Sự thành công hoặc thất bại của một dự án phụ thuộc vào hoạt động quản trị nhân lực dự án. Tuy nhiên, nhiều nhà quản trị dự án hiện nay không biết cách lập kế hoạch và triển khai quản lý nguồn nhân lực dự án một cách hiệu quả.
Điều này có thể dẫn đến việc phân công người không phù hợp với công việc, hiệu suất làm việc giảm sút, dự án chậm tiến độ và thậm chí Làm thế nào để tạo ra một kế hoạch quản lý nhân lực hiệu quả nhất cho một dự án? Tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây với Terus!
I. Quản lý nhân lực dự án là gì?
Điều phối nhân lực cho từng công việc cần thiết để thực hiện một dự án được gọi là quản lý nhân lực dự án.
Nhà quản trị nhân lực của dự án (PM) sẽ tập trung vào việc lên kế hoạch các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhóm và cá nhân để họ có thể hoàn thành các nhiệm vụ được giao và phối hợp tốt với nhau để hoàn thành mục tiêu chung là hoàn thành dự án thành công.
Quản lý nhân sự dự án chỉ diễn ra trong thời gian dự án, vì vậy nhà quản trị không có nhiều thời gian để suy nghĩ và đưa ra quyết định về việc phân bổ nhân viên. Điều này khác với việc điều phối và quản lý nhân sự của toàn doanh nghiệp.
II. Tại sao cần lên kế hoạch quản lý nhân lực dự án?
Việc lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án là cần thiết trước khi triển khai một dự án vì nó cho phép nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về toàn bộ quy trình thực hiện, giúp họ đưa ra những quyết định phân bổ nhân sự phù hợp và dự đoán rủi ro.
Cụ thể, nhà quản trị cần lên kế hoạch cho công tác quản lý nhân lực dự án để:
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả và sử dụng những người phù hợp để làm việc.
- Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mọi người trong nhóm để theo dõi sát sao trong suốt dự án.
- Dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong suốt dự án để có phương án dự phòng nhanh chóng.
- Xác định những khả năng và hạn chế của mỗi người và nhóm.
III. Những khó khăn thường gặp trong quản lý nhân lực dự án
1. Khó khăn trong việc lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án
Để lập một bản kế hoạch nhân sự cho dự án, nhà quản trị phải trải qua ba bước, bao gồm:
Bước 1: Tiếp nhận dự án và bảng yêu cầu nguồn lực, bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và mức độ thành công.
Bước 2: Phân tích nhu cầu nhân sự cần thiết để thực hiện dự án
Bước 3: Lập kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể; Phân tích công việc
Các yếu tố đầu vào đã được cung cấp sẵn trong ba bước trước đó. Tuy nhiên, ở bước thứ hai, nhà quản trị cần thực hiện nghiên cứu chuyên sâu hơn để đánh giá nhu cầu nhân lực của dự án để đưa ra quyết định phân bổ phù hợp.
Tuy nhiên, khi tiến hành bước này, đa số nhà quản trị lại thiếu công cụ kỹ thuật để phân tích xem dự án đang yêu cầu nguồn nhân lực như thế nào, khả năng của nhân viên ở đâu và điểm mạnh điểm yếu gì để phân phối công việc hợp lý.
Hậu quả là, ngay cả khi nhà quản trị đã tạo ra bản kế hoạch quản lý nhân lực cho dự án, nó vẫn không hiệu quả, không thống nhất và phân bổ công việc không đúng với năng lực và thế mạnh của nhân viên. Điều này dẫn đến việc nhiều dự án chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại.
Để giảm bớt những nguy cơ đó, nhà quản trị cần sự hỗ trợ của phần mềm quản lý và theo dõi tiến độ công việc dự án tự động. Họ cũng có thể lên kế hoạch cho những công việc đơn giản nhất liên quan đến lập kế hoạch nguồn nhân lực. Tính năng quản lý nhân sự của Terus sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu.
2. Khó khăn trong việc triển khai và phát triển kế hoạch quản lý nhân lực dự án
Nhiều nhà quản lý mới đã phát hiện ra cách tạo ra kế hoạch quản lý nhân lực cho dự án, nhưng họ lại gặp khó khăn khi triển khai và phát triển đội nhóm vì họ không có hình mẫu để học tập.
Trong trường hợp này, nhà quản trị cần một quy trình lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cụ thể để họ có thể dựa vào và tiến hành dự án.
IV. Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất
Terus sẽ nói về 4 bước quản lý nhân lực dự án tốt nhất mà nhiều công ty sử dụng để giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về từng bước triển khai từ việc lập kế hoạch đến phát triển và quản lý nguồn nhân lực cho dự án.
1. Lập kế hoạch quản lý nhân lực
Như đã đề cập trước đây, việc tạo ra một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết để phân công nhân sự là rất quan trọng đối với bất kỳ dự án nào. Để hoàn thành lập kế hoạch quản lý nhân sự, nhà quản trị phải:
Xác định các hạng mục công việc
Có những công việc nào cần hoàn thành để đạt được mục tiêu chung của dự án? Khi bắt đầu lên kế hoạch, nhà quản trị phải trả lời câu hỏi này. Khi tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện cho dự án, quản lý cần liệt kê tên công việc, điều kiện bảo đảm hoàn thành, thời hạn hoàn thành và các yếu tố ảnh hưởng.
Xây dựng cấu trúc các đầu việc hợp lý
Để thuận tiện cho quá trình theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án, quản lý cần tiến hành phân loại và chia các hạng mục công việc vào các nhóm tương ứng sau quá trình liệt kê.
Để phân công hiệu quả hơn, các nhà quản lý có thể sử dụng phân loại công việc này để chọn nhân viên phù hợp với mỗi nhóm công việc. Khi các nhiệm vụ được phân loại rõ ràng, nhà quản lý sẽ tiến hành giai đoạn tiếp theo của việc lên kế hoạch.
Chọn lọc và phân quyền
Đây là bước quan trọng vì nó liên quan đến thông tin về chất lượng và số lượng nhân viên mà quản lý đã thu thập được trong quá trình tìm kiếm và phân bổ.
Bước cuối cùng cần thực hiện để hoàn thành bản kế hoạch quản lý nhân lực dự án là chọn lọc nhân sự phù hợp với từng vị trí và cung cấp cho họ quyền nắm giữ.
2. Thành lập đội ngũ phụ trách dự án
Đội dự án là một nhóm người giúp nhà quản lý thực hiện dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Kế hoạch quản lý nhân sự của một nhà quản trị dự án phải bao gồm việc lên kế hoạch lập một nhóm để hỗ trợ quản lý dự án và các nhiệm vụ liên quan.
Các thành viên của đội dự án phải được chọn dựa trên khả năng và kinh nghiệm lãnh đạo của họ. Đội dự án có thể hành động thay người quản lý chính trong một số trường hợp để hoàn thành dự án kịp thời.
Để thành lập đội dự án, các nhà quản lý có thể xem xét cách làm việc và kinh nghiệm của nhân viên để đánh giá năng lực của họ.
3. Phát triển đội dự án
Sau khi thành lập đội ngũ phụ trách dự án, nhà quản trị phải tìm cách nâng cao khả năng tương tác và năng lực của các thành viên của nhóm để nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Phát triển đội dự án là tên của quá trình này.
Để tối ưu hóa quá trình phát triển đội dự án, quản lý đầu tiên phải tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao khả năng chuyên môn cũng như kiến thức cần thiết về dự án.
Để cải thiện tinh thần làm việc nhóm của đội dự án, các hoạt động gắn kết đội nhóm cũng là một cách tuyệt vời để tăng cường tương tác giữa các thành viên.
4. Quản lý nhân sự đội dự án
Sau khi thành lập và đào tạo đội dự án, nhà quản trị sẽ theo dõi và quản lý hoạt động của nhóm trong suốt dự án. Quản lý bao gồm cập nhật tiến độ công việc của từng thành viên, thời hạn hoàn thành công việc và cách họ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Trong quá trình quản lý đội dự án, nhà quản trị sẽ cần được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý nhân sự cho công việc và dự án để có thể cập nhật tiến độ công việc một cách nhanh chóng mà không cần phải tốn thời gian tổ chức lại các tổ chức.
V. Bí quyết xây dựng kế hoạch quản lý nhân lực dự án khoa học giúp tăng 80% hiệu quả quản trị
Để tạo bản kế hoạch quản trị nhân lực dự án hiệu quả nhất, nhà quản trị phải xem xét những điều sau:
1. Đồng bộ các mục tiêu của dự án
Khi lập kế hoạch quản lý nhân sự, điều đầu tiên cần lưu ý là xác định chính xác mục tiêu chung và mục tiêu nhỏ của các đầu việc chính.
Chỉ sau khi biết được mục đích chính xác của từng công việc, nhà quản trị mới có thể xác định được nhân viên nào sẽ đáp ứng được những mục tiêu đó và những năng lực làm việc nào sẽ phù hợp để hoàn thành công việc.
Điều này dẫn đến việc phân công nhân viên hiệu quả hơn và thành công trong việc hoàn thành mục tiêu chung của dự án.
2. Linh hoạt giữa các dự án
Một nhân viên có thể không tham gia vào tất cả các giai đoạn của dự án. Vì quản lý đôi khi cần linh hoạt để sắp xếp nhân viên có thể làm nhiều việc theo khả năng của họ.
Tuy nhiên, để đảm bảo rằng sự chuyển đổi và phối hợp được thực hiện đúng cách, các nhà quản trị có thể tối đa hóa chi phí nhân công bằng cách sử dụng các giải pháp phần mềm giúp quản lý nhiều dự án cùng lúc và điều chuyển nguồn lực linh động.
3. Cập nhật tình hình thường xuyên
Cho đến khi dự án bước vào giai đoạn thực thi, nhà quản lý dự án không thể xác định được phân bổ của họ có chính xác hay không.
Do đó, kế hoạch quản lý dự án cần được tạo ra một cách linh động và sẵn sàng đáp ứng bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến việc phân bổ nhân sự hay việc tuyển dụng.
Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý cần quan sát tiến độ công việc của mỗi người, sự tương tác và cách xử lý công việc của họ để đánh giá năng lực thực tế của họ và đưa ra những thay đổi cần thiết để đảm bảo hiệu quả của dự án.
VI. Tổng kết
Bài viết là các thông tin về 4 bước lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án hiệu quả X10 hiệu quả quản trị mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – 4 bước lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án hiệu quả X10 hiệu quả quản trị
1. Yếu tố nào được coi là then chốt để quản lý nhân lực dự án hiệu quả?
Phân công phù hợp, định hướng rõ ràng, thường xuyên đánh giá và điều chỉnh, truyền động lực cho nhân sự.
2. Công việc chính của người quản lý nhân lực dự án là gì?
Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, đánh giá và điều chỉnh tiến độ.
3. Làm thế nào để phân công công việc một cách hiệu quả?
Dựa trên năng lực của từng thành viên và yêu cầu của từng nhiệm vụ.
4. Cách theo dõi tiến độ dự án hiệu quả nhất là gì?
Cập nhật tiến trình thường xuyên, định kỳ họp đánh giá với nhóm.
5. Làm thế nào để khuyến khích nhân lực hoàn thành công việc tốt?
Khen thưởng kịp thời, tạo môi trường làm việc vui vẻ, công bằng.
Đọc thêm:
Nhiệm vụ của chúng tôi là đồng hành cùng bạn và doanh nghiệp để ngày càng tạo ra những thương hiệu Việt Nam lớn mạnh.