Quản Trị Là Gì? Vai Trò Chức Năng Quản Trị Như Thế Nào

Chắc chắn đây không phải là một khái niệm xa lạ đối với nhiều công ty. Mọi doanh nghiệp, tổ chức, công ty hoặc quốc gia đều cần có sự lãnh đạo. Lãnh đạo là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của một tổ chức. Vậy Quản trị là gì và sự khác biệt với quản lý như thế nào? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Quản trị là gì?

Các định nghĩa, khái niệm này được thừa nhận trên thế giới và góp phần phát triển lý thuyết hiện đại, tạo nền tảng vững chắc cho lĩnh vực này trong tương lai.

• Peter Drucker: Ông được xem là “cha đẻ của quản trị học hiện đại”. Drucker nhấn mạnh rằng quản trị là về việc làm cho người khác hiệu quả, qua đó đạt được mục tiêu của tổ chức.
• Henry Fayol: Fayol là một trong những người tiên phong trong lĩnh vực này, Ông đã định nghĩa quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.
• Max Weber: Weber là nhà xã hội học nổi tiếng, đưa ra khái niệm về “quản trị biên chế”, nhấn mạnh việc quản trị dựa trên nguyên tắc chính quy, quy tắc và quy trình rõ ràng.

Quản trị không chỉ là thực hiện các quy trình hoặc tuân theo các quy tắc, mà còn là nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định, hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu bằng cách sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có. Đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, kỹ năng phân tích và đánh giá cũng như kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả.

“Cao nhất của quản trị là nhân trị”

Trong đó, mọi quyết định không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích mà còn xem xét các yếu tố con người, văn hóa tổ chức và tình hình môi trường kinh doanh đang thay đổi. Một nhà lãnh đạo giỏi phải linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi và luôn tập trung phát triển, truyền cảm hứng cho nhóm của mình để cùng nhau thành công.

Là một lĩnh vực rộng lớn và đa dạng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, quản lý, giáo dục, y tế,… Có thể thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức, bao gồm quản lý cấp cao (top management), quản lý tầng lớp giữa (middle management) và quản lý cơ sở (frontline management).

II. Phân loại quản trị

Là việc phân chia thành các nhóm khác nhau dựa trên các tiêu chí nhất định. Có nhiều cách phân loại khác nhau, phổ biến nhất là phân loại theo cấp độ và phân loại theo chức năng.

1. Quản trị theo cấp độ

Quản lý theo cấp độ là sự phân loại dựa trên vị trí của người quản trị hệ thống trong tổ chức. Theo cách phân loại này, quản lý có thể được chia thành ba cấp độ chính:

• Quản trị cấp cao: Là cấp cao nhất trong một tổ chức, bao gồm những người chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược của toàn bộ tổ chức. Họ thường chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược và chỉ đạo sự phát triển lâu dài của tổ chức. Họ phải có tầm nhìn xa, khả năng phân tích, đánh giá tình hình thực tế và khả năng đưa ra các quyết định quan trọng cho tổ chức.
• Quản trị cấp trung: Là cấp giữa cấp trên và cấp dưới, bao gồm cả người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch chiến lược cấp cao cho các phòng ban và bộ phận của tổ chức. Quản trị cấp trung chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch chiến lược cấp cao của các phòng ban và bộ phận trong tổ chức. Họ phải có khả năng giao tiếp, quản lý và điều phối hoạt động giữa các phòng ban, bộ phận trong tổ chức.
• Quản trị cấp dưới: Là cấp thấp nhất của tổ chức, bao gồm những người quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp kiểm soát và quản lý hoạt động của các phòng ban, bộ phận, tổ chức. Họ thường chịu trách nhiệm trực tiếp giám sát và điều hành các phòng ban, bộ phận trong tổ chức. Họ phải có khả năng lãnh đạo, quản lý và đào tạo nhân viên.

2. Quản trị theo chức năng

Mỗi chức năng có những đặc điểm và nhiệm vụ khác nhau.

• Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quy trình. Chức năng này giúp tổ chức đặt ra mục tiêu và phát triển các kế hoạch, chương trình, dự án để đạt được các mục tiêu đó.
• Tổ chức là một chức năng giúp tổ chức sắp xếp các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động của mình.
• Quản trị là chức năng thứ ba của quy trình. Chức năng này giúp tổ chức động viên, thúc đẩy và hướng dẫn mọi người trong tổ chức lập kế hoạch hoạt động.
• Kiểm soát là chức năng thứ tư trong quy trình. Chức năng này giúp các tổ chức giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của mình cũng như thực hiện các hành động khắc phục cần thiết.

Các cách phân loại khác nhau có thể bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ, việc phân loại theo cấp độ giúp xác định vị trí và trách nhiệm của người quản trị trong một tổ chức, từ đó xác định những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho từng cấp độ. Việc phân loại chức năng giúp xác định các chức năng chính để từ đó có thể xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhà quản trị hiệu quả.

III. Bản chất của quản trị

Bản chất là tìm ra cách phù hợp để giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc của họ với hiệu quả tối ưu và chi phí thấp nhất. Ban quản trị phải đưa ra quyết định để kiểm soát hoàn toàn các hoạt động của tổ chức.

Ban quản trị phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Chủ thể quản trị: Chủ thể quản trị là những người thực hiện các hoạt động quản trị. Đối tượng có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức. Đây là những nhân tố trực tiếp tạo ra tác động và phải đưa ra các quyết định đủ mạnh mẽ và thuyết phục để các đối tượng trong phạm vi phải tuân theo.
• Đối tượng bị quản trị: Là các hoạt động của tổ chức. Hoạt động tổ chức bao gồm hoạt động sản xuất, thương mại, dịch vụ, hành chính,… Đây là nhân tố chịu ảnh hưởng trực tiếp của chủ thể quản trị.
• Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng: Đây là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp đến các đối tượng.
• Có nguồn lực: Là các yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động quản trị. Nguồn lực bao gồm: con người, tài chính, vật chất, thông tin… Là công cụ giúp chủ thể quản trị sử dụng và thực hiện trong quy trình.

IV. Tính khoa học trong quản trị

Khoa học quản trị là một phần quan trọng của quản trị vì nó giúp các nhà quản trị tiếp thu kiến ​​thức, phương pháp, công cụ và xu hướng cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách nhanh chóng theo cách hiệu quả và phù hợp với môi trường. Khoa học quản trị được thể hiện ở những yêu cầu sau:

• Phải bảo đảm thực hiện các quy luật khách quan của tự nhiên, công nghệ và xã hội. Điều đó đòi hỏi phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật chung và riêng của các lĩnh vực liên quan đến tổ chức như kinh tế, tâm lý, xã hội, toán học, tin học…
• Cần sử dụng các phương pháp, kỹ thuật có tính khoa học, được xây dựng và kiểm chứng trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn. Phương pháp và kỹ thuật giúp người quản trị có được các tiêu chuẩn, quy trình, công thức, biểu đồ, dữ liệu… Hỗ trợ việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát công việc và nguồn lực.
• Việc quản trị phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện của từng tổ chức trong mỗi công ty trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó đòi hỏi cấp quản trị phải có định hướng rõ ràng, mục tiêu cụ thể, chiến lược phù hợp và khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường.

V. Tính nghệ thuật trong quản trị

Tính nghệ thuật của quản trị là một khía cạnh khác cũng không kém phần quan trọng trong hoạt động quản trị được thể hiện qua việc tinh lọc các kiến thức để vận dụng phù hợp vào các lĩnh vực, tình huống khác nhau. Vì vậy, nó giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định, hành động phù hợp cho từng tình huống một cách linh hoạt, sáng tạo, khéo léo và nhạy bén. Tính nghệ thuật của quản trị được thể hiện ở các yếu tố sau:

• Nghệ thuật tự quản trị: Là nghệ thuật tự quản trị chính mình, hình thành những thói quen, niềm tin, mong muốn và sự kiên trì cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.
• Nghệ thuật ứng xử với cấp dưới: Là nghệ thuật giao tiếp, quan tâm, thấu hiểu và khen thưởng, trừng phạt phù hợp với cấp dưới, tạo môi trường làm việc hài hòa, năng động và hiệu quả.
• Nghệ thuật giao tiếp đối ngoại: Là nghệ thuật giao tiếp, thuyết phục, gây thiện cảm và hợp tác với các bên liên quan bên ngoài tổ chức như khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cơ quan chính phủ và báo chí.

VI. Vai trò của quản trị

Vai trò của quản trị trong tổ chức là không thể phủ nhận, nó được coi là nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty. Nếu ban quản trị không thực hiện tốt nhiệm vụ của mình sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, gây thiệt hại cho công ty. Vai trò của quản lý được thể hiện qua 5 yếu tố sau:

1. Vai trò đại diện

Quản trị có vai trò đại diện và là tiếng nói của tổ chức. Do đó, bộ phận quản trị cần phải luôn nhận thức được rằng, ngay cả ý kiến ​​cá nhân cũng sẽ phản ánh (tốt hoặc xấu) cho một doanh nghiệp.

2. Vai trò lãnh đạo

Vai trò lãnh đạo nghĩa là khả năng truyền đạt tầm nhìn và con người trong tổ chức để hiện thực hóa tầm nhìn này.

Ban quản lý phải lãnh đạo và kiểm soát mọi chức năng trong quy trình hoạt động của các bộ phận để đảm bảo hệ thống liền mạch, quy trình điều chuyển hợp lý với nguồn lực, chi phí tối thiểu nhất có thể.

3. Vai trò giao tiếp và kết nối

Quản trị đóng vai trò là người hỗ trợ giao tiếp và liên lạc giữa các cá nhân trong tổ chức. Nó được coi là một trong những vai trò quan trọng của quản trị.

Vai trò giao tiếp, kết nối cần truyền thông cho toàn bộ hệ thống của tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết cho những người ở cấp cao hơn và hướng dẫn cho những người ở cấp thấp hơn. Đồng thời, vai trò này cũng có thể truyền tải thông tin bên ngoài từ khách hàng, đối tác, tổ chức và các mối quan hệ hợp tác bên ngoài.

4. Vai trò ra quyết định

Quản trị đóng vai trò thông qua, phê duyệt và ra quyết định trong một tổ chức. Các quyết định này phải rõ ràng và đủ thuyết phục để mọi người cùng làm theo, tạo tính liên tục và nhất quán trong quá trình làm việc.

5. Vai trò giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề được xem là bản chất của công việc quản trị. Ban quản trị không nhất thiết phải thực hiện các nhiệm vụ như xác định chính sách, nhưng phải có hành động khắc phục khi kế hoạch không diễn ra như mong đợi.

Đồng thời, quản trị cũng có vai trò đàm phán, giống như bộ phận nhân sự, khi có vấn đề nảy sinh giữa các thành viên trong tổ chức.

VII. 4 Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là những hoạt động tổng quát, chung nhất mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Đây được hiểu là các hoạt động quản trị được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, đều nhằm đến việc giúp hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, bao gồm 4 chức năng: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading) và Kiểm soát (Controlling).

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản trị giúp các nhà quản trị xây dựng các chiến lược để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Chức năng này bao gồm các chức năng cụ thể như:

• Đánh giá tình hình và nguồn lực của tổ chức, sau đó đặt ra mục tiêu và phương hướng.
• Đề xuất hành động để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
• Thiết lập lịch trình hành động chính xác.
• Kế hoạch quản lý rủi ro và kiểm soát sự phát triển của tổ chức.

2. Tổ chức

Việc tổ chức các hoạt động đòi hỏi sự phân bổ hợp lý các nguồn lực và môi trường nội bộ hài hòa của tổ chức. Ngoài con người, quản trị còn cần sắp xếp máy móc, kinh phí một cách tối thiểu nhất.

• Xây dựng cơ cấu và sơ đồ cho tổ chức.
• Xác định nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận.
• Tạo tiêu chuẩn và KPI cụ thể cho từng bộ phận và nhiệm vụ đánh giá.

3. Lãnh đạo và quản lý

Chức năng quản lý và quản lý doanh nghiệp yêu cầu quản trị viên phải có kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp và tương tác tích cực, hiệu quả với tất cả các thành viên trong tổ chức. Vai trò này bao gồm các chức năng sau:

• Đào tạo, phân công công việc, quản lý công việc.
• Lắng nghe, động viên, giải quyết xung đột và đánh giá hiệu suất.
• Xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và người quản trị, ban quản trị và các tổ chức bên ngoài.

Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị cho các cấp dưới của mình. Nếu chức năng này hiệu quả thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.

4. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Người quản trị cần có khả năng truyền cảm hứng và tác động đến mọi người trong tổ chức để đạt được mục tiêu của họ. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò giải quyết các vấn đề không mong muốn trong quá trình làm việc.

Chức năng này được thực hiện bằng một số hành động, chẳng hạn như:

• Xác định rõ ràng vấn đề và lập kế hoạch kiểm tra.
• Đánh giá kết quả và hành động kịp thời để tránh tổn thất.

VIII. Đặc điểm của quản trị

Quản trị là một hoạt động phức tạp và có nhiều đặc điểm quan trọng. Một số đặc điểm chính của quản trị mà Terus muốn cung cấp đến cho bạn:

IX. Phân biệt quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý là hai khái niệm quan trọng trong hoạt động và phát triển của tổ chức. Quản trị tập trung vào hoạch định chiến lược và đưa ra các quyết định quan trọng cho tổ chức, trong khi quản lý tập trung vào việc thực hiện các kế hoạch và quyết định để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Tóm lại, cả quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào, chúng hỗ trợ và tương tác với nhau. Sự thành công của một tổ chức hoặc doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào hai bộ phận này.

Bài viết là các thông tin về Quản trị và vai trò chức năng quản trị mà Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.

Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết, nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus nhé!

bởiTerus Business

Cập nhật lúc 7 Tháng 1, 2025

CHIA SẺ