10 Yếu Tố Kinh Doanh Làm Giảm Hiệu Suất Dự Án Trong Doanh Nghiệp

Lịch trình dự án thường rất quan trọng để thành công và bất kỳ sự thất bại nào cũng có thể gây tốn kém, cả về tài chính và danh tiếng của một người.

Trong khi nhiều yếu tố có thể góp phần khiến dự án bị chậm trễ, một số yếu tố phổ biến nhất là các hoạt động kinh doanh cản trở tiến độ. Hãy cùng Terus đi sâu vào 10 yếu tố kinh doanh có thể cản trở hiệu quả của dự án trong bài viết dưới đây.

10 Yếu Tố Kinh Doanh Làm Giảm Hiệu Suất Dự Án Trong Doanh Nghiệp

I. Các yếu tố làm giảm hiệu suất

Hãy cùng tìm hiểu các yếu tố làm giảm hiệu suất qua thông tin mà tôi sắp đề cập dưới đây.

Yếu tố 1: Họp quá nhiều
Yếu tố 2: Phân tích quá mức
Yếu tố 3: Quan liêu
Yếu tố 4: Giao tiếp mơ hồ
Yếu tố 5: Phạm vi
Yếu tố 6: Sử dụng tài nguyên kém hiệu quả
Yếu tố 7: Quy hoạch chưa đầy đủ
Yếu tố 8: Quản lý vi mô
Yếu tố 9: Thiếu trách nhiệm
Yếu tố 10: Không học hỏi từ sai lầm

Yếu tố 1: Họp quá nhiều

Chúng cần thiết cho việc giao tiếp nhưng quá nhiều có thể phản tác dụng. Các cuộc họp kéo dài, thường xuyên mà không có mục tiêu rõ ràng có thể dẫn đến tình trạng bế tắc trong việc đưa ra quyết định và lãng phí thời gian.

Để chống lại yếu tố này, hãy chỉ lên kế hoạch cho những cuộc tụ họp cần thiết với các mục tiêu được xác định rõ ràng và thúc đẩy các cuộc trò chuyện rõ ràng.

Bạn có thể sắp xếp hợp lý các cuộc họp của mình bằng cách tập trung vào kết quả, sản phẩm bàn giao cũng như vai trò và nghĩa vụ của từng cá nhân.

Bạn cũng có thể áp dụng các phương pháp tiếp cận dựa trên hiệu suất để nâng cao năng suất làm việc ở cấp bậc thấp hơn. Lộ trình, trong đó xác định phạm vi, tầm nhìn và khung thời gian cấp cao hơn, là nền tảng để xây dựng và thực hiện các dự án.

Yếu tố 2: Phân tích quá mức

Phân tích mọi khía cạnh của một dự án có thể dẫn đến tê liệt phân tích. Mặc dù việc lập kế hoạch toàn diện là rất quan trọng nhưng việc xem xét kỹ lưỡng quá mức có thể làm chậm tiến độ.

Áp dụng các phương pháp linh hoạt để lập kế hoạch lặp lại và khả năng thích ứng.
Chia dự án thành các mốc quan trọng với thời hạn được xác định rõ ràng để duy trì sự tập trung.
Xây dựng một khung ra quyết định để ngăn chặn những cuộc tranh luận không hồi kết.

Tạo sự cân bằng bằng cách tập trung vào các yếu tố quan trọng và tránh quản lý vi mô không cần thiết.

Yếu tố 3: Quan liêu

Bộ máy quan liêu hống hách, bao gồm nhiều lớp phê duyệt và giấy tờ, có thể cản trở đà phát triển của dự án. Để giảm thiểu những hậu quả tiêu cực, hãy xem xét hợp lý hóa các quy trình của bạn và ủy quyền cho các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định trong lĩnh vực chuyên môn của họ.

Xác định các điểm nghẽn trong quá trình phê duyệt, sau đó đơn giản hóa việc ra quyết định. Giảm các phê duyệt cần thiết và đảm bảo rằng các quyền được cấp kịp thời và chỉ khi cần thiết.

Tận dụng các công cụ kỹ thuật số để tự động hóa các tác vụ quản trị thông thường. Do đó, sẽ có ít giấy tờ hơn và các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị gia tăng.

Yếu tố 4: Giao tiếp mơ hồ

Giao tiếp không nhất quán có thể dẫn đến hiểu lầm và thất bại. Giao tiếp không đầy đủ là yếu tố hàng đầu khiến dự án thất bại trong 37% trường hợp. Thống kê này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả và minh bạch trong quản lý dự án.

Rủi ro tài chính đáng kể đóng vai trò như một lời nhắc nhở về những hậu quả nghiêm trọng tiềm tàng của việc giao tiếp không hiệu quả.

Yếu tố 5: Phạm vi

Những thay đổi thường xuyên đối với phạm vi dự án có thể kéo dài đáng kể thời gian. Mở rộng phạm vi hoặc mở rộng các mục tiêu dự án ngoài kế hoạch ban đầu là một vấn đề phổ biến có thể kéo dài đáng kể tiến độ dự án.

Xác định trước phạm vi và quản lý các yêu cầu thay đổi để ngăn chặn phạm vi bị thay đổi hoặc mở rộng. Bắt đầu với phạm vi dự án được xác định rõ ràng để giảm thiểu những hiểu lầm.

Bạn cũng có thể thiết lập các quy trình rõ ràng để đánh giá và ghi lại những thay đổi về phạm vi. Liên tục theo dõi tiến độ so với phạm vi đã thiết lập để xác định và giải quyết sớm việc mở rộng phạm vi.

Yếu tố 6: Sử dụng tài nguyên kém hiệu quả

Vấn đề này bao gồm tất cả các yếu tố nguồn lực của dự án, bao gồm công nghệ, tài chính và vật liệu, ngoài nhân lực. Quản lý tài nguyên không đầy đủ có thể dẫn đến kết quả tốn kém, bao gồm tắc nghẽn, chậm trễ và thậm chí thất bại của dự án.

Liên tục đánh giá và đánh giá nhu cầu nguồn lực của bạn trong suốt thời gian thực hiện dự án để đáp ứng thách thức này.

Đừng chỉ phân bổ nguồn lực ngay từ đầu dự án và quên chúng đi. Hãy chuẩn bị để thực hiện những điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết.

Yếu tố 7: Quy hoạch chưa đầy đủ

Lập kế hoạch không đầy đủ có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và chậm trễ trong tương lai. Đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm các chiến lược đánh giá và giảm thiểu rủi ro.

Điều này bao gồm các mục tiêu dự án rõ ràng, danh sách trách nhiệm và sản phẩm bàn giao cũng như khung thời gian thực tế. Kết hợp các điều khoản để phân tích và giảm thiểu rủi ro vào chiến lược dự án của bạn.

Xây dựng các kế hoạch dự phòng để giải quyết các rủi ro tiềm ẩn có thể gây nguy hiểm cho dự án. Lập kế hoạch dự án là một quá trình liên tục đòi hỏi phải xem xét và điều chỉnh thường xuyên.

Yếu tố 8: Quản lý vi mô

Kiểm soát quá mức các thành viên trong nhóm có thể dẫn đến sự thất vọng và kìm hãm sự sáng tạo. Thông thường, đây là dấu hiệu của khả năng lãnh đạo kém hiệu quả và tính cầu toàn, cả hai đều thể hiện sự thiếu tin tưởng vào nhóm mà bạn đang làm việc cùng.

Hãy chuyển hướng thiên hướng của bạn sang quản lý vi mô bằng cách tăng cường khả năng lãnh đạo của bạn. Bổ nhiệm những người quản lý dự án có kinh nghiệm, những người có thể hướng dẫn nhóm một cách hiệu quả và đưa ra quyết định sáng suốt.

Phấn đấu cho sự hoàn hảo chỉ có thể dẫn đến những sửa đổi và chậm trễ vô tận. Đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng thực tế và tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của dự án một cách hiệu quả.

Hãy tin tưởng vào khả năng của nhóm bạn và cho phép họ tự chủ hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Yếu tố 9: Thiếu trách nhiệm

Nếu không có trách nhiệm giải trình rõ ràng, các nhiệm vụ có thể bị thất bại. Để giải quyết vấn đề này, hãy thiết lập các cơ chế chịu trách nhiệm, đặt ra thời hạn và yêu cầu các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về những đóng góp của họ.

Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm một cách tỉ mỉ. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu được sự mong đợi. Việc thiết lập thời hạn rõ ràng sẽ thúc đẩy trách nhiệm giải trình vì các thành viên trong nhóm có nhiều khả năng đảm nhận trách nhiệm của mình hơn.

Lên lịch đăng ký hoặc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ và thảo luận về những trở ngại. Điều này giúp có thể xác định sớm các vấn đề về trách nhiệm giải trình và cung cấp phương tiện kịp thời để khắc phục chúng.

Yếu tố 10: Không học hỏi từ sai lầm

Sự chậm trễ tái diễn có thể xảy ra nếu chúng ta không rút ra bài học từ những sai lầm trong quá khứ. Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng sau dự án cho từng dự án. Kiểm tra những gì hiệu quả và những gì không, đồng thời lưu ý những lĩnh vực cần cải thiện.

II. Tổng kết

Tóm lại, hãy nhớ rằng hiệu quả là làm được nhiều việc hơn với ít rắc rối hơn. Lịch trình dự án rất quan trọng, bất kỳ trục trặc nào cũng có thể tốn kém tiền bạc, công sức và danh tiếng. Bằng cách giải quyết những yếu tố rào cản phổ biến này trong công việc của mình, bạn đang tạo tiền đề cho việc quản lý dự án suôn sẻ hơn.

Ngoài 10 yếu tố đã đề cập bên trên, Terus tin rằng còn rất nhiều yếu tố tiêu cực khác sẽ ảnh hưởng lên tới hiệu suất dự án của doanh nghiệp. Hãy theo dõi Terus, chúng tôi sẽ liên tục cập nhật thông tin cho bạn. Hi vọng bài viết đã giúp ích được cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp.. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết này của Terus.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus nhé!

Theo dõi Terus tại:

FAQ - 10 yếu tố kinh doanh làm giảm hiệu suất dự án cần tránh trong doanh nghiệp

1. Yếu tố nào ảnh hưởng nhiều nhất đến hiệu suất dự án của doanh nghiệp?

Các yếu tố thường ảnh hưởng nhiều nhất đến hiệu suất dự án của doanh nghiệp bao gồm:

Thiếu chuyên môn kỹ thuật hoặc kinh nghiệm thực hiện dự án của đội ngũ thực hiện.
Thiếu sự phối hợp, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận liên quan khi triển khai dự án.
Sai sót trong dự toán thời gian và chi phí dự án, không thể cân đối nguồn lực hợp lý.
Sự thay đổi thường xuyên trong mục tiêu, yêu cầu kỹ thuật của dự án.
Rủi ro khách quan có thể xảy ra như thiên tai, dịch bệnh, gián đoạn nguồn cung.

2. Làm thế nào để xác định chính xác tác động của từng yếu tố đến hiệu suất dự án?

Có một số cách để xác định chính xác tác động của từng yếu tố đến hiệu suất dự án:

Phân tích chi tiết quá trình triển khai dự án, xác định những vấn đề phát sinh.
Khảo sát ý kiến của các bộ phận liên quan về những hạn chế gặp phải.
Sử dụng công cụ phân tích như PESTEL, SWOT để xác định yếu tố ảnh hưởng ngoại cảnh.
Đo lường mức độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế về thời gian, chi phí, chất lượng của từng yếu tố.
Thống kê, phân tích số liệu định lượng tác động cụ thể của từng yếu tố (ví dụ: nhân sự ảnh hưởng 10% hiệu suất).
Lập báo cáo đánh giá tác động chi tiết, rút ra bài học kinh nghiệm.

3. Cần có giải pháp gì để loại bỏ hoặc hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của các yếu tố đó?

Một số giải pháp có thể áp dụng để loại bỏ hoặc hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất dự án:

Xây dựng kế hoạch dự phòng để đề phòng rủi ro/thiên tai có thể xảy ra.
Chọn nhân sự có kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự. Tập huấn nâng cao năng lực cho nhân sự.
Xác định rõ phạm vi, trách nhiệm của từng bộ phận tham gia dự án.
Xây dựng kênh chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Dự toán kỹ và quản lý linh hoạt về thời gian, chi phí, nguồn lực.
Kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp điều chỉnh khi phát sinh thay đổi.
Đánh giá rủi ro và xây dựng kịch bản ứng phó phù hợp.

4. Kết quả triển khai các giải pháp cần được đánh giá ra sao?

Có một số cách để đánh giá kết quả triển khai các giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất dự án:

Đo lường mức độ đạt/chênh lệch các tiêu chí về thời gian, chi phí, chất lượng so với kế hoạch.
Khảo sát ý kiến phản hồi từ các bộ phận liên quan về hiệu quả của các giải pháp.
Thu thập số liệu, thống kê về các vấn đề phát sinh, rủi ro giảm đi trong quá trình triển khai.
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng/đối tác về chất lượng dự án.
Đo lường mức độ gia tăng lợi nhuận, hiệu quả kinh tế sau khi triển khai các giải pháp.
Lập báo cáo đánh giá tổng kết định kỳ để rút ra kinh nghiệm, điều chỉnh giải pháp kịp thời.

5. Giải pháp nào đem lại hiệu quả cao nhất và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp?

Giải pháp nào đem lại hiệu quả cao nhất và phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố:

Quy mô, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguồn lực về con người, tài chính, công nghệ mà doanh nghiệp có thể huy động.
Yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của ngành và doanh nghiệp.
Các vấn đề cụ thể thường xuyên ảnh hưởng đến hiệu suất dự án của doanh nghiệp.
Lãnh đạo công bằng, tương tác tốt với nhân sự sẽ nhanh chóng khắc phục vấn đề nhất.

Tuy nhiên, một số giải pháp sau đây thường đem lại hiệu quả cao và phù hợp chung: