Truyền thông nội bộ tốt đảm bảo sự rõ ràng cho mọi người trong tổ chức. Nhưng truyền thông nội bộ có hiệu quả như thế nào và nó hoạt động ra sao? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết bên dưới.
I. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ chia sẻ thông tin về công ty để nhân viên có thể thực hiện tốt công việc của mình.
Mục đích của giao tiếp nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các phòng ban và đồng nghiệp của tổ chức. Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý/nhân viên từ trên xuống dưới. Nó cũng có tác dụng giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty.
Giao tiếp nội bộ vững chắc sẽ nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn kết của nhân viên.
II. Các loại truyền thông nội bộ và các kênh sử dụng
Lực lượng lao động liên tục thay đổi, điều này làm nổi bật nhu cầu về các kênh liên lạc khác nhau. Dù nhân viên làm việc ở đâu và làm gì, đều có lợi thế cho cả giao tiếp nội bộ trong văn phòng và từ xa.
Việc chia sẻ thông tin có thể bằng lời nói hoặc bằng phương tiện điện tử thông qua các hệ thống như mạng nội bộ của công ty. Điểm mạnh của mạng nội bộ là nó hoạt động 24/7 và nhân viên có thể truy cập nó từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet.
Các loại truyền thông nội bộ là gì? Có năm loại truyền thông nội bộ chính:
- Management – người cung cấp các thông tin như chiến lược, kết quả của công ty, thông tin nội bộ và các thông tin chung quan trọng khác.
- Team – giữa các đồng nghiệp làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng.
- Face-to-face – giới thiệu cho các cá nhân về nhiệm vụ và tình huống.
- Peer – trò chuyện thân mật giữa các đồng nghiệp để chia sẻ thông tin.
- Resources – mạng nội bộ, email, mạng xã hội, tin nhắn, cuộc gọi video, điện thoại.
Mỗi loại này sử dụng một kênh cụ thể để đạt được mục tiêu giao tiếp nội bộ:
- Bằng lời nói – việc truyền tải thông tin bằng lời nói.
- Điện tử – cách chia sẻ hầu hết thông tin bằng văn bản.
- Giấy – một cách giao tiếp bằng áp phích và đồ họa.
III. Kế hoạch truyền thông nội bộ có vai trò gì?
Kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò là lộ trình thúc đẩy nhân viên hành động thông qua việc chia sẻ thông tin. Kế hoạch này khuyến khích sự hợp tác vì nó làm cho các mục tiêu trở nên rõ ràng.
Chiến lược là một phần của kế hoạch truyền thông nội bộ và cần chỉ ra các sáng kiến và hành động cụ thể cần thiết của để đạt được mục tiêu kinh doanh bạn.
Công nghệ hoặc phương pháp được sử dụng để cung cấp các chiến lược này phải phù hợp với đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như kết nối thông qua Slack để cập nhật dự án trong thời gian thực.
IV. Tại sao kế hoạch truyền thông nội bộ lại quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp nào?
Trong phần này tôi sẽ giải thích lý do tại sao kế hoạch truyền thông nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Tăng cường sự gắn kết và năng suất của nhân viên
- Thúc đẩy việc cung cấp thông tin
- Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
- Chia sẻ mục đích và mục tiêu
- Thúc đẩy hành động
- Gắn kết mọi người trong hoàn cảnh khó khăn
- Quảng bá thương hiệu
1. Tăng cường sự gắn kết và năng suất của nhân viên
Nhân viên được khuyến khích đưa ra ý tưởng và ý kiến của mình. Điều này khiến họ cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe, dẫn đến sự gắn kết. Khi nhân viên tham gia tích cực, họ sẽ có động lực làm việc chăm chỉ hơn và thực hiện công việc có chất lượng tốt hơn.
Những cuộc trò chuyện kiểu này có thể được thiết lập dễ dàng thông qua các nền tảng giao tiếp nội bộ. Không cần phải tổ chức những cuộc họp tốn thời gian.
2. Thúc đẩy việc cung cấp thông tin
Một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là nó truyền tải đúng thông điệp đến những người có liên quan. Nhiều nhân viên có quyền truy cập vào mạng nội bộ của công ty mà họ có thể kết nối khi phù hợp với họ và cập nhật các thông tin liên lạc có liên quan.
Nó cũng đảm bảo nhân viên không bị quá tải thông tin, tránh được việc phải mất hàng giờ để gửi và đọc email, tin nhắn và bình luận.
3. Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Điều này giúp duy trì khả năng giữ chân nhân viên vì việc làm việc cho một công ty quan tâm đến nhân viên sẽ gửi đi một thông điệp tích cực. Truyền thông nội bộ có thể được sử dụng để quảng cáo:
- Sự kiện công ty
- Thành viên câu lạc bộ thể thao
- Đồ uống lành mạnh và đồ ăn nhẹ miễn phí
- Dịch vụ taxi miễn phí cho nhân viên làm việc muộn
- Sự ra đời của một khu vực thư giãn
Trừ khi mọi người đều biết về những lợi ích này, họ sẽ không thể tận dụng được chúng. Đây là lý do tại sao vai trò truyền thông nội bộ lại quan trọng đối với cả thời gian làm việc và giải trí.
4. Chia sẻ mục đích và mục tiêu
Một trong những cách tốt nhất để truyền đạt lộ trình kinh doanh của doanh nghiệp là tận dụng nền tảng giao tiếp nội bộ của bạn.
Đưa ra một cái nhìn tổng quan và giải thích các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua luồng thông tin nhất quán sẽ giúp nhân viên cảm thấy được cung cấp đầy đủ thông tin và có khả năng hành động.
Một lộ trình rõ ràng cũng nhấn mạnh đến chiến lược của công ty để mọi người trong nhóm hoặc bộ phận có cái nhìn xác định về mục tiêu mà tổ chức đang hướng tới.
Nó đưa ra một điểm tham chiếu rõ ràng, duy nhất để tóm tắt các mục tiêu tổng thể. Sự rõ ràng này có thể thúc đẩy sự tự tin trong việc đưa ra quyết định và thực hiện vai trò.
5. Thúc đẩy hành động
Truyền thông nội bộ thúc đẩy cả hành động bên trong và bên ngoài. Ví dụ: nó có thể ủy quyền cho mọi người tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ, yêu cầu họ liên lạc với nhà cung cấp hoặc thu thập ý kiến thông qua số lượt thích cho một sản phẩm mới trên trang mạng nội bộ. Chỉ mất vài giây để truyền đạt một thông tin rõ ràng và hiệu quả.
Mọi người có xu hướng phản hồi nhiều hơn nếu họ chỉ cần nhấn nút thay vì viết một phản hồi dài. Điều này đặc biệt áp dụng cho thế hệ trẻ, những người lớn lên trong thời đại kỹ thuật số.
6. Gắn kết mọi người trong hoàn cảnh khó khăn
Trong thời kỳ khủng hoảng, giao tiếp nội bộ là một công cụ có giá trị. Khả năng giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng với đúng người trong tổ chức có thể giảm bớt căng thẳng và hoàn thành công việc.
Một lợi ích khác của giao tiếp nội bộ trong thời kỳ khủng hoảng là nó có thể làm giảm bớt những tin đồn. Không có gì lan truyền nhanh hơn tin đồn ở văn phòng và sự giao tiếp chính xác từ cấp quản lý có thể ngăn ngừa những tình huống tiêu cực.
Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông bên ngoài vì danh tiếng của tổ chức có thể dễ dàng bị tổn hại bởi những tin đồn không đúng sự thật.
7. Quảng bá thương hiệu
Những nhân viên cảm thấy được cung cấp đầy đủ thông tin sẽ trở thành những đại sứ đáng tin cậy nhất của công ty ở bên ngoài, trong khi họ có thể trở thành những nhà phê bình gay gắt nhất nếu không làm như vậy.
V. Tổng kết
Truyền thông tích cực với bên ngoài là chìa khóa để củng cố danh tiếng của tổ chức. Khi nhân viên nói về công ty và chia sẻ thông tin qua mạng xã hội, họ trở thành những người ủng hộ.
Hình thức xây dựng thương hiệu này có thể tác động đến sự thành công của tổ chức và là kết quả của hoạt động giao tiếp nội bộ rõ ràng nhằm khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin.
Hi vọng bài viết đã giúp quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp có được câu trả lời cho câu hỏi Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức? cho doanh nghiệp của mình.
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus. Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!
Theo dõi Terus tại:
FAQ – Giải đáp thắc mắc liên quan đến Truyền thông nội bộ
1. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là quá trình chia sẻ thông tin và ý tưởng giữa các thành viên trong một tổ chức. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là để:
- Thống nhất: Giúp cho tất cả mọi người trong tổ chức hiểu rõ về mục tiêu, chiến lược, giá trị và văn hóa của tổ chức.
- Tạo động lực: Khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó với tổ chức.
- Xây dựng mối quan hệ: Tạo dựng mối quan hệ tin tưởng và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
- Giải quyết vấn đề: Giúp cho tổ chức giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
- Quản lý thay đổi: Giúp cho nhân viên thích nghi với những thay đổi trong tổ chức.
2. Các kênh truyền thông nội bộ phổ biến:
- Kênh truyền thông trực tiếp: Bao gồm các cuộc họp mặt, hội thảo, đào tạo, v.v.
- Kênh truyền thông gián tiếp: Bao gồm bản tin nội bộ, email, website nội bộ, mạng xã hội nội bộ, v.v.
- Kênh truyền thông phi chính thức: Bao gồm tin đồn, trò chuyện phiếm, v.v.
3. Ai chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ?
Thông thường, bộ phận truyền thông hoặc nhân viên truyền thông sẽ chịu trách nhiệm chính về truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, tất cả các thành viên trong tổ chức đều có vai trò trong việc truyền thông nội bộ hiệu quả.
4. Làm thế nào để đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ?
Có nhiều cách để đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ, bao gồm:
- Khảo sát nhân viên: Khảo sát nhân viên để đánh giá mức độ nhận thức của họ về thông tin nội bộ, mức độ hài lòng của họ với các kênh truyền thông nội bộ, v.v.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu về lượt truy cập website nội bộ, lượt tham gia mạng xã hội nội bộ, v.v.
- Phỏng vấn: Phỏng vấn nhân viên để tìm hiểu ý kiến của họ về truyền thông nội bộ.
Đọc thêm:
Nhiệm vụ của chúng tôi là đồng hành cùng bạn và doanh nghiệp để ngày càng tạo ra những thương hiệu Việt Nam lớn mạnh.