Một công ty được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp công ty thực hiện chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời đủ linh hoạt để phát triển lợi thế cạnh tranh trong tương lai.
Mô hình cơ cấu tổ chức của một công ty là gì? Để xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với công ty, hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu.
Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù một số cấu trúc tổ chức nhấn mạnh sự thiếu phân cấp gần như hoàn toàn.
II. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp bao gồm
Sơ đồ tổ chức, còn được gọi là mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, là một phương tiện phổ biến để thể hiện cấu trúc của một tổ chức.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức mô tả vị trí của tổ chức, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức.
- Mô tả các nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận và phòng ban.
- Mô tả công việc và trách nhiệm trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Việc thực hiện của các phòng ban.
Sơ đồ tổ chức mô tả cách cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách mô tả các vị trí, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các thành viên.
- Thể hiện hệ thống thứ bậc nội bộ và cấu trúc
- Giúp nhân viên biết ai cần báo cáo và ai cần liên hệ khi có vấn đề.
- Hỗ trợ xác định các vị trí và trách nhiệm.
- Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của nhân viên được lưu trữ ở một nơi thuận tiện.
- Giúp bộ phận quản lý biết số lượng nhân viên của từng phòng ban và cách phân bổ nguồn lực và nhân viên hiệu quả nhất.
III. 4 kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất
Tiếp theo là 4 kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất.
- Cấu trúc phân cấp
- Cấu trúc ma trận
- Cấu trúc ngang/phẳng
- Cấu trúc mạng
1. Cấu trúc phân cấp
Kiểu sơ đồ tổ chức phổ biến nhất là mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phân cấp. Mô hình này đã dẫn đến nhiều mô hình khác nhau.
Các nhân viên được chia thành các nhóm theo cơ cấu tổ chức phân cấp, với một người giám sát rõ ràng giám sát mỗi nhân viên. Nhiều mô hình phát sinh từ việc nhóm được thực hiện. Dưới đây là một số trong số đó:
Chức năng: Nhân viên được phân loại theo chức năng của họ. Biểu đồ tổ chức chức năng bao gồm các nhóm tài chính, kỹ thuật, nhân sự và quản trị viên.
Địa lý: Nhân viên được chia thành các nhóm dựa trên chuyên môn của họ. Ví dụ, nhân viên có thể được chia theo thành phố ở Việt Nam. Một công ty toàn cầu có thể được phân loại theo các quốc gia.
Sản phẩm: Một công ty có thể được phân nhóm theo sản phẩm hoặc dịch vụ nếu nó sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau.
Ưu điểm
- Xác định rõ ràng hơn các quyền và trách nhiệm.
- Tìm kiếm những người mà mỗi cá nhân báo cáo hoặc những người mà họ có thể nói chuyện về một dự án cụ thể.
- Nhân viên được khuyến khích bằng cách cung cấp con đường sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến.
- Cung cấp chuyên môn cho mỗi nhân viên.
- Tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa các nhân viên làm việc trong cùng một bộ phận.
Nhược điểm
- Bộ máy hành chính mở rộng có thể ngăn chặn sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng.
- Nhân viên có thể hành động vì bộ phận thay vì toàn bộ công ty.
- Điều này có thể khiến nhân viên cấp dưới cảm thấy họ không chịu trách nhiệm và không thể đưa ra ý kiến của họ về công ty.
2. Cấu trúc ma trận
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty Các mối quan hệ báo cáo được thiết lập dưới dạng ma trận hoặc lưới thay vì theo hệ thống phân cấp thông thường.
Đây là một kiểu quản lý tổ chức trong đó các cá nhân có năng lực tương tự làm việc cùng nhau để hoàn thành các nhiệm vụ, dẫn đến việc báo cáo cho nhiều người quản lý. Các báo cáo này, đôi khi được gọi là báo cáo đường liền và đường chấm, giống như các biểu đồ tổ chức.
Ưu điểm
- Cho phép người giám sát dễ dàng chọn người phù hợp với dự án.
- Cung cấp một cái nhìn tổ chức năng động hơn.
- Khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng của họ trong nhiều vị trí khác nhau.
Nhược điểm
- Trình bày xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án.
- Có thể thay đổi thường xuyên hơn các loại sơ đồ tổ chức khác.
3. Cấu trúc ngang/phẳng
Các công ty mới thành lập và công ty nhỏ thường sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức này trong giai đoạn đầu. Các công ty lớn hơn với nhiều nhân viên và dự án hơn hầu như không thể sử dụng mô hình này.
Điều quan trọng nhất của cơ cấu này là việc loại bỏ nhiều cấp quản lý cấp trung bị. Điều này cho phép nhân viên tự mình đưa ra quyết định. Do đó, nhân viên được đào tạo tốt có thể làm việc hiệu quả hơn vì họ trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định.
Ưu điểm
- Giao cho nhân viên nhiều nhiệm vụ hơn.
- Thúc đẩy các cuộc trò chuyện cởi mở hơn.
- Mở rộng khả năng phối hợp và thực hiện các ý tưởng mới.
Nhược điểm
- Sự nhầm lẫn có thể xảy ra do nhân viên không có người giám sát rõ ràng để báo cáo.
- Có thể tạo ra những nhân viên có kiến thức tổng quát và có kỹ năng hơn.
- Khi một công ty phát triển vượt quá trạng thái mới thành lập, có thể khó duy trì.
4. Cấu trúc mạng
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc mạng hỗ trợ hình dung các mối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các nhà quản lý và quản lý cấp cao nhất. So với các cấu trúc khác, chúng không chỉ ít phân cấp hơn mà còn phân cấp hơn và linh hoạt hơn.
Mạng xã hội là nền tảng cho cấu trúc mạng. Nó dựa trên các đối tác đáng tin cậy và giao tiếp cởi mở, cả bên trong và bên ngoài. Bởi vì nó có ít lốp xe, quyền kiểm soát và luồng dưới cùng của quá trình ra quyết định hơn, cấu trúc mạng lưới được coi là agiler hơn các cấu trúc khác.
Ưu điểm
- Xem xét sự phức tạp của các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Nó cho phép các doanh nghiệp linh hoạt hơn và nhanh hơn.
- Cung cấp thêm quyền lực cho tất cả nhân viên để hợp tác, đưa ra quyết định và chủ động.
- Hỗ trợ nhân viên và các bên liên quan hiểu rõ hơn về quy trình và quy trình làm việc.
Nhược điểm
- Xử lý nhiều quy trình ngoại vi có thể nhanh chóng trở nên quá phức tạp.
- Điều này có thể khiến nhân viên khó xác định ai là người có quyền lực cuối cùng.
IV. Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phổ biến trong doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức bộ phận
- Cơ cấu tổ chức phẳng
- Cơ cấu tổ chức chức năng
- Cơ cấu tổ chức ma trận
1. Cơ cấu tổ chức bộ phận
Trong mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bộ phận phân cấp chức năng, vai trò của nhân viên không được phân chia theo chức năng mà theo sản phẩm hoặc khu vực của công ty.
Ví dụ, bạn có thể chia toàn bộ quốc gia Việt Nam thành bốn phần: bắc, đông, nam và tây. Mỗi bộ phận sau đó sẽ có nhân viên.
Điều này cung cấp các chuyên gia chuyên môn trong từng lĩnh vực cho mỗi khu vực. Nếu công ty của bạn bán nhiều sản phẩm khác nhau, bạn có thể sắp xếp các vai trò của các sản phẩm theo cách tổ chức bộ phận.
2. Cơ cấu tổ chức phẳng
Khả năng tự quản lý là nền tảng của một cấu trúc phẳng. Vì công việc và nỗ lực trong một công ty nhỏ tương đối minh bạch, nên mô hình này hoạt động tốt hơn đối với các công ty nhỏ.
Điều này không có nghĩa là nhân viên không được yêu cầu báo cáo bởi người lãnh đạo hoặc cấp trên. Chỉ cần ai cũng có quyền ra quyết định và nhân viên phải chịu trách nhiệm về những quyết định của họ.
3. Cơ cấu tổ chức chức năng
Khi bạn thiết lập một cơ cấu tổ chức chức năng, bạn đang tạo ra một hệ thống phân cấp dựa trên vị trí của mỗi nhân viên trong công ty. Cơ cấu tổ chức chức năng tập hợp các nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung.
Tất cả các nhân viên tiếp thị của bạn sẽ làm việc trong cùng một nhóm, ví dụ. Bạn nên bổ nhiệm một nhân viên tiếp thị, chẳng hạn như phó giám đốc tiếp thị, cho dù công ty nhỏ của bạn có hai hoặc ba nhân viên. Anh ấy sẽ có một giám đốc tiếp thị và một giám đốc quan hệ công chúng trong đội ngũ của mình.
Cơ cấu chức năng giúp nhân viên tập trung vì họ biết rằng họ đang làm việc để đạt được mục tiêu chung. Ví dụ này có mục tiêu chung là tiếp thị và quảng bá công ty.
4. Cơ cấu tổ chức ma trận
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc ma trận kết hợp các đặc điểm của các cấu trúc tổ chức chức năng và bộ phận. Cơ cấu tổ chức ma trận là một đội hơn.
Mỗi đội có một trưởng nhóm thay vì các trưởng bộ phận. Nhân viên trong cơ cấu tổ chức ma trận làm việc từ nhiều nơi khác nhau trong doanh nghiệp của bạn nhưng tập trung vào một dự án.
Cơ cấu tổ chức ma trận có sự phân quyền nhất, có thể khiến nhân viên nhầm lẫn về vị trí lãnh đạo. Nếu công ty của bạn hoạt động trên toàn cầu hoặc phục vụ nhiều quốc gia, cơ cấu tổ chức ma trận sẽ phù hợp.
V. Tổng kết
Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một hoạt động liên tục trong thế giới đầy biến động ngày nay. Bất kỳ nhà quản lý nào, bất kể họ quản lý một công ty toàn cầu hay một nhóm nhỏ, đều phải đối mặt với vấn đề này.
Một cơ cấu tổ chức ổn định có nghĩa là đại bộ phận doanh nghiệp có thể hoạt động trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát hay đốc thúc. Khi điều này xảy ra, nhà lãnh đạo có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh.
Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết!
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức? Làm thế nào để khắc phục những nhược điểm đó?
1. Tại sao cần quan tâm đến ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức?
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất lao động và tăng cường khả năng cạnh tranh. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến ưu và nhược điểm của các mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau để lựa chọn mô hình phù hợp nhất với đặc thù và mục tiêu của mình.
2. Ưu và nhược điểm của một số mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến:
a) Cơ cấu tổ chức theo chức năng:
- Ưu điểm:
- Rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận.
- Dễ dàng quản lý và điều phối hoạt động.
- Tạo điều kiện cho chuyên môn hóa cao.
- Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận.
- Thiếu tính linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi của môi trường.
- Gây ra tình trạng quan liêu, thủ tục rườm rà.
b) Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/dịch vụ:
- Ưu điểm:
- Tăng cường tính tập trung vào từng sản phẩm/dịch vụ.
- Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Tạo điều kiện cho đổi mới và sáng tạo.
- Nhược điểm:
- Dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp chức năng giữa các bộ phận.
- Tăng chi phí quản lý.
- Khó khăn trong việc điều phối hoạt động chung của doanh nghiệp.
c) Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý:
- Ưu điểm:
- Tận dụng tối đa lợi thế về thị trường và nguồn lực tại từng khu vực.
- Nâng cao khả năng thích ứng với đặc thù văn hóa và phong tục tập quán của từng khu vực.
- Tăng cường tính tự chủ cho các chi nhánh/văn phòng đại diện.
- Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc kiểm soát và điều phối hoạt động chung của doanh nghiệp.
- Dễ dẫn đến tình trạng thiếu thống nhất trong chiến lược và chính sách của doanh nghiệp.
- Tăng chi phí quản lý.
d) Cơ cấu tổ chức ma trận:
- Ưu điểm:
- Tận dụng tối đa lợi thế của chuyên môn hóa và tính linh hoạt.
- Nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi của môi trường.
- Tạo điều kiện cho trao đổi thông tin và học hỏi lẫn nhau giữa các thành viên.
- Nhược điểm:
- Dễ dẫn đến xung đột giữa các bộ phận.
- Gây khó khăn trong việc ra quyết định.
- Tăng chi phí quản lý.
3. Cách khắc phục nhược điểm của các mô hình cơ cấu tổ chức:
- Cải thiện hệ thống thông tin liên lạc: Việc chia sẻ thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác giữa các bộ phận sẽ giúp giảm thiểu sự phối hợp và hiểu lầm.
- Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng: Việc xây dựng quy trình làm việc cụ thể cho từng nhiệm vụ sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót.
- Đào tạo nhân viên: Cần đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề để họ có thể làm việc hiệu quả trong môi trường tổ chức phức tạp.
- Sử dụng phần mềm quản lý: Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tự động hóa các quy trình, theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ ra quyết định.
- Khuyến khích văn hóa trao đổi cởi mở: Doanh nghiệp cần tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và đề xuất sáng kiến.
- Lắng nghe phản hồi của nhân viên: Doanh nghiệp cần thường xuyên thu thập phản hồi của nhân viên về hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Đọc thêm:
- ISO là gì? Công dụng và các tiêu chuẩn ISO phổ biến? Tại sao doanh nghiệp lại muốn có ISO?
- Business Process – Quy trình kinh doanh là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
- Mô hình kinh doanh là gì? Quy trình xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả
