêu chuẩn.
Có thể kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối.

Nhược điểm

Cấp dưới kém sáng tạo vì mọi thứ đều được quy định chặt chẽ.
Không chủ động, có tính phụ thuộc cao.
Không linh hoạt.

V. Mối quan hệ giữa MBP và MBO

Quản lý doanh nghiệp nói chung thường được chia làm hai loại: quản lý quy trình (MBP – Management by Process) và quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives). Vì mỗi phương pháp quản lý đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng nên các công ty thường lựa chọn kết hợp cả hai phương pháp để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Trong hành trình quản lý doanh nghiệp, nhiều tổ chức đã áp dụng hai phương pháp hàng đầu MBO và MBP để đạt được hiệu quả và thành công trong kinh doanh. MBO tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và theo dõi tiến độ cũng như đánh giá kết quả. Mặt khác, MBP tập trung vào quản lý hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên.

Tìm hiểu thêm về MBO tại đây: Quản trị mục tiêu (MBO) là gì? Phương pháp quản trị mục tiêu MBO

VI. Tổng kết

Hi vọng qua bài viết bạn có thể hiểu rõ hơn về MBP (Management by Process) và cách hoạt động của MBP, việc áp dụng MBP vào quy trình sẽ giúp thắc chặt các mục tiêu đề ra. Cảm ơn quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp đã đọc hết bài viết.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ - Giải đáp các thắc mắc liên quan đến MBP - Management by Process

1. MBP - Management by Process là gì?

2. Cách tiếp cận Management by Process (MBP) hoạt động như thế nào?

Phương pháp MBP hoạt động bằng cách:

Xác định quy trình: Xác định và xác định các quy trình chính trong một tổ chức góp phần cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tài liệu quy trình: Ghi lại các bước, đầu vào, đầu ra và các bên liên quan tham gia vào mỗi quy trình. Điều này giúp tạo ra sự hiểu biết rõ ràng về cách thức công việc diễn ra trong tổ chức.
Đo lường quy trình: Thiết lập các số liệu và chỉ số hiệu suất để đo lường hiệu lực và hiệu quả của từng quy trình. Điều này cho phép đánh giá khách quan và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Phân tích quy trình: Phân tích các quy trình để xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả và các lĩnh vực lãng phí. Các kỹ thuật như lập bản đồ quy trình, lập bản đồ dòng giá trị và phân tích nguyên nhân gốc rễ thường được sử dụng.
Cải tiến quy trình: Thực hiện các thay đổi và cải tiến để hợp lý hóa các quy trình, loại bỏ sự dư thừa, nâng cao chất lượng và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Các phương pháp cải tiến liên tục như Lean, Six Sigma và Kaizen thường được sử dụng.
Quản trị quy trình: Thiết lập các cơ chế quản trị để đảm bảo giám sát, kiểm soát và chịu trách nhiệm liên tục về các quy trình. Điều này bao gồm việc chỉ định chủ sở hữu quy trình, đặt ra trách nhiệm rõ ràng và triển khai các vòng phản hồi để theo dõi và điều chỉnh liên tục.

3. Lợi ích của việc triển khai phương pháp MBP là gì?

Việc triển khai phương pháp Management by Process mang lại một số lợi ích, bao gồm:

Cải thiện hiệu quả: Bằng cách tập trung vào tối ưu hóa quy trình, các tổ chức có thể xác định và loại bỏ các tắc nghẽn, dư thừa và kém hiệu quả, dẫn đến hoạt động hợp lý và cải thiện năng suất.
Nâng cao chất lượng: Bằng cách hiểu và phân tích các quy trình, tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần cải tiến chất lượng, thực hiện các quy trình được tiêu chuẩn hóa và giảm thiểu sai sót hoặc khiếm khuyết.
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Cách tiếp cận MBP nhấn mạnh đến việc mang lại giá trị cho khách hàng. Bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp với nhu cầu và mong đợi của khách hàng, tổ chức có thể nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Sử dụng tài nguyên tốt hơn: Tối ưu hóa quy trình giúp tổ chức sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, giảm lãng phí và cải thiện việc phân bổ nguồn lực.
Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Cách tiếp cận MBP thúc đẩy văn hóa tổ chức linh hoạt và dễ thích ứng. Bằng cách liên tục theo dõi và cải tiến các quy trình, các tổ chức có thể nhanh chóng ứng phó với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.

4. Mô hình quản trị quy trình phù hợp như thế nào với cách tiếp cận MBP?

Mô hình quản trị quy trình là một thành phần thiết yếu của phương pháp Management by Process. Nó cung cấp cấu trúc và khuôn khổ để quản lý và kiểm soát hiệu quả các quy trình trong một tổ chức. Các yếu tố chính của mô hình quản trị quy trình bao gồm:

Quyền sở hữu quy trình: Chỉ định chủ sở hữu quy trình chịu trách nhiệm về hiệu suất, cải tiến và quản lý tổng thể các quy trình cụ thể.
Tài liệu và tiêu chuẩn quy trình: Thiết lập các hướng dẫn ghi chép và tiêu chuẩn hóa các quy trình để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và dễ hiểu.
Đo lường hiệu suất: Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để đánh giá hiệu suất của các quy trình, cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải tiến liên tục.
Giám sát và kiểm soát: Thực hiện các cơ chế giám sát và kiểm soát các quy trình một cách liên tục, bao gồm đánh giá, kiểm toán và vòng phản hồi thường xuyên.
Cải tiến liên tục: Tạo ra văn hóa cải tiến liên tục bằng cách khuyến khích phản hồi, thúc đẩy đổi mới và thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa quy trình theo thời gian.

Đọc thêm:

bởi Terus Business

Cập nhật lúc 23 Tháng 10, 2024