Có những chi phí liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp không liên quan đến sản phẩm hoặc doanh số bán hàng. Vì vậy, mọi loại chi phí đều phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo hoạt động thông suốt. Hiểu được khái niệm chi phí hoạt động, nội dung của chúng và tối ưu hóa chi phí hoạt động giúp công ty duy trì được lợi nhuận lâu dài. Hãy cùng Terus tìm hiểu các vấn đề này trong bài viết dưới đây.
I. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng chi phí phát sinh từ việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp (lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, đào tạo,…), chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí tiếp thị, thuế và các chi phí pháp lý khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp có đặc điểm sau:
- Những chi phí này không liên quan đến một đơn vị hoặc chức năng kinh doanh cụ thể, chúng có thể xuất hiện dưới dạng lợi ích chung cho toàn bộ công ty.
- Một số chi phí hành chính của công ty được coi là cố định vì chúng xảy ra bất kể mức độ sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Người quản lý cố gắng giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động.
Lưu ý về chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp chung như: lương quản lý, bảo hiểm y tế, an sinh xã hội, vật tư văn phòng, khấu hao tài sản cố định (đồ đạc cố định), tiền thuê văn phòng, các loại thuế và phí khác...
- Chi phí trên chưa bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
II. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí cơ bản như sau:
| Chi phí nhân viên | Chi phí nhân viên được xem là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự doanh nghiệp, ở đây bao gồm tiền lương, tiền phụ cấp, BHYT, BHXH… |
| Chi phí vật liệu | Chi phí vật liệu là các khoản phí cho vật liệu dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ hỗ trợ làm việc… vật liệu được dùng trong việc sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ). |
| Chi phí đồ dùng văn phòng | Đây là loại chi phí phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý. |
| Khấu hao tài sản cố định | Chi phí này là khoản khấu hao các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc thiết bị, thuê văn phòng, phương tiện vật liệu truyền dẫn… |
| Thuế và các lệ phí | Thuế và các lệ phí bao gồm các loại thuế như tiền thuê đất, thuế môn bài, các khoản phí, lệ phí khác… |
| Chi phí dự phòng | Chi phí dự phòng là khoản dự phòng những khoản nợ phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. |
| Chi phí mua ngoài | Chi phí mua ngoài bao gồm các khoản mua ngoài hỗ trợ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ… |
| Chi phí khác | Các khoản chi khác như chi phí hội nghị, tàu xe di chuyển, địa điểm, các khoản chi cho nhân viên… |
III. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp phải có thông tin rõ ràng để công ty vận hành suôn sẻ và minh bạch hơn. Các nhà quản lý phải theo dõi, xem xét và đáp ứng các chi phí này để tối ưu hóa thu nhập của công ty.
Việc quy định chi phí quản lý doanh nghiệp rõ ràng có ý nghĩa như sau:
- Giúp người quản lý doanh nghiệp nhanh chóng quản lý hoạt động kinh doanh của tổ chức mình.
- Giúp các công ty đánh giá hoạt động kinh doanh, như tiêu chuẩn vật tư cần thiết khi tính giá nguyên vật liệu, hoặc thông số tiêu chuẩn ngày công trong tính toán chi phí nhân sự.
- Giúp nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định đầu tư, định giá sản phẩm, lựa chọn chấp nhận hay từ chối đơn hàng và phân tích các cơ hội hiệu quả.
- Giúp tiết kiệm chi phí trong việc quản lý và sử dụng các nguồn lực của tổ chức.
- Nhân viên có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng tài nguyên một cách tiết kiệm, đòi hỏi các tiêu chuẩn chi phí tiêu chuẩn…
IV. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC nêu chi tiết cách thức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Bên Nợ
- Các chi phí liên quan đến quản lý kinh doanh được tạo ra trong một kỳ.
- Dự phòng phải trả khó đòi, dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng.
Bên Có
Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh. Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên, cán bộ của đơn vị, trích BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, kinh phí công đoàn, các khoản hỗ trợ khác như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện… của cán bộ nhân viên, người lao động khác, ghi:
- Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
- Có TK 338, 334.
Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ được mua vào sử dụng ngay mà không qua kho như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp).
- Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ).
- Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 242, 331…
Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay mà không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423).
- Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
V. Tối ưu hóa hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Tối ưu hóa hoạt động quản lý
Nhằm tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí vận hành. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, chỉ đạo hoạt động kinh doanh và củng cố vị thế của công ty trên thị trường.
Doanh nghiệp phải giám sát hoạt động công việc và tuân thủ các quy trình phù hợp. Đối với những công việc không quan trọng, bạn có thể giảm bớt chúng để giảm chi phí không cần thiết. Quy trình làm việc không rõ ràng và không được kiểm soát có thể dễ dàng dẫn đến năng suất kém, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.
2. Sử dụng công nghệ hiện đại
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào kinh doanh là cần thiết để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý thông tin, quản lý nhân sự, quản lý tài chính… có thể giảm chi phí nguồn lực và tiết kiệm thời gian.
3. Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
Để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp lớn, các tổ chức nên cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy suy nghĩ về mục tiêu của bạn và xem liệu nhà cung cấp có thể đáp ứng được chúng hay không.
Hãy nghĩ đến dịch vụ, chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu cần thiết, đặc biệt là giá cả có phù hợp hay không. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có thời gian lựa chọn trước khi ký kết hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào.
VI. Tổng kết
Bài viết là Các thông tin về chi phí quản lý doanh nghiệp mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus. Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
Đọc thêm:
- Làm thế nào để quản lý thu chi nội bộ?
- Quản trị rủi ro là gì?
- Các hình thức huy động vốn thông minh
- Hạn mức tín dụng là gì?
