Onboarding Là Gì? Bí kíp để Nhân Viên Mới Làm Việc Hết Mình

Trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, onboarding là một quá trình quan trọng. Nếu việc tìm một ứng viên là một thách thức, thì việc giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của công ty là một thách thức lớn hơn nhiều.

Một quy trình đào tạo tốt sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức khi đào tạo nhân viên. Ngoài ra, Onboarding là gì? Xem ngay bài viết dưới đây với Terus.

I. Onboarding là gì?

Quá trình nhập môn của nhân viên mới được gọi là onboarding. Nhân viên mới có thể cảm thấy tự tin hơn, dễ dàng hòa nhập với môi trường mới và có kiến thức và kỹ năng cần thiết để tiếp tục làm việc.

Đó là lý do tại sao nhân viên mới phải thu nạp nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử và cách giao tiếp cần thiết. Hiệu quả công việc sẽ được cải thiện nếu nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, điều này sẽ góp phần tăng đáng kể vào lợi ích của công ty.

II. Lợi ích của Onboarding đối với doanh nghiệp

Mọi doanh nghiệp trong việc tuyển dụng nhân tài phải thực hiện quá trình onboarding. Đây là một khởi đầu quan trọng đối với mọi công ty khi tiếp nhận nhân viên mới, vì nó cho phép công ty nhận thấy thái độ và tinh thần của nhân viên mới cũng như toàn bộ công ty.

Onboarding là một giai đoạn quan trọng trong quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân viên, với những lợi ích phải kể đến như:

Tăng độ hài lòng và cam kết

Một chương trình onboarding tốt giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hỗ trợ và quan tâm. Từ đó giúp tăng độ hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công ty cũng như công việc của mình. Khi nhân viên cảm thấy hạnh phúc và mức độ hài lòng cao, họ thường có xu hướng gắn bó với tổ chức trong thời gian dài.

Giảm thời gian hòa nhập

Quá trình onboarding giúp nhân viên mới nắm bắt nhanh chóng văn hóa tổ chức, quy trình làm việc và các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Giúp giảm thời gian cần thiết cho nhân viên để thích nghi và bắt đầu làm việc hiệu quả. Một quá trình onboarding tốt giúp nhân viên mới nhanh chóng trở thành thành viên đóng góp tích cực cho tổ chức.

Nâng cao hiệu suất công việc

Nhân viên mới thông qua quá trình onboarding sẽ được đào tạo về nhiệm vụ, kỹ năng và các công cụ cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Những điều này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mới, đảm bảo họ có đủ kiến thức và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.

Xây dựng mối quan hệ và mạng lưới

Quá trình onboarding cung cấp cơ hội cho nhân viên mới để gặp gỡ, làm việc và xây dựng mối quan hệ với những người trong tổ chức. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thuận tiện hơn trong môi trường làm việc, mà còn tạo ra một mạng lưới hỗ trợ và tương tác trong công ty.

Xác định và phát triển tiềm năng

Quá trình onboarding cung cấp cơ hội để nhân viên mới khám phá và phát triển tiềm năng của mình. Nhân viên được định hướng về mục tiêu sự nghiệp, đồng thời cung cấp các cơ hội để họ phát triển kỹ năng, nâng cao năng lực chuyên môn. Giúp tạo động lực và sự phát triển bền vững cho nhân viên.

Xây dựng hình ảnh tích cực về công ty

Một chương trình onboarding tốt sẽ gửi một thông điệp tích cực về công ty đến nhân viên mới và cũng có thể đến cộng đồng rộng hơn. Góp phần xây dựng hình ảnh tích cực về công ty và hút được nhân tài vào tổ chức.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Chương trình onboarding là cơ hội để doanh nghiệp truyền đạt các giá trị cốt lõi của mình cho nhân viên mới. Giúp nhân viên mới hiểu rõ về những gì doanh nghiệp coi trọng và mong đợi ở họ. Đồng thời giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp như môi trường làm việc, cách giao tiếp, cách làm việc nhóm,...

Quá trình onboarding tạo ra môi trường giao tiếp, tương tác giữa nhân viên mới và các thành viên khác trong tổ chức. Tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa các thành viên trong doanh nghiệp, góp phần xây dựng một văn hóa làm việc hợp tác và hỗ trợ.

Hoạt động này cũng cung cấp cơ hội để đặt kỳ vọng rõ ràng đối với nhân viên mới. Bằng cách truyền đạt mục tiêu, mong đợi của doanh nghiệp, quá trình này giúp xác định và thể hiện những tiêu chuẩn, cũng như quyết định quan trọng trong văn hóa của công ty.

Do đó, onboarding giúp bạn hiểu sâu hơn về công việc và xây dựng cho nhân viên một lộ trình phát triển rõ ràng.

III. Quy trình Onboarding chuẩn cho doanh nghiệp

Cách vận hành của từng công ty trong việc tuyển dụng sẽ khác nhau tùy vào quy mô tuyển dụng.

Các công ty lớn có thể có cả một đội ngũ nhân viên riêng được đào tạo để giúp nhân viên mới nhập môn. Quá trình onboarding là gì? Hãy cùng Terus xem qua ba bước sau đây trong quá trình onboarding:

1. Pre-Onboarding

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ giúp họ bắt đầu làm việc trong môi trường mới một cách hiệu quả. Bạn có thể xem xét một số khuyến nghị sau:

• Chuẩn bị sổ tay và bút viết.
• Chuẩn bị đồng phục của công ty.
• Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
• Thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
• Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

2. Orientation

Chào đón nhân viên mới vào ngày đầu tiên làm việc là giai đoạn thứ hai của quá trình onboarding. Nhân viên mới vẫn chưa quen với tổ chức và công việc hàng ngày. Do đó, một ngày định hướng là cần thiết để giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi.

Giai đoạn hướng dẫn có một số nhiệm vụ phải hoàn thành:

• Phòng nhân sự: Phòng nhân sự cung cấp sơ đồ tổ chức, giới thiệu nội quy công ty, giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác và giới thiệu nhân viên mới. Đồng thời, phòng nhân sự phải thu thập đầy đủ hồ sơ theo quy định của công ty để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện chính xác.
• Bộ phận đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo hội nhập và đưa ra lịch trình cho nhân viên mới. Họ thực hiện đào tạo và kiểm tra để đảm bảo nhân viên đã hiểu và nắm vững kiến thức cần thiết.
• Người quản lý: Giới thiệu nhân viên mới và tạo mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm Chia sẻ tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng và cách làm việc cùng với các thành viên khác để tối đa hóa hiệu quả.
• Bạn đồng hành: Giúp đỡ nhân viên mới trả lời các câu hỏi hàng ngày và tạo cảm giác an toàn, tự tin cho họ.
• Đội ngũ điều hành: Gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu rõ về chiến lược và mục tiêu của công ty.

3. Role Specific Training

Đào tạo theo vai trò cụ thể của nhân viên mới được gọi là đào tạo vai trò cụ thể. Đây là giai đoạn quan trọng để giúp nhân viên mới nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của họ.

• Kiến thức về hàng hóa và dịch vụ của công ty: Nhân viên mới cần được dạy về sản phẩm và dịch vụ của công ty, bao gồm tính năng, lợi ích, đối tượng mục tiêu,...
• Kiến thức về quy trình kinh doanh: nắm vững các quy trình kinh doanh, bao gồm bán hàng, chăm sóc khách hàng và sản xuất.
• Kiến thức về các công cụ và phần mềm cần thiết cho công việc: Cách sử dụng phần mềm và công cụ cần thiết cho công việc.
• Kỹ năng mềm yêu cầu cho vị trí: Rèn luyện các kỹ năng công việc như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.

Giai đoạn đào tạo chuyên môn là một bước quan trọng giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc và phát triển năng lực của mình.

Để đảm bảo nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư cho giai đoạn này.

4. Ongoing Support

Giai đoạn cuối cùng của quy trình onboarding là giai đoạn hỗ trợ liên tục, giúp nhân viên mới chuyển đổi từ một nhân viên thử việc sang một nhân viên chính thức.

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của công ty, giai đoạn này thường kéo dài từ hai tháng đến sáu tháng. Đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết để thành công trong công việc.

Các công ty phải cung cấp cho nhân viên mới cơ hội học hỏi như tham gia các khóa học, hội thảo và dự án.

IV. Phương pháp giúp Onboarding hiệu quả

1. Đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức

Một phương pháp Onboarding độc đáo và sáng tạo có thể giúp tạo ra một ấn tượng đầu tiên tốt với nhân viên mới.

Từ đó có thể làm tăng sự hứng thú và sự cam kết của họ đối với công ty. Một số hình thức gây ấn tượng mạnh mẽ như tặng quà, chơi trò chơi, tạo cơ hội cho nhân viên mới thể hiện bản thân,…

2. Tạo trải nghiệm onboarding cá nhân hóa

Doanh nghiệp nên cá nhân hóa trải nghiệm onboarding cho từng vị trí công việc và đáp ứng nhu cầu của nhân viên mới thay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên. Điều này sẽ khiến nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ hơn.

3. Đào tạo bài bản và thực tế

Quá trình onboarding bao gồm đào tạo. Các công ty nên cung cấp cho nhân viên mới các khóa đào tạo chuyên sâu để họ hiểu rõ hơn về vị trí và kỹ năng cần thiết để thành công. Doanh nghiệp cũng nên cho nhân viên mới thực hành các kỹ năng và kiến thức họ đã học.

4. Xây dựng lộ trình tương lai rõ ràng

Một lộ trình tương lai có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về các cơ hội tiến thân trong công việc và các bước tiến bộ.

Nó cung cấp cho người mới sự hiểu biết về các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu tương lai của họ.

Đồng thời tạo cảm giác cam kết và động lực cho người mới. Khi họ thấy một con đường rõ ràng và cơ hội phát triển, họ có thể được khuyến khích hơn để tham gia vào tổ chức.

Lộ trình sắp tới phải được xây dựng một cách cụ thể và chi tiết, bao gồm các mục tiêu và điểm đến cụ thể trong thời gian.

Ngoài ra, lộ trình tương lai của công ty phải được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự phát triển của công ty và nhu cầu của nhân viên.

5. Khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia

Công ty không chỉ cung cấp thông tin và đào tạo cho nhân viên mới trong quá trình onboarding. Ngoài ra, các công ty nên khuyến khích nhân viên mới tham gia chủ động vào quá trình onboarding để họ hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc của mình.

V. Một số lưu ý về quy trình Onboarding

1. Chuẩn bị trước: Trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, hãy đảm bảo rằng các tài liệu và thiết bị cần thiết đã được chuẩn bị sẵn sàng.
2. Đào tạo và hướng dẫn công việc: Cung cấp đầy đủ đào tạo và hướng dẫn để nhân viên mới bắt đầu làm việc.
3. Gắn kết và hỗ trợ: Trả lời các câu hỏi và hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình thích nghi.
4. Đánh giá và phản hồi: Đánh giá quá trình đăng ký để xác định những cải tiến và điều chỉnh cần thiết.
5. Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Đảm bảo họ được hỗ trợ và hỗ trợ khi thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới.
6. Không kéo dài thời gian Onboarding quá lâu: Tùy thuộc vào phòng ban, các nhiệm vụ được thực hiện theo cách phù hợp.

VI. Tổng kết

Bài viết là khái niệm về Onboarding và các bí quyết để nhân viên làm việc hiệu quả mà Terus đề cập nhằm giúp ích cho doanh nghiệp.

Terus hy vọng nội dung chia sẻ của Terus sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất để quản lý và phát triển công ty của mình. Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết của Terus.

Nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ tại đây nhé!

Theo dõi Terus tại:

• Facebook
• Instagram
• Pinterest
• Twitter/ X

Đọc thêm:

• Hệ thống lương 3P
• 11 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
• 8 Yếu Tố Mấu Chốt Quyết Định Lòng Trung Thành
• Bí quyết giao việc cho nhân viên hiệu quả: 10 Kỹ năng cần có của người quản lý
• Cách xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên
• Quy trình quản lý hiệu quả công việc nhân viên

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 3 Tháng 2, 2025

CHIA SẺ