Chắc chắn đây không phải là một khái niệm xa lạ đối với nhiều công ty. Mọi doanh nghiệp, tổ chức, công ty hoặc quốc gia đều cần có sự lãnh đạo. Lãnh đạo là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của một tổ chức. Vậy Quản trị là gì và sự khác biệt với quản lý như thế nào? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quản Trị Là Gì? Vai Trò Chức Năng Quản Trị Như Thế Nào
Quản Trị Là Gì? Vai Trò Chức Năng Quản Trị Như Thế Nào

I. Quản trị là gì?

Các định nghĩa, khái niệm này được thừa nhận trên thế giới và góp phần phát triển lý thuyết hiện đại, tạo nền tảng vững chắc cho lĩnh vực này trong tương lai.

Quản trị không chỉ là thực hiện các quy trình hoặc tuân theo các quy tắc, mà còn là nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định, hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu bằng cách sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có. Đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, kỹ năng phân tích và đánh giá cũng như kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả.

“Cao nhất của quản trị là nhân trị”

Trong đó, mọi quyết định không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích mà còn xem xét các yếu tố con người, văn hóa tổ chức và tình hình môi trường kinh doanh đang thay đổi. Một nhà lãnh đạo giỏi phải linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi và luôn tập trung phát triển, truyền cảm hứng cho nhóm của mình để cùng nhau thành công.

Là một lĩnh vực rộng lớn và đa dạng, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, quản lý, giáo dục, y tế,… Có thể thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức, bao gồm quản lý cấp cao (top management), quản lý tầng lớp giữa (middle management) và quản lý cơ sở (frontline management).

II. Phân loại quản trị

Là việc phân chia thành các nhóm khác nhau dựa trên các tiêu chí nhất định. Có nhiều cách phân loại khác nhau, phổ biến nhất là phân loại theo cấp độ và phân loại theo chức năng.

1. Quản trị theo cấp độ

Quản lý theo cấp độ là sự phân loại dựa trên vị trí của người quản trị hệ thống trong tổ chức. Theo cách phân loại này, quản lý có thể được chia thành ba cấp độ chính:

2. Quản trị theo chức năng

Mỗi chức năng có những đặc điểm và nhiệm vụ khác nhau.

Các cách phân loại khác nhau có thể bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ, việc phân loại theo cấp độ giúp xác định vị trí và trách nhiệm của người quản trị trong một tổ chức, từ đó xác định những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho từng cấp độ. Việc phân loại chức năng giúp xác định các chức năng chính để từ đó có thể xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhà quản trị hiệu quả.

III. Bản chất của quản trị

Bản chất là tìm ra cách phù hợp để giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc của họ với hiệu quả tối ưu và chi phí thấp nhất. Ban quản trị phải đưa ra quyết định để kiểm soát hoàn toàn các hoạt động của tổ chức.

Bản chất của quản trị

Ban quản trị phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

IV. Tính khoa học trong quản trị

Khoa học quản trị là một phần quan trọng của quản trị vì nó giúp các nhà quản trị tiếp thu kiến ​​thức, phương pháp, công cụ và xu hướng cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách nhanh chóng theo cách hiệu quả và phù hợp với môi trường. Khoa học quản trị được thể hiện ở những yêu cầu sau:

V. Tính nghệ thuật trong quản trị

Tính nghệ thuật của quản trị là một khía cạnh khác cũng không kém phần quan trọng trong hoạt động quản trị được thể hiện qua việc tinh lọc các kiến thức để vận dụng phù hợp vào các lĩnh vực, tình huống khác nhau. Vì vậy, nó giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định, hành động phù hợp cho từng tình huống một cách linh hoạt, sáng tạo, khéo léo và nhạy bén. Tính nghệ thuật của quản trị được thể hiện ở các yếu tố sau:

VI. Vai trò của quản trị

Vai trò của quản trị trong tổ chức là không thể phủ nhận, nó được coi là nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty. Nếu ban quản trị không thực hiện tốt nhiệm vụ của mình sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, gây thiệt hại cho công ty. Vai trò của quản lý được thể hiện qua 5 yếu tố sau:

1. Vai trò đại diện

Quản trị có vai trò đại diện và là tiếng nói của tổ chức. Do đó, bộ phận quản trị cần phải luôn nhận thức được rằng, ngay cả ý kiến ​​cá nhân cũng sẽ phản ánh (tốt hoặc xấu) cho một doanh nghiệp.

2. Vai trò lãnh đạo

Vai trò lãnh đạo nghĩa là khả năng truyền đạt tầm nhìn và con người trong tổ chức để hiện thực hóa tầm nhìn này.

Ban quản lý phải lãnh đạo và kiểm soát mọi chức năng trong quy trình hoạt động của các bộ phận để đảm bảo hệ thống liền mạch, quy trình điều chuyển hợp lý với nguồn lực, chi phí tối thiểu nhất có thể.

3. Vai trò giao tiếp và kết nối

Quản trị đóng vai trò là người hỗ trợ giao tiếp và liên lạc giữa các cá nhân trong tổ chức. Nó được coi là một trong những vai trò quan trọng của quản trị.

Vai trò giao tiếp, kết nối cần truyền thông cho toàn bộ hệ thống của tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết cho những người ở cấp cao hơn và hướng dẫn cho những người ở cấp thấp hơn. Đồng thời, vai trò này cũng có thể truyền tải thông tin bên ngoài từ khách hàng, đối tác, tổ chức và các mối quan hệ hợp tác bên ngoài.

Vai trò giao tiếp và kết nối

4. Vai trò ra quyết định

Quản trị đóng vai trò thông qua, phê duyệt và ra quyết định trong một tổ chức. Các quyết định này phải rõ ràng và đủ thuyết phục để mọi người cùng làm theo, tạo tính liên tục và nhất quán trong quá trình làm việc.

5. Vai trò giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề được xem là bản chất của công việc quản trị. Ban quản trị không nhất thiết phải thực hiện các nhiệm vụ như xác định chính sách, nhưng phải có hành động khắc phục khi kế hoạch không diễn ra như mong đợi.

Đồng thời, quản trị cũng có vai trò đàm phán, giống như bộ phận nhân sự, khi có vấn đề nảy sinh giữa các thành viên trong tổ chức.

VII. 4 Chức năng của quản trị

Chức năng quản trị là những hoạt động tổng quát, chung nhất mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Đây được hiểu là các hoạt động quản trị được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, đều nhằm đến việc giúp hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, bao gồm 4 chức năng: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading) và Kiểm soát (Controlling).

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản trị giúp các nhà quản trị xây dựng các chiến lược để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Chức năng này bao gồm các chức năng cụ thể như:

Lập kế hoạch cho doanh nghiệp

2. Tổ chức

Việc tổ chức các hoạt động đòi hỏi sự phân bổ hợp lý các nguồn lực và môi trường nội bộ hài hòa của tổ chức. Ngoài con người, quản trị còn cần sắp xếp máy móc, kinh phí một cách tối thiểu nhất.

3. Lãnh đạo và quản lý

Chức năng quản lý và quản lý doanh nghiệp yêu cầu quản trị viên phải có kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp và tương tác tích cực, hiệu quả với tất cả các thành viên trong tổ chức. Vai trò này bao gồm các chức năng sau:

Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị cho các cấp dưới của mình. Nếu chức năng này hiệu quả thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.

4. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Người quản trị cần có khả năng truyền cảm hứng và tác động đến mọi người trong tổ chức để đạt được mục tiêu của họ. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò giải quyết các vấn đề không mong muốn trong quá trình làm việc.

Chức năng này được thực hiện bằng một số hành động, chẳng hạn như:

VIII. Đặc điểm của quản trị

Quản trị là một hoạt động phức tạp và có nhiều đặc điểm quan trọng. Một số đặc điểm chính của quản trị mà Terus muốn cung cấp đến cho bạn:

Đặc điểmMô tả về đặc điểm
Lập kế hoạchXác định mục tiêu, phát triển chiến lược và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
Tổ chứcSắp xếp, phân công công việc và nguồn lực một cách hiệu quả để thực hiện kế hoạch.
Lãnh đạoHướng dẫn, động viên và phát triển nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Kiểm soátTheo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo mục tiêu được đạt.
Quyết địnhĐưa ra các quyết định quan trọng dựa trên phân tích và đánh giá thông tin.
Giao tiếpDuy trì giao tiếp hiệu quả giữa các cấp bậc và bộ phận trong tổ chức.
Đổi mới và sáng tạoKhuyến khích và áp dụng sự đổi mới và sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và phát triển tổ chức.
Quản lý rủi roNhận diện và quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực đối với tổ chức.

IX. Phân biệt quản trị và quản lý

Quản trị quản lý là hai khái niệm quan trọng trong hoạt động và phát triển của tổ chức. Quản trị tập trung vào hoạch định chiến lược và đưa ra các quyết định quan trọng cho tổ chức, trong khi quản lý tập trung vào việc thực hiện các kế hoạch và quyết định để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Yếu tố so sánh Quản trịQuản lý
Về khái niệmLà việc thực hiện xác định chính sách, quy tắc và mục tiêu. Nói cách khác, quản lý làm việc cho quản trị và quản trị quyết định mọi việc của tổ chức.Là công việc cần tiếp nhận, thực hiện và giải quyết các vấn đề để đạt được mục tiêu của quản trị.
Về trách nhiệmCần có tầm nhìn, đặt ra các chiến lược, biết thúc đẩy, truyền cảm hứng và ra những chính sách thuyết phục để cấp dưới tuân theo. Có thẩm quyền xem xét một vấn đề nào đó được cho phép hoặc không.Quản lý cần khả năng tổ chức, thực hiện các chính sách một cách linh hoạt, có chiến thuật và mang lại hiệu quả. Quản lý cần thực hiện vấn đề được cho phép một cách tối ưu nhất.
Về thẩm quyềnCấp cao nhất.Cấp trung và cấp dưới.
Vai trò trong tổ chứcCó vai trò quyết định.Quản lý đóng vai trò điều hành.
Về đối tượngNhắm đến quản trị con người.Nhắm đến quản lý công việc.
Có thể áp dụng choThường áp dụng cho văn phòng chính phủ, quân đội, câu lạc bộ, doanh nghiệp kinh doanh, bệnh viện, tổ chức tôn giáo, giáo dục.Quản lý thường có tại các tổ chức kinh doanh.
Về quá trình thực hiệnQuyết định nên làm gì? Và khi nào nên được thực hiện?Quản lý thường trả lời cho câu hỏi Ai sẽ làm công việc này? Và nó sẽ được thực hiện như thế nào?

Tóm lại, cả quản trị và quản lý đều đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào, chúng hỗ trợ và tương tác với nhau. Sự thành công của một tổ chức hoặc doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào hai bộ phận này.

Bài viết là các thông tin về Quản trị và vai trò chức năng quản trị Terus muốn gửi đến cho quý đơn vị đang hợp tác đến Terus và bạn bè doanh nghiệp của Terus.

Hi vọng bài viết có thể giúp ích được cho bạn, cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết, nếu bạn có bất cứ yêu cầu gì về Terus có thể liên hệ Terus nhé!

FAQ – Giải đáp các thắc mắc về quản trị

1. Quản trị là gì?

Như Terus đã đề cập ở trên, quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực của một tổ chức để đạt được mục tiêu. Nó bao gồm các hoạt động như:

  • Xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
  • Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu.
  • Tổ chức các nguồn lực của tổ chức.
  • Chỉ đạo và điều phối các hoạt động của tổ chức.
  • Kiểm soát hiệu quả hoạt động của tổ chức.

2. Các loại hình quản trị phổ biến là gì?

Có nhiều loại hình khác nhau, được áp dụng trong các lĩnh vực và ngữ cảnh khác nhau. Terus sẽ liệt kê một số loại hình phổ biến nhất:

  • Quản trị doanh nghiệp: Là hoạt động quản lý các doanh nghiệp, nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận cho các cổ đông.
  • Quản trị nhà nước: Là hoạt động quản lý các cơ quan nhà nước, nhằm mục đích thực hiện các chức năng của nhà nước.
  • Quản trị phi lợi nhuận: Là hoạt động quản lý các tổ chức phi lợi nhuận, nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu xã hội.

3. Các kỹ năng cần thiết cho quản trị là gì?

Để trở thành một nhà quản trị hiệu quả, bạn cần có nhiều kỹ năng khác nhau. Một số kỹ năng quan trọng nhất được Terus giới thiệu:

  • Kỹ năng lãnh đạo: Khả năng truyền cảm hứng, thúc đẩy và hướng dẫn người khác.
  • Kỹ năng ra quyết định: Khả năng thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt.
  • Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả với mọi người ở mọi cấp bậc.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp.
  • Kỹ năng tổ chức: Khả năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các hoạt động.

4. Làm thế nào để trở thành một quản trị viên giỏi?

Không có câu trả lời duy nhất cho câu hỏi này. Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng để trở thành một quản trị viên giỏi bao gồm kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng tổ chức.

5. Những thách thức phổ biến mà các quản trị viên phải đối mặt là gì?

Một số thách thức phổ biến mà các quản trị viên phải đối mặt bao gồm quản lý xung đột, ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn, quản lý thay đổi và thúc đẩy hiệu suất của nhân viên.

terus-logo-profile
Cập nhật lúc 7 Tháng 1, 2025



Terus Business là đội ngũ thuộc Terus chuyên cung cấp thông tin cập nhật về thị trường và phân tích các mô hình kinh doanh, đưa ra các giải pháp thiết thực dựa trên các chiến lược đã được chứng minh.