Tại sao việc bàn giao công việc phải được thực hiện và như thế nào để nó hiệu quả? Chúng ta có thể bàn giao công việc vì nhiều lý do.
Các gợi ý được đưa ra bởi Terus về năm bước để chuẩn hóa Quy trình bàn giao công việc để đảm bảo chất lượng công việc không ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng.
I. Quy trình bàn giao công việc là gì?
Tổ chức cần giải thích rõ ràng cho nhân viên mới trong công ty về công việc của họ và trách nhiệm của họ. Vì vậy, những người rời đi cần đảm bảo rằng họ sẽ chuyển nhiệm vụ cho người mới.
Bàn giao công việc là việc chuyển giao công việc cho người đương nhiệm để họ có cái nhìn toàn diện về phần việc, tình trạng và những điều cần lưu ý khi làm việc.
Do đó, người bàn giao phải chia sẻ thông tin chủ quan và thực tế.
II. Các bước trong quy trình bàn giao công việc
Những người định rời đi phải bàn giao lại công việc cho người thay thế một cách chính xác.
Ngoài ra, bạn có trách nhiệm với tư cách là người quản lý đảm bảo rằng tất cả các khoảng trống thông tin đều được đáp ứng và rằng thành viên mới được cung cấp một tóm tắt đầy đủ khi cô ấy tham gia.
Để bàn giao công việc cho nhân viên mới, bạn nên làm như sau:
1. Cập nhật mô tả công việc
Mô tả công việc là bước đầu tiên trong quy trình này. Đảm bảo rằng thông tin chính xác và mô tả rõ ràng. Các nhiệm vụ chính, KPI, mục đích và phương tiện làm việc được bao gồm trong mô tả công việc.
Một lưu ý quan trọng khác là nhân sự mới cần được đào tạo thêm. cung cấp cho họ kiến thức về công ty và sản phẩm cũng như khả năng sử dụng thành thạo các công cụ truyền thông nội bộ.
Tuy nhiên, một số công ty không có hệ thống mạng nội bộ đơn giản và thông dụng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn có thể xem xét phần mềm quản lý doanh nghiệp, vì nó giúp bạn quản lý tốt hơn công việc của mình.
2. Cung cấp thông tin công việc
Để đảm bảo nhân viên đó làm việc tốt, bạn phải cung cấp thông tin sau:
- Danh sách các thời hạn mà người đương nhiệm phải hoàn thành.
- Cụ thể hóa các nhiệm vụ hàng ngày. (Phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể giúp người mới hiểu và hiểu rõ hơn)
- Tất cả thông tin về các dự án hiện tại mà nhân viên mới sẽ đảm nhận Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án, kết quả dự kiến, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và thời gian hoàn thành. cung cấp thông tin chi tiết hơn liên quan đến dự án
- Danh sách các khách hàng đã mua sản phẩm của bạn, cũng như địa chỉ oder và địa chỉ liên hệ của họ, cũng như các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do chính mà họ muốn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.
- Thông tin liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về nhiệm vụ của họ.
- Lưu ý đến những vấn đề có thể xảy ra và những cách mà người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trước đây.
- Thông tin bổ sung về nhân viên mới, bao gồm kế hoạch phát triển cá nhân của họ, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của họ.
- Lưu ý đến các quy trình, file và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần.
3. Lên kế hoạch làm quen tuần đầu cho người đương nhiệm
Trong quá trình bàn giao công việc, đây là một trong những bước khá quan trọng. Vì nhân sự mới nên bắt đầu trong tuần đầu. Sẽ có tác động tích cực trong quá trình làm việc tiếp theo.
Nếu bạn là một người chu toàn, hãy cung cấp cho người mới các tài liệu, chẳng hạn như sổ tay công ty, mô tả công việc và danh sách đồng nghiệp.
Họ sẽ không còn bỡ ngỡ nữa vì họ sẽ được hướng dẫn và tự tin hơn. Giới thiệu trước với nhân viên mới là một mẹo nhỏ mà bạn có thể sử dụng. Để họ gặp nhau khi thích hợp.
4. Hướng dẫn trực tiếp người đương nhiệm
Cách nhanh nhất để hướng dẫn người mới làm việc trực tiếp là cầm tay chỉ việc. Hãy dạy họ cách sử dụng nó thay vì chỉ đưa cho họ một đống giấy tờ. Do đó, người mới sẽ làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.
Và để việc hướng dẫn được tốt nhất bạn sẽ cần phải hiểu hơn về buổi Onboarding, nếu bạn chưa hiểu về buổi hoạt động này, hãy đọc qua bài viết này của Terus nhé: Onboarding là gì? Bí kíp để 90% nhân viên mới chiến đấu hết mình vì công ty.
5. Chia sẻ thông tin đội nhóm
Các đồng đội sẽ chia sẻ kiến thức chuyên sâu về công việc và khách hàng với nhau. Khi nhân viên mới được tiếp cận với những thông tin thực tế này, họ sẽ hoà nhập nhanh chóng. Ngoài ra, khi thành viên trong nhóm biết và hiểu công việc của nhau, họ sẽ làm việc cùng nhau tốt hơn.
III. Tổng kết
Bài viết là 5 bước trong quy trình bàn giao công việc mà Terus đề cập nhằm giúp ích cho doanh nghiệp. Terus hy vọng nội dung chia sẻ của Terus sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất để quản lý và phát triển công ty của mình. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.
Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ - Giải đáp các thắc mắc liên quan đến Quy trình bàn giao công việc
1. Quy trình bàn giao công việc là gì?
Quy trình bàn giao công việc là một chuỗi các bước được thực hiện để chuyển giao trách nhiệm, quyền hạn và thông tin liên quan đến một công việc từ người hiện tại (người bàn giao) sang người mới (người tiếp nhận) một cách hiệu quả và suôn sẻ. Quy trình này giúp đảm bảo công việc được tiếp tục trôi chảy, không bị gián đoạn và người tiếp nhận có đầy đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành tốt công việc.
2. Tại sao quy trình bàn giao công việc lại quan trọng?
Quy trình bàn giao công việc mang lại nhiều lợi ích cho cả người bàn giao và người tiếp nhận, cũng như cho tổ chức:
Đối với người bàn giao:
- Giúp họ hoàn thành trách nhiệm của mình một cách trọn vẹn trước khi rời khỏi công việc.
- Giúp họ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với người tiếp nhận, qua đó góp phần phát triển tổ chức.
- Giúp họ tạo ấn tượng tốt đẹp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.
Đối với người tiếp nhận:
- Giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc và bắt đầu làm việc hiệu quả.
- Giúp họ giảm bớt căng thẳng và lo lắng khi bắt đầu công việc mới.
- Giúp họ học hỏi từ kinh nghiệm của người bàn giao và tránh mắc phải những sai lầm tương tự.
Đối với tổ chức:
- Đảm bảo công việc được bàn giao một cách suôn sẻ và hiệu quả, không bị gián đoạn.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót và thất thoát thông tin.
- Nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
3. Các bước trong quy trình bàn giao công việc hiệu quả:
Quy trình bàn giao công việc hiệu quả thường bao gồm 5 bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch bàn giao
- Xác định mục tiêu và phạm vi của quy trình bàn giao.
- Lập lịch trình bàn giao cụ thể.
- Xác định những người tham gia vào quy trình bàn giao, bao gồm người bàn giao, người tiếp nhận và các bên liên quan khác.
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho quy trình bàn giao.
Bước 2: Thu thập và sắp xếp thông tin
- Thu thập tất cả các thông tin liên quan đến công việc, bao gồm tài liệu, hồ sơ, dữ liệu, email, v.v.
- Sắp xếp thông tin một cách logic và dễ hiểu.
- Tạo danh sách các công việc và trách nhiệm chính của vị trí.
- Xác định những điểm chính cần lưu ý và những vấn đề tiềm ẩn.
Bước 3: Chia sẻ thông tin với người tiếp nhận
- Gặp gỡ và giới thiệu bản thân với người tiếp nhận.
- Giải thích mục tiêu và phạm vi của quy trình bàn giao.
- Chia sẻ thông tin đã thu thập và sắp xếp với người tiếp nhận.
- Giải thích các công việc và trách nhiệm chính của vị trí.
- Trả lời các câu hỏi của người tiếp nhận.
Bước 4: Hướng dẫn và đào tạo người tiếp nhận
- Hướng dẫn người tiếp nhận cách sử dụng các công cụ, phần mềm và hệ thống liên quan đến công việc.
- Đào tạo người tiếp nhận các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc.
- Giới thiệu người tiếp nhận với các bên liên quan khác.
- Cung cấp cho người tiếp nhận quyền truy cập vào các tài nguyên cần thiết.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá
- Theo dõi tiến độ của người tiếp nhận trong việc tiếp cận và hoàn thành công việc.
- Cung cấp hỗ trợ cho người tiếp nhận khi cần thiết.
- Đánh giá hiệu quả của quy trình bàn giao.
- Thu thập phản hồi từ người bàn giao và người tiếp nhận để cải thiện quy trình trong tương lai.
Đọc thêm:
- 8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả, nâng cao tính khả thi với công thức vàng 5W1H2C5M
- 10 điều nên và không nên làm khi quản trị doanh nghiệp
- Những cách nâng cao hiệu suất làm việc mà bạn cần biết
- Quy trình lập kế hoạch kinh doanh từ A đến Z
