Chữ ký email không chỉ đơn thuần là tên của bạn ở cuối mỗi email. Đó là "bộ mặt" đại diện cho bạn hoặc công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp và phong cách làm việc. Một chữ ký email được thiết kế đẹp mắt và thông tin đầy đủ sẽ giúp bạn ghi được điểm cao trong lòng khách hàng. Nếu bạn chưa biết cách tạo chữ ký email thì đừng lo, bài viết này Terus sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.

Chữ ký Email là gì? Kích Thước Chuẩn Cho Chữ Ký Email

I. Chữ ký Email là gì?

Chữ ký email là phần thông tin cá nhân xuất hiện cuối mỗi email bạn gửi đi. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể thiết lập một chữ ký chuyên nghiệp và hệ thống sẽ tự động thêm nó vào tất cả các email tiếp theo. Điều này giúp bạn:

II. Vai trò của chữ ký Email

Nhiều người vẫn chưa nhận ra tầm quan trọng của chữ ký Email, coi đó chỉ là một thủ tục thông thường. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn xây dựng và phát triển thương hiệu, chữ ký Email lại đóng vai trò vô cùng quan trọng.

III. Tác dụng của chữ ký Email trong Marketing

Tác dụng của chữ ký Email trong Marketing

Chữ ký email không chỉ đơn thuần là một dòng chữ cuối thư, mà còn là một công cụ marketing hiệu quả và một phần quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

IV. Yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature

Để có được một chữ ký Email gây được ấn tượng với khách hàng thì cần phải đáp ứng tốt các yếu tố ảnh hưởng sau:

1. Hình ảnh của chữ ký

Hình ảnh của chữ ký

Việc có nên chèn hình ảnh vào chữ ký email hay không là câu hỏi mà nhiều người đặt ra. Thực tế, hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty trong chữ ký không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt mà còn giúp người nhận dễ dàng nhận diện. Tuy nhiên, để hình ảnh phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

2. Font chữ

Font chữ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một chữ ký ấn tượng và chuyên nghiệp. Bạn nên ưu tiên chọn những font chữ:

3. Màu sắc

Màu sắc

Để đảm bảo chữ ký email của bạn không gây rối mắt và tạo ấn tượng chuyên nghiệp, hãy tuân thủ nguyên tắc không sử dụng quá 3 màu sắc. Việc sử dụng quá nhiều màu sắc có thể làm giảm tính thẩm mỹ và khiến người đọc khó tập trung vào thông tin chính.

4. Tập trung vào phần thiết kế

Chữ ký không chỉ là một nét chữ đơn thuần mà còn là một biểu tượng cá nhân hoặc thương hiệu. Để có một chữ ký chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến các yếu tố sau:

5. Dễ đọc

Tính dễ đọc luôn là ưu tiên hàng đầu, chữ ký của bạn phải có bố cục chia thông tin rõ ràng. Việc bạn cố nhồi nhét quá nhiều thông tin sẽ gây ra phản ứng ngược, gây khó chịu cho khách hàng.

V. Hướng dẫn cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Tôi sẽ chỉ bạn tạo chữ ký email trên 4 nền tảng: Gmail, Outlook, Hubspot, HTMLSIG

1. Gmail

Gmail

Với gmail thì khá đơn giản để tạo chữ ký và việc sử dụng chữ ký trên gmail cũng rất phổ biến, bạn hãy làm như sau:

  1. Truy cập cài đặt: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, nhấp vào biểu tượng hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình, sau đó chọn "Xem tất cả cài đặt".
  2. Tạo chữ ký: Trong phần "Chung", tìm đến mục "Chữ ký". Tại đây, bạn sẽ thấy ô "Không có chữ ký". Nhấp vào ô đó và bắt đầu nhập nội dung bạn muốn cho chữ ký của mình.
  3. Định dạng chữ ký: Bạn có thể tùy chỉnh font chữ, kích thước, màu sắc và thậm chí thêm hình ảnh vào chữ ký để làm cho nó nổi bật hơn.
  4. Lưu thay đổi: Sau khi hoàn tất, nhấp vào "Lưu thay đổi" để lưu lại chữ ký mới.

2. Outlook

Tương tự với Gmail thì việc tạo chữ ký trên Outlook cũng rất đơn giản tuy sẽ nhiều bước hơn Gmail, bạn hãy làm theo sau:

  1. Khởi tạo email mới: Mở Outlook.com và chọn "New Email" để bắt đầu tạo một email mới.
  2. Truy cập mục chữ ký: Trong email mới, tìm đến mục "Message" và chọn "Signature".
  3. Tạo chữ ký mới: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, bạn chọn "New" để tạo một chữ ký mới.
  4. Đặt tên và chỉnh sửa: Đặt tên cho chữ ký của bạn và bắt đầu tùy chỉnh nội dung. Bạn có thể thêm tên, chức vụ, thông tin liên hệ, logo công ty...
  5. Định dạng chữ ký: Thay đổi font chữ, màu sắc, kích thước và căn chỉnh văn bản để tạo nên một chữ ký chuyên nghiệp.
  6. Thêm hình ảnh/logo: Nếu muốn, bạn có thể chèn hình ảnh hoặc logo của công ty vào chữ ký.
  7. Hoàn tất: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn "OK" để lưu chữ ký.

Lúc này mỗi khi bạn soạn một email mới và gửi bằng outlook thì chữ ký của bạn sẽ được hiển thị bên dưới

3. Hubspot

Hubspot

Nếu bạn muốn một nền tảng trực quan hơn thì có thể xem tạo trên Hubspot nhé, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây

  1. Truy cập trang tạo chữ ký: Mở trình duyệt và nhập địa chỉ https://www.hubspot.com/email-signature-generator vào thanh địa chỉ.
  2. Chọn mẫu và điền thông tin: Một giao diện trực quan sẽ hiện ra, cung cấp nhiều mẫu chữ ký đẹp mắt cho bạn lựa chọn. Hãy chọn mẫu phù hợp với phong cách của mình và bắt đầu điền các thông tin cá nhân như tên, họ, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, và các thông tin liên hệ khác.
  3. Tùy chỉnh phong cách: Bạn có thể thoải mái điều chỉnh kiểu dáng, màu sắc, font chữ, kích thước của chữ ký để tạo nên một dấu ấn riêng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải lên ảnh đại diện cá nhân để làm cho chữ ký thêm phần sinh động.
  4. Hoàn tất và sử dụng: Sau khi hoàn tất việc thiết kế, hãy nhấn nút "Create Signature" để tạo chữ ký. Chữ ký của bạn sẽ được tạo thành một đoạn code HTML, bạn có thể dễ dàng sao chép và dán vào phần cài đặt chữ ký của các dịch vụ email như Gmail, Outlook, hay các phần mềm quản lý email khác.

4. HTMLSIG

Để tạo Email Signature trên HTMLSIG bạn có thể tham khảo và làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

  1. Truy cập HTMLSIG: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào trang web https://htmlsig.com/. Tại đây, bạn sẽ có hai lựa chọn: tạo chữ ký miễn phí với các tính năng cơ bản hoặc nâng cấp lên gói có phí để tận hưởng nhiều tùy chỉnh hơn.
  2. Điền thông tin: Sau khi chọn gói phù hợp, bạn sẽ được yêu cầu điền đầy đủ các thông tin cần thiết như:
    • Tên: Họ và tên của bạn.
    • Chức danh: Vị trí công việc.
    • Công ty: Tên công ty.
    • Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email, địa chỉ, các liên kết mạng xã hội,...
    • Banner: Hình ảnh hoặc logo của công ty (nếu có).
  3. Tạo chữ ký: Khi đã hoàn tất việc nhập thông tin, hãy nhấp vào nút "Create Signature". Hệ thống sẽ tự động tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp dựa trên các thông tin bạn đã cung cấp.
  4. Tùy chỉnh (nếu cần): Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh thêm về màu sắc, font chữ, bố cục để chữ ký trở nên độc đáo hơn.
  5. Sao chép mã: Sau khi hài lòng với kết quả, hãy sao chép đoạn mã HTML mà hệ thống cung cấp.
  6. Dán vào email: Mở phần cài đặt chữ ký trong ứng dụng email của bạn (Gmail, Outlook,...) và dán đoạn mã vừa sao chép vào.

Nếu bạn cần tham khảo mẫu thì có thể tham khảo các trang web sau. Với các trang web như Emailsignaturerecue.com và Mail-signatures.com, bạn có thể dễ dàng thiết kế một chữ ký độc đáo và ấn tượng. Các công cụ này cung cấp đa dạng các mẫu thiết kế (template) đẹp mắt, cho phép bạn tùy chỉnh font chữ, màu sắc, logo, và các thông tin liên hệ một cách linh hoạt.

VI. Kích thước chuẩn cho chữ ký Email

Khi xét tới một chữ ký Email sẽ có 3 yếu tố liên quan đến kích thước: Chiều rộng, Chiều cao, Hình ảnh. Tôi sẽ cho bạn quy chuẩn cho 3 yếu tố này.

1. Chiều rộng chữ ký

Khi thiết kế chữ ký email, chiều rộng là yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Trước đây, 600 pixel thường được xem là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, với sự đa dạng của thiết bị và ứng dụng email hiện nay, kích thước này không còn phù hợp. Bây giờ nên là 320 pixel vì nó sẽ phù hợp cho cả máy tính và điện thoại.

2. Chiều cao chữ ký

Không có quy định cụ thể về chiều cao tối ưu cho chữ ký email. Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm, chúng tôi khuyên bạn nên giữ chiều cao chữ ký dưới 200 pixel.

3. Hình ảnh

Về phần hình ảnh sẽ có chủ yếu 2 phần là logo và banner:

terus-logo-profile
bởiTerus Digital Marketing
Cập nhật lúc 3 Tháng 3, 2025
google-site-linkquoramediumtumblrmail



Terus Digital Marketing là một nhóm chuyên gia đáng tin cậy chuyên về SEO, Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads, v.v. Các bài viết của chúng tôi đề cập đến nhiều chủ đề tiếp thị kỹ thuật số khác nhau.